文/宁夏疾病预防控制中心 张雅楠

办公自动化（Office Automation，简称OA），是将计算机、通信等现代化技术运用到传统办公方式，进而形成的一种新型办公方式。它利用现代化设备和信息化技术，代替办公人员传统的部分手动或重复性业务活动，优质而高效地处理办公事务和业务信息，实现对信息资源的高效利用，进而达到提高生产率、辅助决策的目的，最大限度地提高工作效率和质量、改善工作环境。

宁夏疾病预防控制中心（以下简称“中心”），是由宁夏回族自治区政府举办的实施省级疾病预防控制与公共卫生技术管理和服务的公益事业单位，其文书档案涉及我区重大突发公共卫生事件处置、传染病、地方病、职业病及慢性非传染性疾病预防控制、实验室检测及评价等过程中形成的一系列对我区公卫事业发展具有重要考查利用价值的文件资料，对做好疾病控制与预防工作具有重要意义。随着信息化建设的深入，2013年10月，中心正式启动OA办公系统。7年来，OA系统的稳定运行，明显提升了中心的工作效率与管理水平。

一、OA系统对中心文书工作的影响

OA办公系统运行以来，中心处理的文书资料逐年上升，目前共处理收发文17271件，其中：收文10345件，发文6926件。

表1 宁夏疾控中心OA系统收发文概况

（一）OA环境下中心文书档案的载体以电子文件为主。随着各机构OA办公系统的普及与对接，中心的文书资料的载体以电子文件为主，而且，即便是收到的纸质公文，也会先处理成电子文件后再录入OA系统。电子文件类型包括：文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件等，类型多而复杂。传统的档案管理方法已经不适应现代档案工作发展的需要，档案工作者需要创新工作方法方能做好档案工作。

（二）OA环境下中心文书处理职责明晰。由于OA办系统内处理的文件均为电子文件，它们的收发、编号、分类、归档都是按照既定的流程进行，针对紧急公文，管理人员可以随时进行督办，无论文件处在哪个节点，都可以清晰地了解文书处理过程，文件办理状态、处理文件的时长与意见，便于领导及相关人员随时了解公文运转与办理情况。

（三）OA环境下中心文书处理效率提升。中心OA办公系统开通与全区24家疾控机构的接口，实现了与24家市县（区）级疾控中心点对点的公文实时传递。以各类疫情分析为例，自OA系统运行以来，中心共向全区24家疾控中心交换疫情分析1160件次，若通过邮局寄送的方式，平信邮件的费用为1.2元/件，则上述公文的邮费为33408元，而24家疾控机构收取公文的时间平均为2∽4天。由此可见，OA系统的使用，确保文件点对点即时接收，不但节省了大量的办公经费，同样节省了邮发公文所需的时间。同时，中心OA办公系统支持多地点、外网接入办公，中心领导和相关人员随时随地都可以处理OA文件，不会出现因人员外出导致的公文积压与处理延误。

（四）OA环境下文书资料便于查询与利用。中心OA办公系统具有信息发布、公文管理等功能。在这些模块下，设有便捷的查询方式，工作人员可以通过输入文件标题、文号、发起人、发文部门等方式进行查询，快速、准确地找到目标文件，为档案利用提供便利。

表2 宁夏疾控中心OA系统文书管理主要功能和内容

二、OA系统环境下中心文书管理工作存在的问题

（一）OA文书档案归档环节急需完善。目前，中心OA系统内设置的归档流程为：OA文件在办理结束后，再次回到办公室节点，收文按照“年度＋来文机构”方式，发文按照“年度＋文号”的方式，分别归入相应的文件夹内，而并非“年度+机构+保管期限”的分类方法归档，缺失了档案管理部门或人员对档案进行甄别与细化的环节，没有归档件号与档号，不符合档案管理的要求，导致中心OA电子文件归档质量不高。同时，由于归档的文件没有按照机构进行细化，也造成了文书档案的开发、利用程度低。

（二）领导对档案管理工作重视程度低。自中心2002年成立至今，档案管理一直工作滞后，发展缓慢。2013年，办公室负责档案管理的人员退休之后，中心再无专职档案管理人员。

（三）兼职档案管理人员队伍不稳定，档案管理规范化程度低。由于中心的工作性质，人员构成多为卫生专业技术人员，工作人员欠缺档案管理的基本知识，加之档案管理人员变动频繁、缺少档案专业知识培训现象较为突出，导致中心大量文件资料的收集、整理、归档、保管、利用均不到位。

（四）OA文书资料管理制度不完善。中心虽然有档案管理制度，但多年未做修改与补充，它缺乏对于OA办公系统环境下文书资料的管理内容，这同样导致了办公室工作人员岗位责任不明确、归档范围不明晰、归档不及时等问题。比如：OA收文录入时，工作人员未能按照“双轨制”要求及时打印电子文件，要一直等到年底兼职档案人员开始整理档案时，才补打文件，这就会拖延文件整理的时间。如果电子文件出现了损毁，就会导致那些具有较高保存利用价值的文件资源丢失现象，无法让文书档案得到有效管理。

三、OA环境下推进中心文书档案工作的对策

（一）及早推进OA升级改造。向技术部门指出OA系统内存在的档案管理的缺陷，在公文处理环节增加“预归档”环节，由专职档案人员及各部门的兼职档案员、部门负责人分别按照各自的OA权限完成“预归档”操作，甄别后的文件资料，按照“年度+机构+保管期限”的分类方法进行归档。同时，请OA设计人员根据中心文书管理工作的需求，增加文书统计统计功能，在OA系统内完善收文登记册与发文登记册。

（二）规范OA文书资料管理制度。以制度规范中心文书档案管理工作，是做好疾病预防控制档案收集管理的基础。中心要结合实际工作，认真分析OA办公系统下的文书档案管理特点，制定或补充修订电子文件管理、档案人员岗位职责、文书档案管理、分类立卷归档等各方面工作流程与制度，确保档案管理工作的科学性与规范性。

（三）加强档案人员队伍建设。随着国家及社会各界对于公共卫生事业的重视，疾控中心档案管理信息化势在必行，因此，中心领导应将档案管理工作列入议事日程，从长远规划中心档案管理工作，及时选拔德才兼备、既有一定的疾控工作业务能力，又具有良好的服务意识的人员作为专职档案管理人员，同时，还要加强对专/兼职档案人员档案知识业务培训，鼓励档案管理人员通过自学、进修、培训等方式提升自身业务水平和管理水平，增强管理意识。

四、结语

OA办公系统功能强大，但要想使其更好地服务于中心文书档案管理工作，必须得到中心领导对于档案管理工作的重视与支持：一方面，要加大对档案信息化的投入；另一方面，要关注文书档案管理人员的配置与业务能力的提升。此外，中心办公室还要根据实际工作情况，不断修正与完善OA流程，使其符合档案管理的要求，为做好我区疾病预防控制事业尽职尽责。