浅谈PDCA循环在工程档案过程管理中的应用

2021-02-06中国电力工程顾问集团西北电力设计院有限公司刘开蒙

办公室业务 2021年1期

文/中国电力工程顾问集团西北电力设计院有限公司刘开蒙

一、工程档案管理研究现状

工程档案管理研究在档案学学科研究领域内较侧重于理论与实践相结合方面，以实践操作推动管理模式、理论的创新是工程档案管理研究向前推进的主要特点。如廖玉玲提出了在云计算环境下对于建设工程档案全过程监管模式的创新研究；渭璟提出了用文档一体化与档案前端控制的理念看待工程项目文档的控制管理工作；宋守军提出了在工程档案信息化管理中引入了物联网的概念，基于此构建工程档案信息化管理系统的基本框架，以提高管理水平；刁学玲结合青藏铁路建设工程介绍了该工程强化制度约束、加大规范管理、主动超前介入、共同参与建档的工程项目档案管理模式。黄志文以载人航天工程档案资料数据库建设为例引入了专题数据库建设在工程档案管理中的作用，提供了一种管理创新的新思路。

笔者认为将工程档案管理视作一个独立的项目管理过程、运用项目管理学科领域内成熟的模式与方法研究工程档案是一种新的实践与研究角度。

二、PDCA循环及其应用范畴

PDCA循环又称“戴明环”，属管理学范畴。其包含四个部分及八个具体操作步骤，四个部分即：计划(Plan)、执行（Do）、检查（Check）、处理（Act）。这四个部分在操作层面上是周而往复的，子部分内部又可利用PDCA循环把控，以此整个循环是一个有机逻辑组合体，如图1。

作为一种起初应用于质量管理领域的管理模式，“戴明环”逐渐被实践证明是一种可以促进管理活动有效进行的合乎逻辑的工作程序，成为管理学中通用的模型，是全面质量管理所遵循的科学程序。目前，PDCA循环应用到了包括企业各项质量管理、工程项目全过程管理、企业人力资源管理、行政管理等涉及质量与过程管理的领域，应用范围较广。

图1 PDCA循环的基本过程及其逻辑组合模式

三、工程档案过程管理现状及问题

工程档案范畴包含自工程提出开始，立项、审批、工程勘设、生产前期筹备、施工、监理、工程竣工验收直至后期维护管理等过程中产生的生产活动信息记录。笔者通过项目实践调研、参阅文献等方式总结出目前工程档案过程管理存在如下问题：

1.对于工程档案管理缺乏前期规划及提前布局，导致文件收集阶段、档案整理阶段被动。2.“亡羊补牢”问题突出，缺失文件后补导致无法真实还原原始信息。3.缺乏科学性分类及管理思路。4.重实体建设，轻文件管控。5.工程现场对于过程文件的质量把控不足。6.缺乏监督制约机制，工程现场人员归档热情不高。7.缺乏具有档案专业背景又懂工程管理的复合型人才。8.档案库房设施达不到基本要求。

四、PDCA循环在工程档案管理中的应用模式及现实意义

（一）PDCA循环在工程档案管理中的应用模式。作为一种质量管理领域的实用性方法，图2描述了PDCA循环在工程档案过程管理中的应用模式及关键节点。

（二）P(plan)计划环节：项目档案管理的顶层设计环节。此环节关键在于搭建制度框架，在遵循档案的“自然形成规律”与“内在有机联系”的前提下，详尽制定分类方案。明确应遵循的档案法规、规章、制度与规范；提前掌握工程子单位、分部分项工程的划分；参与项目开工技术交底，对工程资料收集的时间、质量、收集范围与整理要求进行明确规定；提前规划声像档案归档工作；配置专职档案管理人员，明确职责权限；预判项目档案规模，配备相应档案库房与用具等。

图2 PDCA循环在工程档案过程管理中的应用模式及关键节点

（三）D（do）执行环节：工程档案管理的核心环节。该阶段需厘清项目相关方文件的逻辑关系；文件做到精准、闭环管理，确保文件的真实性、有效性；秉承文件生命周期的“全程管理、前端控制”思想；定期归档、开展档案业务培训；保证文件的收集、整理与工程建设同步进行；贯彻“双套制”同步归档；搭建满足需求的档案管理信息系统，与文件流转系统搭建统一接口，做到文件实时归档。

（四）C（check）检查环节：工程档案高质量管理的重要保证。就文件本身来讲，保证文件签章手续的完备、签字真实有效、文件页无残缺、附件齐全完整、编号书写规范、保证原件留存等；就文件流转来讲，保证文件流程准确、合规，签批人为文件真实负责人等；从整个档案管理环节上看，核查全宗组卷逻辑顺序是否合理，档案管理方法是否符合相应法规、规章制度；保证档案保管环境如温湿度、现场环境等符合规定；对工程检验批、分部分项工程、单位工程档案进行验收把关；工程竣工验收前对项目竣工档案进行预验收等。

（五）A（action）行动提升环节：整个循环管理的阶段性收口节点。该环节对于前期三个环节所积累下来的成功经验或者问题缺陷进行总结与整改提升。对于工程竣工档案预验收环节所提出问题进行逐项整改，小范围内运用PDCA循环模式进行改进提升，循序渐进地推动工程档案过程管理达到更高的水平。

五、PDCA循环在工程档案管理中运用的意义

（一）为工程档案管理提供了一个全新的研究视角。PDCA循环从项目管理的角度出发，将工程档案视作一个独立的项目运作管理，能够更加严谨地从细节入手去分析这一复杂的管理过程。

（二）在操作层面为工程档案管理提供了具体的方法。PDCA循环共4个阶段，8个步骤，每个步骤都能够为工程档案管理提供纲领性的指导方法，能在操作层面保障工程档案质量。如图3，PDCA循环是个不断循环往复的过程，上一级的PDCA循环是下一级循环的根据，下一级的PDCA循环是上一级循环的贯彻落实和具体化，各个循环之间相互协调、相互促进。