易春丽 龚鑫琪

摘要：现阶段，由于事业单位内部人员的流动性非常大，所以给人事档案管理带来了一些新问题。为此，本文主要研究了在大数据背景下，完善事业单位人事档案管理的有效措施，旨在有效提高人事档案的管理水平，并为企业留住、招揽更多优秀的人才。

关键词：事业单位;人事档案管理;建议

所谓大数据，简单来说就是数据的集合。在进行人力资源管理的过程中，人事档案的管理越来越重要。随着大数据时代的变革，档案管理工作发生了巨大的变化，不仅形式有所改变，而且其理念也有了深刻的变化，为此在新形势的背景下，首先需要解决的问题就是如何才能抓住机遇不断完善人事档案管理工作。

一、大数据背景下人事档案管理特征

（一）人事档案管理具有真实性特点

人事档案资料都是依据有关干部职员的真实情况记录的，而且所填信息都要通过相关部门的审核，才能确保所有信息都能准确无误。另外，每位员工的档案都需要根据自身发展情况及时进行调整，并详细记录职工的表现情况，才能为管理人员强化内部管理提供有效的参考信息。

（二）人事档案具有动态性的特点

为了确保档案的真实性、可靠性，人事档案还具有动态性的特点。在对人事档案进行管理的过程中，主要的管理方式有文字材料、图片材料、音频文件以及电子材料等。如果单位员工的信息材料需要更新，就必须更新所有的管理方式，才能提高人事档案管理的水平。

二、现代人事档案管理存在的不足

（一）管理制度存在缺陷

由于社会经济的不断进步，以往的人事管理经验已经不适用于现代的发展需求。一些事业单位在进行档案管理时，依旧采取传统的管理模式，这会给档案管理带来诸多问题。例如，制度体系不能得到完善、员工的职责定位不清晰等，这些都是影响事业单位人事档案管理的主要因素。为此，人力档案管理部门要想切实提高人事档案管理的质量，就必须建立现代化的管理理念，并不断完善相关的人事档案管理制度。

（二）管理者不够重视

在大数据的背景下，造成人事档案管理出现问题的原因主要是管理人员不重视。领导人员对于档案管理工作一知半解，而且还不重视档案信息管理平台的建设，使得人事档案的管理水平难以提升，而且档案资料遗漏、丢失等现象频繁发生。事业单位领导人员对档案管理工作的不重视还体现在很多档案管理人员的准入机制不完善，门槛较低，使得档案管理人员的素质较低、服务意识不强等。另外，造成档案管理工作质量不高的原因还在于档案管理人员在工作的过程中没有严格依据档案管理、分类、维护等相关标准。加上很多管理人员在管理的过程中，都是采取纸质材料进行管理，没有适应计算机管理发展的需求采取信息化管理模式。导致这类问题出现的主要原因在于，企业没有对其开展培训，对这项工作不够重视。

（三）管理人员经验不足

事业单位的人事档案管理工作，其工作跨度较长、工作内容枯燥无味，要求相关档案管理人员需要具备一定的耐心和经验。同时档案管理工作人员的年龄普遍较高，年轻的人事档案管理人员较少。另外，由于受到现代人事档案发展的影响，很多人事档案管理人员所具备的技能已经不适应于现代管理的发展。加上有些年轻人受到自身经验的影响，容易在工作的过程中出现差错，所以，管理人員的经验和技能水平的高低决定着人事档案管理质量的提升。

（四）建设过程中存在安全风险

在对人事档案进行管理的过程中，安全风险不可避免，人事档案管理人员还要做好安全风险损失的预估。针对现代人事档案管理，其在管理过程中存在很多安全风险，而且这些风险都是难以进行有效预防的。例如，最为致命的安全风险就是信息泄露，如果信息被不法分子窃取，将会给单位带来难以预估的损失，有的还会利用职员的信息进行欺诈和贷款，带来严重的损失。如今，很多单位对人事档案管理存在的安全风险置之不理，这让很多不法分子发现“商机”，给单位造成了严重的经济损失。

（五）人事档案管理缺少充足的基础设施

基于大数据时代，对人事档案管理的信息化进程也逐渐加快，然而其在发展的过程中还依旧存在基础设施较差、管理模式单一的问题。现阶段，一部分单位在进行人事档案管理的过程中依旧采用纸质档案，虽然会利用电脑对其进行分类汇总，但管理水平仍然存在一定的欠缺。究其原因主要是由于计算机的硬件和软件性能较低，容易发生问题。例如，由于受到存储的限制，系统极易崩溃，而且维修难度也较大。另外，防火墙等很多安全软件安全性较弱，极易受到其他不法分子的攻击，严重影响了档案管理工作的安全性。

