杨柳

摘要：现阶段各大企业、事业单位、教育机构等组织都开始注重档案数字化建设，在日常的经营管理过程中，为了及时掌握各种信息，需要做好分类汇总的工作，而传统的档案管理模式通常会消耗大量的人力、物力，在信息技术高速发展的今天已不适用，而数字化档案管理工作有效的优化了这些问题，能够进一步提高工作质量，基于此本文主要内容为实施档案数字化管理的几点分析。

关键字：档案管理 数字化管理 措施建议

引言：

现如今数字化在我国有了越来越高的出现频率，多种领域都有涉及，通过数字化技术能够提高信息传播与储存的速度和质量，因此落实档案数字化管理有现代化发展的必然趋势，通过数字技术能够有效管理数值信息，同时具有查找方便、储存容量大、寿命长等优势，有助于突显档案管理的规范化、标准化特点。

一、档案数字化管理对学校的重要性

（一）符合档案管理的存储需求

对于学校来说，无论是日常的教学信息、师生档案，还是维持学校的资金数据，都需要做好统计工作，这就增大了档案管理人员的工作量，同时在整理过程中会发现一些信息存在缺失、重复的现象，传统档案管理工作都是以纸质档案做基础，也因此所涉及的储存量非常大，如果只通过手工作业很难保证管理效率，同时不利于建立信息共享。为了能够让档案资源得到有效储存，应将传统的储存模式进行创新，而数字化技术的应用打破了空间限制，通过压缩技术能够提高储存空间的利用效率，将有形资源化为无形资源，为日益增长的档案储存需求提供保障。

（二）具有超强的储存和压缩能力

档案管理的数字化技术，能够将图片、视频、文字等形式的信息进行压缩，减小存储空间，同时不会破坏数据内容，相比传统储存方式更具效率，同时突破了传统储存技术的空间限制问题。现阶段我国硬盘技术不断提升，计算机储存空间得到强化，同时对成本的要求也得到了进一步的降低，这促使档案数字化管理得到发展[1]。

（三）具有准确的数据分析能力

在档案管理的数字化信息系统中，可以实现对信息的宏观、微观分析，强化档案内容的真实有效性，并通过此对管理方法进行调整，保证管理的针对性，平衡档案应用与储存的需求。也因此学校应该注重引进档案管理数字化系统，同时注重更新升级工作，强化其分析功能，促进系统综合分析档案管理信息能力的提升，以档案管理层面看，应能通过微观数据来分析档案信息的真实性，再通过所构建的管理平台，将档案目录信息公示出来，促使档案管理人员能够快速查找需要的档案，提高管理效率。

（四） 档案管理的自动化加强

根据所设计的程序，数字化信息系统可以将档案信息进行分类，并置入到数据库中，不需要人力就能实现档案分类运输工作，数字化档案的构建，让档案管理工作更具高智能技术特点，档案工作人员的效率提升，档案管理的工作任务也开始集中于信息系统的开发上，档案信息内容得到优化，同时相关功能服务也得到加强。

二、档案管理数字化建设在实践过程中存在的问题

（一）呈现出落后的存档方式

档案部门在档案数字化管理建设过程中，需要注重工作人员对数字化信息技术的应用程度，现阶段数字化管理模式在一些学校中还未得到完全普及，就档案收录状态来看，仍存在一定的不足需要改正，现如今纸质档案的收录还占据主流地位，而这方面如果没有转化为数字化模式，将消耗大量人力资源，造成资源浪费，不利于企业日常的经营发展[2]。

（二）管理信息容易丢失

档案数理化管理在实际应用过程中存在网络不稳定等问题，如果在工作中出现这种状况，就容易遗失档案数据，最后导致信息不完整，难以发挥功效。在对电子档案信息进行管理时，经常会因为所使用的计算机设施质量、信息网络或者人为因素等原因而影响电子文档的使用效率，同时这种数字化管理模式对信息网络有一定的需求，档案稳定性较差，如果网络差，很可能导致数据延误或丢失。

