李文霞

摘要：一直以来企业建设项目档案资料的收集都是档案管理工作中的薄弱环节，文件资料的真实性、准确性和完整性很难充分保证，造成日后运行、管理、维护和改造无据可查。本文从明确归档范围和加强标准化管理、建立控制管理机制、工程资料人员的素质加强等方面，简要阐述如何做好档案资料收集的完整性的一些经验和体会。

关键词：工程项目档案;标准化管理;闭环管理

企业基本建设项目包括装置扩建、技术革新、改造、挖潜等一系列基本建设活动。每项基本建设活动从项目决策、立项、审批、施工、竣工验收都会形成大量具有保存价值的档案材料，这些档案是反映项目建设历程、体现工程质量的重要历史记录，是日后生产、管理、维护、改扩建、发生索赔问题的真实依据和不可再生的信息资源，是建设项目必不可少的重要组成部分。以下是我们对基建档案资料收集中的几点粗浅的认识：

1 明确归档范围、加强档案管理标准化要求

1.1落实前端控制，做到有章可循。

基本建设项目档案的管理要坚持“三同步”的原则，以橡胶厂10万吨/年丁苯橡胶装置技术改造为例，项目建设投资规模达到63625万元，施工周期历时一年半的时间控。档案管理部门参考以往建设项目的经验，仔细分析项目立项审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料，列一個从头至尾具体的资料名称清单，和工程管理部门共同协商，统一技术资料收集、整理提交的内容、格式、份数、方式以及验收标准和验收程序。将档案管理纳入合同管理，在合同、协议中设立有关档案管理的专门条款。施工时档案管理人员要及时与工程管理部门密切联系，及时了解工程进度，提前介入跟踪管理，做到应存尽存、应有尽有、完整收集、有效利用。

工程管理部门在检查施工进度、督促施工质量的同时，对项目档案的收集、整理、审核质量进行检查，尤其是抓好工程建设的几个重要环节和阶段的监督，如工程中间验收阶段、交工验收阶段、设备安装调试阶段、隐蔽工程的验收等;发现问题及时整改，使工程档案及时、准确地收集;项目中交后，档案管理人员要及时催交交工技术文件，避免后补、造假现象。

项目竣工验收要和竣工档案的验收同步。建立了质量保证金制度：在签订合同（协议）时，在条款中明确预留合同费用的5%作为质保金，乙方结算质保金前，不仅要做到工程实体竣工验收合格，还必须完成合同（协议）所约定的文件材料的移交，并经档案部门审查合格。目前，该制度在全公司得以推广应用，从而更好的保证了工程项目竣工后档案按时归档及进馆质量。

1.2加强档案管理标准化要求^[1][2]

（1）按SH/T3503-2017《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》，建设单位或项目管理单位负责交工技术文件的审查，建设单位负责交工技术文件的接收，施工单位负责交工技术文件的编制^[1]。八大卷按：综合卷、土建工程、设备安装工程、管道安装工程、电气安装工程、仪表安装工程、设备出厂资料、竣工图等专业分类组卷。

（2）设计单位负责竣工图的编制和移交，竣工图版次号以“J”表示，原来的竣工图章取消。

（3）采购单位负责具有特定设备位号的设备出厂资料的编制、移交，体现谁采购谁负责的质量原则。质量证明文件原件，因为石油化工工程所用材料质量证明文件管理的特殊性，将供应商在产品质量证明文件复印件上加盖确认章的延续性质量证明文件也归为原件。

（4）监理单位除了按SH/T3903-2017《石油化工建设工程项目监理规范》的规定收集、整理、归档监理文件，还要负责交工技术文件的真实性、完整性的审核。

2  建立项目文件的管理控制机制

2.1建立一个自上而下的责任保证体系和统筹管理网络

项目建设是一个动态管理工程。从项目开始施工，建设单位和勘探单位、设计单位、监理单位、总包单位要建立一个自上而下的责任保证体系，要求总包和分包之间项目资料的收集管理实行闭环管理。建设单位开工前，确定单项、单位（子单位）工程交工资料要求，各施工单位根据建设单位的交工技术文件编制方案，制定交工技术文件的编制细则，经监理单位批准后监督执行。工程分包合同中，分包单位应承诺执行总承包单位制定的编制细则，明确各分包单位的资料收集管理职责。

2.2 建立跟踪、监督、检查、报告机制

要求各施工单位资料人员、工程管理部门项目管理人员、建设单位档案管理人员，及时跟踪、监督、检查资料的收集情况，发现问题及时报告，使资料收集的全过程始终处于受控状态，以利于及时纠正计划执行过程中的偏差。

3加强档案管理人员的管理

3.1加强档案管理人员的培训

由于参建单位人员素质良莠不齐，人员变动频繁，造成各参建单位归档资料质量有相当部分不符合归档要求。为此，我们要求施工单位更换资料人员时必须及时通知监理单位。为了保障移交档案的真实性、准确性和完整性，在日常管理中我们还注重对档案人员的培训工作，每年组织3-4次档案业务管理培训班。特别是新的法规颁布后，更是加大了培训宣贯力度。受训人员包括公司及二级单位工程项目管理有关部门、档案管理人员、项目参建单位（设计单位、施工单位、监理单位等）有关人员。通过培训有效地提高了整体的档案意识和管理能力。

3.2档案人员主动服务意识加强

档案管理人员改变过去给什么资料收什么资料的意识，深入现场主动服务，随时到施工单位跟踪抽查，遇到问题及时解决，杜绝了过去交工资料数据与实际不符合、后补造假的现象。

4总结

通过加强工程项目实施阶段文件资料整理工作的控制与管理，本着“谁设计谁负责，谁采购谁负责、谁施工谁负责”的原则，提高了设计质量、强化了工程材料的可追溯性，落实施工责任，保证了馆藏档案的归档质量，更好地发挥档案的再查找利用价值，并为工程数字化交付奠定了基础。

参考文献

[1]SH/T3503-2017《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》.

[2]SH/T3903-2017《石油化工建设工程项目监理规范》.