摘要：经济社会的发展为档案管理带来了新的机遇，档案管理模式也要随着时代的发展而发展。对此，本文分析研究了文档管理的一体化、数字化和网络化，主要包括：文档实体生成一体化;文档管理的一体化;文档信息利用一体化;文档在档案管理使用中的一体化方法。在此基础上文章也对档案管理中的图书、情报以及档案管理中的一体化文档、档案管理的数字化管理、档案管理的网络化管理等方面进行了分析研究，通过这些分析为档案管理工作提供原始资料借鉴，同时也为档案的今后发展和档案为单位服务情况提供借鉴。

关键词：档案管理模式;档案文档管理;档案文档实体;档案管理;管理模式;文档规范;一体化;数字化;网络化;档案

随着社会的发展和科学的不断进步，档案的数量与日俱增，这样一来就为档案管理工作带来了新的发展机遇。尤其是在进入当今信息发达的时代，人类已经进入了21世纪，以原子能、电子计算机和空间技术的广泛应用为主要目标的第三次科技浪潮的兴起，推动科学技术迅猛发展，社会职能也在不断地扩大，社会分工也日趋精细。在这样的社会技术背景下，科学技术档案和其他专门档案的数量急剧增长，逐步从普通档案中分离出来，导致档案种类的多样化和档案管理范围的扩大。

一、文档管理的一体化

文档管理的一体化是指，从文书和档案工作的全局出发，实现从文件的制发到归档管理的全过程管理，将文件管理和档案管理融为一体。即将现行文件的产生、归档及档案管理纳入一个管理系统，采取统一的工作制度、程序和方法，而不再将文件管理和档案管理视为两个相互独立、界限分明的管理系统，从而有效地减少了重复活动，提高了文档管理工作的效率。文档一体化具体应包括：

1、文档实体生成一体化。即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直至被销毁为止的整个生命周期进行全面管理。

2、文档管理的一体化。从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的表现。

3、文档信息利用一体化。信息的发展也是随着社会的发展而不断变化的，同时，信息发展为档案管理带来便利，因此可以通过直接档案管理文档进行检索，通过档案系统管理进行查找所需要的档案文件。

4、文档规范一体化。文档一体化要求在公文办理和档案管理中实施统一协调的规范和要求。档案管理要求文档资料必须实行一体化管理，这样就能够统一协调，使档案管理为社会发展服务。

文件生命周期理论是文档一体化的理论依据。文件生命周期理论认为，文件从其产生到最终销毁或进馆永久保存是一个完整的生命运动过程，档案与文件并没有本质的区别，实质上是同一事物，两者只不过处于不同的生命阶段而已，因此，将文件与档案纳入一个统一的管理系统，实行一体化的管理，遵循了文件运动的客观规律。

计算机技术的应用，办公自动化的普及以及档案管理网络化的发展，为文件和档案的一体化管理提供了技术环境。在办公自动化条件下，人们可以轻松地在计算机上起草文件并通过网络进行传输和办理，最后决定是否销毁或归档保存，文件与档案之间不再有明确的界线。利用文档一体化管理软件，人们可以随时将已经处理完毕的文件归檔。而在传统的管理模式中，文件管理和档案管理是两个相互独立的阶段，文件办理完毕以后归档整理的周期较长，文件转化为档案有一个明显的过程，文件转化为档案有一个明显的过程，在此过程中，不可避免地造成了重复劳动，如文件的重复著录和标引等。

文件一体化系统是实现电子文件全过程管理和前端控制的重要平台。在文档一体化系统中，可以对电子文件的产生、运转、归档管理或销毁的全过程实施控制和管理，更为重要的是，档案人员可以从系统的设计之初就介入其中，使系统的设计和实施能够体现文件的档案化管理思想，这对于保证电子文件的真实性和完整性极为重要。

二、图书、情报、档案的一体化管理

图书、情报、档案各有其特点，图书具有比较系统的知识体系，情报是用来消除不确定性的特定信息，档案是记录人们社会活动的原始信息，但三者在功能上可以互补。随着现代信息技术的发展，三者的一体化管理方案将日趋成熟。图书、情报、档案一体化的管理模式具有突出的优势，首先，可以提高信息的综合度，充分组织和开发利用各类信息资源，满足生产、生活、领导决策和文化传播综合、集成的信息需要。其次，可以优化单位的资源配置，实现资源共享。近年来，许多大型企业在以前图书室、资料库和档案室的基础上进行资源重组，建立了企业信息中心，对图书、情报和档案实施一体化管理，将它们纳入统一的信息管理系统，能够充分利用各类信息资源，实现资源共享。再次，图书、情报、档案的一体化管理适应了社会信息化和数字化网络环境对于各类信息综合集成的管理需要和利用需要。在信息网络的环境下，图书、情报和档案等各类信息资源将不再是界限分明的孤岛，而是相互渗透、相互连接的信息集成。

当前，随着计算机技术和互联网技术以及现代通信技术的飞速发展，两个“一体化”管理的发展趋势日趋明显，相应地，要求档案工作者改革思想观念，开阔视野，积极向纵向和横向延伸。所谓纵向，是指向前延伸至文件管理，应当熟悉文件管理的理论与方法。所谓横向，是指图书与情报管理。档案作为一种独特的信息资源，与图书、情报之间存在着密切的联系，档案工作者应该了解图书、情报工作的原理和方法，为三者的一体化管理奠定基础。

三、档案管理的数字化和网络化

20世纪中后期以来发生的以计算机技术为代表的现代信息技术革命，使档案管理的方式发生了变革，由传统的手工管理方式向数字化和网络化方向发展。所谓档案管理的数字化，是指借助计算机技术等现代信息技术，直接生成数字档案信息，或通过数字化技术，将存贮在传统介质上的模拟档案信息转换成数字信息，便于档案信息的网络传输和共享。数字化和云时代已经到来，这个时候档案管理工作也发生了根本性的变化，数字化档案的产生主要有两个渠道，一是在数字网络环境下（尤其是在办公自动化环境下）直接产生大量的电子文件，通过在线或离线方式归档以后转化成电子档案。二是通过馆藏数字化，将原来存贮在纸张、缩微胶片、唱片、录音带、录像带等载体上的档案信息通过数字化处理后转换成数字信息，形成电子档案。数字化档案是实施档案网络化的必要前提。随着互联网的普及，档案管理经已是大势所趋。所谓档案管理网络化，是指通过网络接收、传递、开发和利用档案信息。档案管理数字化和网络化已经并正在打破长期以来在纸质环境下形成的传统、封闭的档案管理模式，极大地提高了档案管理效率，为数字环境下档案信息的组织、开发和提供利用奠定基础。事实证明，经济的发展和社会的进步也必将为档案管理工作带来便利，也会促进档案管理工作的发展，这样就会倒逼档案工作人员提高自身的素质和能力，以适应飞速发展的社会。

作者简介：白永喜，男，蒙古族，1981年7月出生，吉林通榆人，现任职于吉林省白城市通榆县包拉温都自然保护区管理局，研究方向为自然保护区业务档案、人事档案管理。