李文峰

【摘  要】传统的档案管理效率较低，对档案的分析与整理不够，不利于发展。随着时代的发展，信息及电子技术被迅速应用到档案管理中。由此，电子档案应运而生。由于电子档案具有机读性、数字化性、信息存储量大、占有空间小等特点，从而赋予了档案工作新的特征和内涵。

【关键词】档案;管理;电子化;应用

一、电子档案概述

電子档案主要以数字编码的方式将信息存储于磁盘、磁带和光介质之中，同时，计算机能够准确识别并科学处理电子档案中的信息，该信息以数字代码序列完成网络传输。如信息准确地记录于存储载体后，则成为数字化信息，并具有较强的机读性特征，存储信息的数量较大，信息内容尤为丰富。

二、电子档案管理的特点

电子档案管理模式的优点如下所述：其一，管理便捷。电子档案经压缩技术处理后，数据信息占用的空间较小，便于保存。其二，数据信息传输速率快。电子档案的数据信息传输速率较快，便于查阅与调用。正是因为电子档案管理模式的这些优点，使其受到企业的高度重视。但需要注意的是，电子档案管理模式也存在一定的缺陷。随着互联网的快速普及，网络环境也越来越复杂，电子档案中的数据信息极易因黑客攻击或病毒侵袭而泄露。一旦数据信息泄露，就会给企业造成无法预估的损失。另外，电子档案的加密程度直接决定了数据信息的安全程度。由于技术方面的限制，增加了数据信息的安全隐患。

三、档案管理电子化应用中注意的问题

（一）电子档案的安全性问题

档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以移动硬盘、光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能有时不稳定。而且对环境温度、湿度、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限存在不确定性。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。

（二）纸质档案的处理问题

在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。然而电子档案的产生并非是纸质档案的消亡之日。不可能全面抛弃传统档案的运行方式，因此绝对不可忽视传统档案工作的统筹安排，需要尽快实现纸质档案的数字化。使电子档案和纸质档案尽快接轨。

（三）办公自动化与电子档案管理无缝结合问题

在科技高速发展的今天，办公自动化逐步占主导地位，每天处理的公文数量急剧增加，虽然电子文件有逐渐替代纸质文件的趋势，但在现阶段，文件的归档依然以纸质文件为主。由于设计和开发人员手段不统一，使得电子档案系统和办公自动化系统不能无缝结合，电子文件归档相对滞后，即使归档后文件的准确性也无法保证。

（四）电子档案管理工作人员知识结构的问题

目前多数档案管理工作人员知识结构及知识更新速度跟不上科技的发展，面对新的需要显得难以适应、无所适从。电子档案管理工作已成为一门集计算机科学与档案学于一体的综合性的学科。电子档案管理人员除了要掌握档案管理专业知识，还要不断提高现代化管理技能，同时还要掌握其他相关学科的知识，这样才能适应档案工作现代化需要，才能从根本上保证在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存。

四、档案管理电子化应用措施

（一）电子档案的存储及保管

电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、物理损环等因素影响，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备。保持良好的温度和湿度，并能满足避光、防尘、防虫、以及防机械磨损和强烈震动等条件。同时做好电子档案数据备份恢复工作。备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。

（二）加强网络的安全管理

随着互联网的快速普及，网络环境也越来越复杂，电子档案中的数据信息极易因黑客攻击或病毒侵袭而泄露。一旦数据信息泄露，就会给单位造成无法预估的损失。另外，电子档案的加密程度直接决定了数据信息的安全程度。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限。安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。积极采用密匙管理、数字式签名等先进技术手段，保证电子档案管理网络的正常运行。同部门、不同人员的查阅权限，并对所利用的电子档案进行全程监控并自动记录，防止电子档案被篡改而造成不可挽回的损失。

（三）对文件进行安全监控

在一般电脑系统中，文件内容若有任何改变，电脑并不会加以记录，因此更改文件的动作会不留痕迹，这使得事件发生后，追查毫无线索。因此要让电脑详细记录在存取电子文件时候留下的所有异动记录。

（四）完成对纸质档案的数字化

纸质档案电子化可以改善档案管理工作，才能尽快适应信息时代的要求。因此需要尽快将现有纸质档案通过扫描实现原文件数字化，建立文件目录和扫描后的电子文档一一对应关系。

（五）办公自动化系统和电子档案无缝集成的开发工作应用

使电子文件能及时归档，增强文件利用的时效性。要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。

（六）提高档案工作人员综合素质

随着信息化的发展，对档案管理工作人员的要求也越来越高，要树立档案工作者的风险意识，提高政治素质、职业道德水平，强化保密意识、加强对密码、口令、机房安全管理及应用软件、数据库管理的维护工作，系统掌握现代管理知识和档案专业知识，努力优化知识结构，以适应信息时代档案工作的需要。

结束语

电子档案的出现，给传统档案工作带来了诸多的挑战，但电子档案的应用也是势在必行，大数据和信息化时代已经成为主流发展趋势，档案工作要适应不断更新技术革命的挑战，必须尽快加强对电子档案管理应用和探索，掌握现代化管理的有关知识和技术，以适应档案事业的发展要求。