肖华

摘要：档案无论对国有企业还是对国家来说都具有不容忽视的作用。随着数据时代的全面到来，电子资源在企业发展中发挥出越来越重要的作用。数字化档案系统是以信息化技术和数据技术为支持的新型档案管理系统，文章对档案数字化建设议题进行分析探讨，旨在提高国有企业档案管理数字化水平，为企业高质量发展提供更充分的效用。

关键词：档案;数字档案;数字化建设;建设系统;建设途径

1引言

国有企业是党执政的重要依靠力量，在国民经济发展中发挥出最根本的支撑作用。十四五时期，国有企业面临新的机遇和挑战，必须加快提升企业的经营治理能力，通过转型升级，走上高质量发展道路。档案管理是国有企业的重要资产，凝聚着企业历史发展智慧的结晶，是企业宝贵的财富。如何管理好和利用好企业的档案资源是企业和档案部门关注和研究的重要内容。

2档案数字化建设概述

档案数字化建设是以建设数字化的档案管理体系为基础，同时配套相应的管理制度、管理标准、管理流程和管理内容，完成档案管理的整体升级。档案数字化建设不仅包括硬件设备设施，还包括软件系统的配备完善。此外，档案数字化建设还包括管理理念的革新、管理人员技能提升、管理组织的优化。总的来说，档案数字化建设是系统性的工程，是推动国有企业档案高质量发展的有力支持。

3档案数字化建设的重要性

通过档案数字化建设可以节约资源。档案数字化管理模式下，传统的管理模式逐渐被取代，纸质档案库逐渐缩减，节省了档案存储空间和存储成本。无论是档案纸质资源，还是人力资源、空间资源都大大减少，实现了节约资源的目标。

通过档案数字化建设可以提高效率。国有企业业务规模和业务类型发生变化，档案数量也越来越多。数字档案管理模式精简了管理流程，减少了重复工作量，计算机设备和软件技术代替人工做了大量工作，使档案管理效率提升。

通过档案数字化建设可以提高使用率。档案查询在档案管理和档案利用中十分重要。数字化建设使档案使用起来更加简单方便快速。用户可以通过移动端在手机和电子设备上进行档案信息查询，通过数字化系统提交档案，提高了档案利用率。

通过档案数字化建设可以进行档案修复。纸质档案容易破损丢失，在数字化技术支持下可以对档案进行修复，提高档案完整性。同时纸质档案因破损丢失而造成的档案失误率高的问题也可以得到解决。

通过档案数字化建设可以进行自动识别。通过二维码技术、OCR技术，对编码或图像进行识别，快速读取档案信息，提高档案管理准确度。采用自动识别技术很好的提高了数据录入的准确度，避免了传统管理方式下人为出错率高的情况发生。

4国企档案数字化建设中存在的阻力

档案数字化建设资源缺乏。在档案数字化建设中，需要从硬件设施、硬件设备、软件技术等方面进行全面考量，不仅要投入资金，同时还需要专业人员作支持。企业档案管理在过去都是传统的管理模式，档案部门中的在职人员有很多是不具备数字化设备设施和软件技术的专业知识背景的。企业档案数字化建设虽然有大的框架，但是在细节上没有成熟的经验，给数字化建设增加难度。

档案数字化建设存在各单位发展参差不齐的情况。各单位档案管理自成系统，在大的范围内存在档案信息整合不畅的情况。档案数字化建设的根本要求是打破过去档案管理过程中的屏障，以更加顺畅的信息传输方式提高档案管理水平。集团下属单位多，业务类型不同，档案的建设需求不一样，给档案数字化建设增加难度。

檔案数字化建设安全隐患意识不强。档案数字化建设中，电子档案越来越多，意味着档案管理从实物管理变成了信息化管理，这样的管理模式下，很多风险隐患更加隐蔽，不容易发现，如果缺乏安全隐患意识，没有采取妥善的风险防控措施，很容易造成电子档案的失窃、篡改、丢失、损坏等事故，尤其是企业的机密性档案，涉及到企业的发展利益，必须提高电子档案的安全性。因企业档案管理人员队伍中懂得数字技术和网络风险技术的人员较少，在日常档案管理中，工作人员操作不规范，忽视了数字档案管理的安全性，给数字档案管理增加了风险隐患。

5强化国企档案数字化建设的有效途径

档案数字化技术不是对传统档案管理的全盘否定，而是对传统档案的革新升级。对过去的档案进行检查，做好信息补录，对过去档案管理中的破损档案进行重新修复和整理。同时对各单位的业务类型进行梳理分类，加强档案系统的对接，构建规范的数字档案系统。

引入专业的服务方，将专业的技术类工作交给专业的服务团队完成。对传统的纸质档案、音像档案等进行数字加工，重新梳理，修复和整理，完成档案的电子化录入。对全体档案进行编码，明确档案的类型、条目，统一档案格式，提高档案管理规范性。与服务方签订保密协议，保证企业档案原件完整和数字化建设中档案信息安全。

制定建设流程。对数字化建设方案进行梳理，制定建设的具体流程，并对各个流程和环节做好记录。全体人员根据建设流程的统一规定，从档案提交到最终归档的全过程采取统一规范的制度标准。档案交接环节制定明确的档案交接格式，不同类型的档案采取相应的格式和要求。对图像的处理制定统一流程和标准，对影响图像阅读方式做好处理，保证图像质量符合档案数字化管理的要求。对于纸质档案进行电子化录入的情况，根据相应的标准认真做好二次处理，保证电子化录入质量合格。

统一档案数据对接标准。档案数字化建设中，不同业务类型、不同单位的档案信息采用的方式存在差异，档案对接环节有很多的不便。由于档案数据对接不顺畅，不及时，影响了企业档案信息的共享和档案资源的利用。在档案数字化建设中，结合不同单位的业务类型，对档案类型进行重新归类，然后对不同的档案类型制定统一档案数据对接标准。通过统一标准和相关要求，更好的完成档案对接，提高档案管理和档案信息利用效率

加强电子档案风险防范。对数字化系统中的风险节点和风险因素进行分析，从安全防范技术层面、人员操作层面、监督管理层面构建电子档案安全防护网，减少档案数字化系统运行中的事故发生率。对企业的涉密档案做好重点管理，提高参与人员的安全保密意识，避免档案管理事故发生，保护企业的利益。

探索建立集团化的数字档案信息化管理系统。结合集团档案管理状况，梳理数字档案信息化管理的需求，通过内部技术攻关或招投标方式进行档案管理系统升级，通过建立集团化数字档案信息化管理系统，打通各单位各业务之间的档案信息传输屏障，提高集团档案管理效率，提升档案信息共享利用率。

6结语

在传统的档案管理中，因自然因素、管理因素导致档案损坏、缺失、丢失的情况屡屡发生。在新的发展时期，国有企业档案管理必须提高思想意识，紧跟国家档案事业发展的步伐，积极推进档案数字化建设工作，发挥出档案的多重效能，推动企业和社会的进步。

参考文献

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