刘立新

【摘要】在信息大爆炸的背景下，事业单位传统的档案管理模式已经难以满足其发展的需求，且暴露出许多新的问题，如档案丢失、数据泄漏等，所以需要事业单位发挥先进技术的作用，加快档案管理模式的改革与创新，其中大数据技术的出现，便给事业单位提升档案管理水平创造了有利条件。基于此，本文主要分析在事业单位档案管理中大数据技术的运用，以供参考。

【关键词】事业单位  档案管理  大数据技术

一、事业单位档案管理的现状及问题

在事业单位传统的档案管理模式中，主要是通过人工检索和纸质记录的方式进行档案管理，这样落后的档案管理模式与时代发展要求并不相符，而且在花费较多人力物力成本的同时，还容易出现错误，所以需要事业单位进行档案管理的创新，只有这样才能够更好地适应时代的发展，才能够更好地服务于社会。然而从实际的情况来看，当前事业单位在档案管理方面仍然存在许多不足，主要表现在以下几个方面：

（一）档案风险问题较突出

任何事物都有其两面性，在信息化时代，大数据技术的出现，虽然给事业单位档案管理创造了有利条件，但也同时带来一些风险和不确定因素。尤其是随着互联网快速发展，数据盗取、个人信息盗卖等问题屡见不鲜，一旦有不法分子侵入事业单位档案系统内部盗取信息，那么势必会对事业单位造成严重的损失。因此，如何有效利用大数据技术加强档案的安全防护，是事业单位档案管理创新过程中重点需要解决的问题。

（二）档案管理制度不完善

任何工作的开展都需要一定的制度支撑，档案管理也不例外，然而从实际情况来看，许多事业单位的档案管理制度并不完善，对于日常档案管理工作也未作出明确和具体的规定，使得档案管理人员更多是依靠自身的经验来进行，缺乏可以依靠的具体章程，因此导致档案管理工作存在随意性和不确定性。另外，由于缺乏完善的档案管理制度，也使得内部工作人员责任意识不强、分工不明确，以致于问题出现时存在责任相互推诿的情况。

（三）信息化水平较低

大数据技术的出现，给事业单位档案管理创新创造了有利的条件，许多事业单位档案管理工作也纷纷朝着大数据方向发展，但是在转变期间，也暴露出许多新的问题，比如有的事业单位信息化水平较低，尤其是在档案管理系统维护检查方面投入较少，使得档案管理系统存在较多安全隐患和不确定因素，同时在监督方面也缺乏有效的制度，使得档案管理制度难以有效落实。

二、事业单位檔案管理中运用大数据技术的对策

（一）加强信息化档案的安全存储管理

随着时代的进步和社会的发展，现代信息技术被广泛应用于各行各业中，事业单位也要顺应时代发展的变化，加快先进技术的科学运用，促使档案管理朝着现代化、信息化的方向发展，不断提升档案管理的效率与质量。对此，事业单位应当以建立档案管理信息系统为着力点，利用大数据技术进行档案数据的管理，同时借助计算机系统中的光盘存储管理及系统保护，以此对档案数据进行有效保护，并及时进行档案数据信息的更新和完善。另外，档案管理人员也要增强档案数据的安全防护意识，在加快档案管理信息化建设的过程中，要做好档案的安全存储工作，避免出现档案丢失、数据泄露等问题发生。所以要求事业单位档案管理人员要积极学习先进技术，能够科学进行信息化档案分类的同时，借助信息技术对重要性的保密数据进行存储和加密保护，并加强档案管理信息系统的监测，一旦发现异常问题及时检修，确保档案信息安全存储和传递，从而提升档案管理信息系统的安全性和可靠性。

（二）构建完善的档案信息数据库

随着互联网快速发展，信息传输方式也发生了较大变化，事业单位也应当充分利用大数据技术建立起完善的档案信息数据库，以此促进资源共享，并实现数据信息的有效传递。比如，事业单位通过大数据技术建立起档案信息数据库，这样如果某一部门需要调取某一职工的档案信息时，可通过审批授权的方式进入数据库进行查看，这样可以更好进行相关工作的安排。

（三）进一步完善档案管理制度

为了有效提升事业单位档案管理水平，还需要进一步对现有的档案管理制度进行完善，这是促进档案信息化管理发展的必要途径，也是实现责任到人、分工明确和集中管理的重要基础。对此，事业单位在完善档案信息化管理制度时，可通过这几个方面着手：首先，充分发挥大数据技术进行档案数据的收集和整理，并在计算机系统中分类进行档案信息的管理，以便后续能够更好地进行档案的查阅和检索，提高档案工作效率;其次，事业单位在完善档案管理制度时，应当将绩效考核制度融入其中，并制定合理的奖惩条例，以此强化档案管理人员的责任，并从根本上提高档案管理人员的工作积极性。另外，在日常工作中，给予优秀职工相应的奖励，并加大宣传力度，从而促使更多人积极参与档案管理工作中。

（四）重视档案信息化人才队伍的建设

事业单位在档案管理中运用大数据技术时，也要充分重视档案信息化人才队伍的建设，尤其是档案信息化管理工作对专业人才的要求更高，需要强大的人才队伍得以支持，才能够更好地开展档案信息化管理工作。对此，事业单位要加强相关工作人员的培训和教育，各部门领导在合理分配人员工作任务的基础上重视他们综合能力的提升。同时，事业单位也要重视人才的引进，以此为档案管理部门注入新的活力，并定期对其进行培训，采取多样化的教育方式，如经验丰富的员工对新员工进行业务培训、邀请行业专家进行档案管理知识和技术的培训，以此壮大档案管理队伍，进一步提升事业单位档案管理信息化水平。

三、结语

综上所述，在信息化时代背景下，事业单位传统的档案管理模式已经不能满足其实际发展的需求，需要借助先进技术进行档案管理模式的创新。而大数据技术的出现，给事业单位档案管理工作创新带来契机，但不可否认也带来些许挑战，所以要求事业单位要积极应对，加快档案信息化建设，建立起更加完善的档案管理体系，从而更好地发挥档案管理的作用，促进事业单位的发展。

参考文献：

[1]曾超.事业单位档案管理信息技术应用研究[J].办公室业务，2020，（11）：55+57.

[2]马晓娅.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].时代经贸，2019，（18）：50-51.