（三）档案信息容易泄露

对于中小学校而言，档案信息主要是记录学校在教学经营管理活动中所产生的各种数据信息，并在学校有需要时提供参考依据，目前学校在收集档案方面存在信息不完整现象，多表现为多头存放、流失较多、多家管理，资料收集存在时滞、错归错放、随意归档等问题，这主要是由于学校数字化档案管理建设不足，信息存储方式繁琐。而在数字化档案应用的过程中，通常存在一些档案资料是需要进行保密的，而档案数字化管理受网络影响存在一定的漏洞，进而容易出现信息泄露的问题，这是现阶段档案管理在数字化建设中需要注重的关键性问题。

三、数字化背景下中小学校档案管理

实施档案数字化管理主要是利用数据库技术、计算机技术、存储技术等将各种形式的档案资源向数字化信息档案来转化，通过数字技术来完成存储，并在联结时以网络化形式展现出来，档案人员只需要使用计算机系统就可以完成管理工作，同时此技术能够建立档案信息库，提高了档案归档、索引、分类工作的效率，达成资源共享目的。在信息化建设中，档案数字化起到重要作用，基于此，本文主要针对学校实施档案数字化管理工作提出几点看法。

（一）加强领导，增强档案意识

为加强学校的数字化档案建设，需要学校重视对其的宣传，提高相关工作人员的认知意识，教育主管部门应将其列入到学校管理环节中，做好日常檢查工作。同时要保障档案管理工作质量，中小学校针对档案管理可以建立领导教育，比如将此工作作为学校副校长分管任务，加强督促，提高员工积极性。档案数字化管理需要根据工作规划来具体落实，在制定工作规划的环节中应保证内容的科学规范性，以此快速推进数字化建设，档案管理的工作人员首先应该根据档案学原理，统计企业数字化管理建设中各部门的工作内容。其次对于内部的纸质档案与电子档案，应做好分类整理工作，提前做好准备工作[3]。同时应确保档案管理人员的业务水平符合工作要求，同时具有一定的责任意识，在收集、整理档案工作时认真负责，根据档案管理的标准规范来落实工作。

（二）完善机构，提高管理技能

不管各中小学具体规模，在选拔档案管理人员时都应保证其具有德才兼备、了解办学规律，具有很强责任心的素质能力。并安排档案管理人员积极参与工作培训，依稀系统的学习档案检索、编目、保管、收集、整理等知识以及计算机技能，增强员工工作积极性，同时对于档案管理员工要保证其在学校中是固定不变的，避免由于工作的灵活性而导致整体档案质量降低，提高人员专业化水平，学校要设立专有档案室，确保相关的设施设备配备完整，针对管理所应用的计算机软件、硬件、网络等配置应做好防火、防潮、防雷等措施，针对管理工作制定责任机制、安全保密机制，同时应用网络防火墙，并做好系统运维工作，定期备份数据，在数据传输环节应用加密、解密技术，对于内部的纸质档案与电子档案，应做好分类整理工作，提前做好准备工作，分别设置橱柜来清晰归类学校的教学档案、文书档案、学生档案、财会档案、业务评级档案、人事档案等内容。

结束语：

档案管理工作在各大企业、经济机构、教学组织中都有着不可或缺的作用，对于学校来说，对数字技术、信息技术等的应用已是必然趋势，在这个基础上档案管理工作也需要得到革新。数字化技术在档案管理的应用中存在一定优势，能够提高工作效率，同时优化档案存储方法，加强对空间的利用效率，便于之后的信息查找工作。而档案数字化在现阶段仍存在一定的问题，需要得到进一步完善与优化。

参考文献：

[1]杨阳.基于数字化背景下的人事档案管理探析[J].传播力研究，2019，3（12）：286.

[2]宋萍.论数字化技术在中学综合档案管理中的运用[J].黑龙江档案，2021（05）：84-85.

[3]施莉莉.中职学校学生档案管理数字化研究[J].办公室业务，2021（01）：138-139.