文/田翠（通化市房产租赁管理中心）

不同企事业单位的人事档案管理，通常涉及一系列人事资料、行政业务等的管理任务。通过引入网络化档案管理技术、规范化档案管理制度，按照不同档案的类别、重要程度，进行多种档案资源的搜集、筛选、分析、整理和立卷，做好结构化、非结构化电子档案文件的标记和保存，以实现纸质及电子档案信息的管理效率、服务质量的提升。

一、人事档案管理“数字化”发展的重要意义

新时期人事档案管理的“数字化”转型发展，简化人事档案资源的搜集、检索、统计分析与共享管理流程的同时，削减人事档案管理的人力财力成本、提升档案管理和服务质量。依托于5G移动通信网络、后台云服务器、数据库等软硬件，开展人事档案资源的数字化、智能化管理，可以从根本上节约档案管理的人力、物力和财力成本，并完成不同类别数据的挖掘、筛选与统计存储。

二、当前不同企事业单位人事档案管理存在的问题

（一）人事档案管理缺乏完善的制度与长远规划

由于缺少人事档案管理制度的规范、指导，企事业单位对管理人员的档案工作安排，往往存在着科学性低、独立性强、协同性差等问题。通常由基层管理人员，承担繁重的人事档案搜集、编目、装订、整理成册等工作，而高层人员的工作较为清闲，且人事档案内容分类、汇总的协调性不高。

（二）人事档案管理缺乏信息化设施、执行流程

多数企业虽然在人事档案管理方面，已增设了电子计算机、自动扫描仪等网络设备，用于纸质档案信息的扫描、打印与上传，但总体而言人事档案管理的信息化程度较低，缺乏网络云服务器、办公自动化管理系统。因此，在人事档案资源检索、分析、传输与存储的过程中，不同管理业务执行的信息化程度低，不能满足海量文档、图片、视频或音频等的管理需求。

（三）人事档案管理成本高、人员业务水平较低

传统人事档案管理以纸质化档案搜集、归档为主，其中基层管理人员的参与度高、工作任务繁重，也使得档案管理的人力财力成本居高不下。特别在不同管理部门，分管不同人事档案管理工作的情况下，更多管理人员倾向于对企业日常经营业务，进行资金流转数据、业务数据的统计管理，而很少利用大数据挖掘技术、网络云服务器，开展海量人事档案的搜集、筛选、录入、编目、审校与检索，管理人员的业务水平、档案管理效率低，将影响最终的档案管理质量。

三、新时期人事档案管理和服务水平的提升方案研究

（一）建立人事档案管理的信息化、规范化制度

在《档案法实施办法》《归档文件整理规则》等法律法规文件的指导下，由企业领导为主导，制定有关人事档案管理的规范化制度。一是要明确不同管理人员的档案管理工作职责，对其开放相应的档案浏览、管理权限；二是推动人事档案管理的信息化，增加大数据挖掘算法、档案管理软件，使人事档案管理向信息化服务的方向发展。

（二）创新人事档案管理的服务平台、管理流程

面对纸质化档案扫描、整理与归档的发展现状，企业应借助于大数据及云计算技术、网络云服务平台、办公自动化管理系统，对现有的人事档案管理模式、管理流程作出完善。如针对.doc、.xls、.txt、.st等不同格式的电子文档，自动挖掘、筛选其中有价值的人事档案信息，进行批量分发、统计分析、整理编目与归档。随后调用web service软件服务端口，开展档案数量、编目、详细信息等全方位管理，促进档案管理效率、管理质量的提高。

（三）优化人事档案的管理内容、功能服务水平

在网络档案管理云服务平台支持下，国有企业人事档案管理工作的开展，要根据内部产业经营、人事变动状况的发展趋势，选择恰当的人事档案数据资源，创建OA档案信息立卷库、缓存库、归档库、正式库等组成结构，对多种数据库设置合理的匹配规则，加强档案库内重复、干扰数据信息的筛选与整理，提供档案检索、调用、下载与共享等服务，可以带动档案管理内容、功能服务水平的提升。

四、结语

企业人事档案资源管理的数字化转型发展，要按照网络档案搜集、整合与保存管理的流程，进行纸质化档案扫描、文档上传、分类筛选与存储，为企业客户的档案信息调用、产业决策判断等提供支持，进一步提升人事档案信息的开发利用效率和管理质量。