三、现代人事档案管理优化的策略

（一）完善档案管理制度

为了有效提高事业单位人事档案管理工作的质量，必须建立和完善档案管理制度。人事档案管理制度必须依据国家的法律法规建立，才能促使人事档案管理更加规范化、法制化、程序化、标准化。事业单位在对档案管理人员进行管理的过程中，必须落实好有关人员的责任，尽可能地发挥连带作用，才能促使人事档案管理人员之间能够相互监督、共同进步，从而有效的避免违法乱纪事件的发生。为了形成一个良好的人事档案管理工作环境，还要从档案管理人员自身抓起，逐步完善档案管理制度。另外，单位为了切实提高档案管理工作的效率，还要根据单位自身的需求建立健全人事档案管理系统，真正将现代技术融入人事档案管理中。

（二）转变传统的人事档案管理理念

在大数据时代下，随着信息收集与管理方式的转变，逐步更新了人们的管理理念，使得信息资源备受关注。事业单位在进行人事档案管理工作的过程中，必须与现代化管理理念相结合，并尽可能提升单位员工对人事档案管理工作的重视程度，才能使其积极主动的配合档案管理人员进行工作，才能落实好信息化管理体系的建设，从而提高人事档案信息资源的准确性。另外，在创新人事档案管理模式时，还应当转变人事档案的管理手段，将信息技术融入其中。保密性较强的档案还应加强对其使用权限的审核，并对其进行备份。在备份的过程中，不仅需要对电子档案进行备份，还要将纸质档案打印双份，从而加强对档案的鉴定、整理、保存和归档。同时，为了防止材料丢失，还要对档案的拷贝和使用进行严格的规定，并做好档案内容的记录以及载体之间的转换，此外，还要构建一个良好的网络基础环境，才能切实落实好预防措施。最后，要想有效的预防档案管理中存在的问题，管理人员还需要定期对档案进行整理和分析，并做好相应的措施，才能有利于网络档案信息管理平台的发展。

（三）加强管理人员培训

针对事业单位管理人员经验不足的问题，其还需要对每位管理人员进行培训，并建立健全有关的培训制度，积极进行宣传，才能确保每一位管理人员都能参与到工作中，进而切实提高管理人员的管理水平和综合素质。另外，事业单位在管理的过程中还需要加大资金的投入力度，例如，还需要引进现代化管理设备。要想尽可能提高管理人员的专业水平，就必须引进先进的、专业的人才对单位管理人员进行定期培训。同时，还可以建立老人带新人、一对一的带人管理制度，让管理人员能够用最短的时间掌握最优的档案管理技能，从而使得管理人员可以单独完成某项工作，进而提高事业单位档案管理工作的效率和质量。

（四）加强档案管理基础设施建设

事业单位在管理人事档案时，还需要重视基础设施建设。首先，在开展档案管理工作时，需要建立网络管理平台，并将电子档案保存在该平台中。同时，还应当在计算机中安装杀毒软件，从而尽可能完善软件、硬件设施，最大限度提高档案管理环境的安全性。其次，要加大资金投入，不断优化档案室，并做好对纸质档案的保管工作，最大限度避免档案被损坏的情况发生。在管理纸质档案的过程中，还需要专人管理，定期检查纸质档案，并将档案分门别类放在相应的位置，以便对纸质档案进行管理。

人事档案管理还应当注重对信息安全化建设的管控。首先，在人事档案管理过程中，要重视信息安全化建设，并定期检测并清理计算机里的病毒。其次，要建设好计算机的安全防护系统，并搭建多级防火墙，才能确保重要档案信息的安全。最后，针对机密档案还应当建立密钥，并将权限交给管理人员。同时，如果有关人员要对档案进行调取，還要核实其身份信息，从而最大限度的保障档案信息的安全性，提高人事档案管理的水平。

（五）推动信息化人事档案管理进程

在大数据环境下，人事档案管理工作需要信息技术的支持。首先，在进行档案管理工作前期，就必须建立健全网络管理平台，通过网络管理平台将纸质档案存储到云计算机中，并建立电子档案室来提升资料的管理使用效率。其次，还要加大对人才的投入，并安排其对硬件设施进行定期的检查和维修，从而确保其能够正常运行。再次，在对软件进行建设的过程中，还应当选择较为高端的软件，才能巩固防火墙。最后，纸质档案还要安排专人进行管理，做好纸质档案的防火防潮工作。为了方便以后的存取和使用，还应当调整其摆放位置和顺序。

四、结语

在大数据时代的发展背景下，信息化进程不断加快，各行各业都在密切关注着信息化建设。事业单位人事档案管理要想做好对人事档案的管理，就必须研究当前发展的现状，并对其进行全面的剖析，尽可能的分析本单位在人事档案管理过程中存在的问题以及优势，针对存在的不足，还应当不断进行优化，才能紧跟大数据发展的步伐，有效的促进人事档案管理工作的开展。

参考文献

[1]曹军.大数据背景下人事档案管理模式探讨[J].卷宗，2018（06）：26.

[2]郑立玉.大数据背景下人事档案管理的创新探讨[J].视界观，2019（11）：133.

[3]倪瑾瑾.大数据背景下人事档案管理的创新路径探讨[J].企业改革与管理，2019（22）：68+71.