刘淑君

(潍坊医学院附属医院，山东 潍坊 261000)

0 引言

经验教训得以积累总结，规律真理得以把握，历史文化得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案工作。行政文书档案涉及日常办公的方方面面，如大量的公文、合同、责任书、历年大事记、行政值班记录、会议室使用登记、物品使用登记等等，随着信息技术的深入发展，当代文书工作已广泛采用电子信息化呈现方式，但办公手段的急速进步在归档工作中的体现并不是同步的，当代文书归档工作普遍存在一系列的问题与困惑，现状并不容乐观，一些重要的文书得不到及时收集归档，深刻制约着行政文书档案的广度与深度的拓展，限制了档案价值的有效发挥，不能很好地为本单位重要规划、重大决策提供历史的作证，对单位的长远发展是不利的。

行政文书档案包含纸质与电子两种形式，电子文书档案又包含文档、视频、图片、音频等多种格式。

1 造成行政文书档案普遍入档率低、质量不过关的因素可追溯几个方面

(1)行政文书普遍存在“入档即封存”、利用价值没有得到充分发掘的特点。档案的传统存储方式造成检索难度较大，一般情况下只有在单位大型庆典时，才会被部分展览出来“露露脸”。档案价值没有被发掘并充分发挥，单位职工也普遍认识不到它的价值。这样的现状很容易再次影响入档初期工作，影响工作人员入档的积极性，入档文书全面性、广泛性得不到保障，纵深贯穿力不够，这些都局限了档案价值的发挥，又再次影响初期入档积极性，形成恶性循环。……