文/衡水市人民医院 张卫

在医院档案管理工作中，人事档案管理是重要内容，需要为医院用人提供科学依据。人事档案，记录了医院职工政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等各种信息，能够使职工综合能力水平得到反映。但目前医院人事档案管理水平不高，还需要引入PDCA方法进行改进，从而使医院档案综合管理水平得到提升。

一、PDCA理论及其应用意义

对多数医疗机构来讲，管理重心都放在医疗事业发展上，多数资源也投入到了临床方面，人事档案工作发展相对滞后。PDCA理论由美国质量管理专家戴明提出，将质量管理划分为计划（Plan）、执行(Do)、检查（Check）和处理(Act)四个阶段。PDCA理论带有循环性和发展性特点，在开展一项工作前强调先找准定位。根据管理目标和思路，可以制定周密管理计划，做好工作部署。

根据计划开展工作，能够实现统筹管理，保证计划有效落实。通过对计划实施情况进行检查，完成工作结果评估，对遗留的问题进行确认，能够为工作改进提供依据。最后在加强总结的基础上，将经验固化为标准，对不足的地方进行改进，完成计划修订和循环开展管理工作，能够使工作取得突破，实现质的飞跃。应用PDCA方法开展医院人事档案管理工作，明确医院人事档案管理目标，完成管理计划方案的编制，并通过高效执行计划能够使管理制度、组织机构等各方面得到完善。因此应用PDCA工具能使医院人事档案管理存在的质量低、效率低等问题得到解决，为医院各项工作开展提供强有力的档案数据支撑。

二、PDCA在医院人事档案管理中的应用

（一）管理计划制定。制定医院人事档案管理计划，需要遵循5W1H原则。具体来讲，就是明确为什么制定该种管理措施（Why），并确认：想要达成怎样的目标（What）、想要在哪里执行措施（Where）、具体由谁负责工作（Who）、在什么时间完成工作（When）、到底如何完成（How）。因此在编制的计划中，需要包含原因、目的、地点、时间、负责人和方法措施，以体现计划的可操作性。将制定管理计划当成是人事档案管理工作的起点，首先需要对目前档案管理工作存在的问题展开分析，从而提出科学管理措施。组织人事处档案管理相关人员共计6人，由1人担任主持人员，1人担任记录者，可以通过头脑风暴法开展讨论。经过集中讨论，总结得出归档不及时、材料不完备、管理混乱等多个问题，并分析得到重视度不足、规章制度不完善、人员缺乏管理经验等多项原因。针对具体问题，需要展开具体分析，通过绘制鱼骨图确定导致问题发生的主要原因。以人事档案管理混乱为例，如图1所示，对主因和次因进行区分，最终能够得到四个次要原因存在于硬件条件、档案保管人员、管理层面和医院职工方面，主要原因则是医院重视程度不够。根据问题成因，可以提出相应解决措施。如针对重视程度不足的问题，可以成立专门清理问题的工作领导小组，由书记担任组长，由分管领导担任副组长，在各科室安排责任成员。为解决管理层面的问题，可以由领导负责监督，确保问题整改在1年内完成。针对档案保管人员，可以在选派专职人员的基础上，加强业务培训。针对职工问题，可以普及档案知识，全面开展培训教育工作。在硬件条件改进方面可以增加计算机、档案信息系统等基础设施投入。确定采取的措施和想要达成的目标后，可以安排负责人员，确定完成时间和程序，为工作计划有效落实奠定扎实基础。

（二）管理计划执行。在计划执行阶段，需要按照计划成立专门负责工作的组织机构，明确相应的制度流程，保证工作有序、有效开展。在人事档案管理问题改进上，主要责任部门为档案管理部门，做到分工明确，安排专门的负责人进行统筹管理。为保证人员能够胜任工作，还要开展专门培训工作，确保人员充分掌握相关知识。人员应具备较高的政治素养和责任意识，必须为中共党员，能够熟练操作人力资源管理软件，通过规范录入有关人员信息保证工作得以高效开展。除了做好人员组织和队伍建设，还要完成制度顶层设计，保证人员按照规范流程开展各项工作，使人员信息及时录入到软件系统中。在归档管理方面，应建立完善制度。考虑到人事档案信息繁杂，需要对个人和组织需要提交的材料进行明确，前者包含学籍材料、进修材料等，后者包含考核材料、任免材料、工资材料等等。按照制度要求进行检查、审核，及时发现材料不全、不规范等问题，并进行责任追究，能够有效预防问题的发生。通过对各项档案管理制度进行完善，能够促使档案材料形成、收集、整理等各项工作规范开展。建立健全考核和奖惩机制，定期开展考核工作，将结果与人员绩效挂钩，能够使人员投入工作的积极性得到提高，保证计划得以全面落实。

图1 人事档案管理混乱的原因分析图

（三）管理效果检查。对计划执行效果进行检查。与此同时，需要开展不定期抽查工作，确认工作进度。在检查过程中，发现格式不规范、信息不一致等情况，应做好记录，对问题成因展开分析，为后期改进工作开展提供依据。结合人事档案管理工作实践可知，检查过程中发现的问题主要由人员态度不认真、对档案认识不足等原因造成的，使得个别材料因积压未及时入档或出现填写错误。在检查监督的过程中，需要从硬件配备、人员培训、制度建设等多个方面进行审核，一一确认计划落实情况。通过对相关问题进行汇总，完成书面材料的编写，能够为绩效考核工作开展提供依据，督促人员认真对待相关工作。针对具体的档案管理对策，还应加强实施效果评价。将计划实施取得的成果与考核指标进行比照，能够确认计划是否有效落实，为经验和问题总结提供依据。

（四）循环改进处理。在结束一个阶段的人事档案管理工作后，需要召开协调会议，制定下一阶段人事档案管理工作。在计划目标顺利达成的情况下，应对前期工作取得的经验进行总结，针对未能实现目标的情况，应从多方面展开分析，确认目标是否偏高或执行措施是否存在问题。在会议上，相关部门和科室可以进行沟通交流，提出各自的管理建议。通过系统讨论，能够对相关工作有整体把握，再次核实存在疑问的环节，建立符合医院实际的工作程序，做到合理进行档案管理人员配置，确保工作量能够与人力安排相协调。遗留的问题进入下个PDCA循环，同样需要配备专门管理人员负责开展专项工作。针对部分档案缺失的问题进行改进，在确认因职工未认真填写导致问题发生后，应在后续工作中提出科学的职工教育宣讲计划，确认职工能够提高对档案材料填写问题的认识，做到认真填写与核对。通过循环改进，能够使问题最终得到解决。

三、结语

在医院人事档案管理中，应用PDCA深入分析人事档案管理问题，结合问题成因制定管理计划。围绕管理计划建立相应组织机构，对医院人事档案管理制度进行完善，确保计划能够有效落实。通过检查计划落实情况，可以对人事档案管理效果展开科学评价。结合管理经验建立相应制度标准，并针对管理问题提出改进措施，能够使下一阶段人事档案管理工作得以科学开展。