于淋婷　赵浡琳

【摘  要】随着计算机在会计领域的普及和应用，计算机成为会计工作发展的方向。为了适应会计工作规范化、现代化的客观要求，运用计算机管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。本文主要对计算机系统在会计档案管理中的应用以及会计电算化控制方式进行研究。

【关键词】计算机;会计;应用管理

一、运用计算机管理会计档案的特点

传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。单位实行会计软件以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。运用计算机管理会计档案具有以下一些显著特点：

1、运用计算机管理会计档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的数据及其他磁性介质或光盘存储的数据。即会计档案存储的范围和领域扩大了。

2、传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，才具有生命力。即会计档案的调用需要一定的软、硬件环境。

3、运用计算机管理会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。

4、运用计算机管理会计档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响，即对会计档案的安全性、完整性要求更高。

5、实行运用计算机管理会计档案的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计档案更需要科学地管理。

二、如何做好运用计算机管理会计档案工作

为了更有效地做好运用计算机管理会计档案工作，我们必须根据计算机管理会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。

1、计算机管理会计档案的收集。所谓计算机管理会计档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

2、计算机管理会计档案的保存。由于计算机管理会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个电算化会计系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

此外，还应注意计算机管理会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此，笔者建议计算机管理会计档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。显然，其收集与管理工作也是比较艰巨的。

3、计算机管理会计档案的利用。即会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：（l）所调阅的会计档案的版本号与当前会计软件系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过计算机软件系统中的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可;（2）所调阅的会计档案的版本号与当前会计软件系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的计算机系统，然后再进行调阅。

三、运用计算机会计档案的整理与再利用

运用计算机整理会计档案有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为单位决策者提供可靠的决策依据，另外还可以得出本单位、本部门的过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用计算机会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现电算化会计档案的再利用。

实行计算机管理会计档案之后，除了日常的事务外，我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范等问题。做好了以上工作，我们有理由相信运用计算机管理会计档案的工作一定会更好。

四、会计电算化环境下新的会计信息处理方式和要求

与传统的手工账务系统相比，由于电算化条件下会计信息处理方式和流程发生了变化，使会计工作机制也发生了质的变化。传统手工账工作流程是：原始凭证→授权批准→财务审核→制单→经财务分工后登记日记账、明细账、总账→手工账试算平衡→报表编制→账证表核对与控制。会计电算化工作流程是：原始凭证→授权批准→财务审核→对合格凭证进行凭证输入（制单）→电算审核→计算机系统处理→账表输出。从以上工作流程可以看出，会计电算化与手工会计有很大的区别，在电算化条件下，会计信息系统是按计算机数据处理系统组织起来的，除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人员操作外，经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成，这种数据处理的集中性，使得传统组织控制功能減弱。同时，由于会计信息系统是将输入的数据集中存储于一个数据库文件中，根据程序设定的方式进行多重处理，多层次输出所需要的会计信息，因此，会计信息系统中不区分总账和明细账、日记账，这虽然使数据处理流程大为简捷，但也使账簿间的相互控制不复存在，使账证核对、账账核对失去作用。因此，手工条件下行之有效的内部牵制网，在电算化条件下已难以发挥其作用，会计电算化内部控制出现了很多新问题，表现为：

1、计算机的使用要求企业加强会计核算的管理计算机的应用使过去反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作底稿等书面形式的会计资料减少了，有些甚至消失了。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，在每一项交易发生时，有关该项交易的信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，使原来在核算过程中进行的各种必要的审核工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。因此，电算化会计系统下的内部控制，增加了对计算机系统的管理，以及在此基础上的对人、机系统的有效监督。

2、计算机的使用要求企业会计人员提高业务素质和道德素质电算化会计系统的应用，要求会计从业人员必须具备会计专业知识和计算机基础知识，这是保证企业会计信息真实无误的基础。此外，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，甚至能不留痕迹地篡改，数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。利用计算机犯罪具有很大的隐蔽性，造成的危害和损失比手工会计系统更大，因此，电算化会计系统的内部控制难度高，需会计业务人员有较高的业务和道德素质。

五、我国电算化会计系统下的内部控制现状

1、数据保密性、安全性差，致使非法篡改现象严重在一定条件下，企业会计数据是绝对秘密的。

作为财务软件的加密，目前主要是对软件系统而言，财务软件公司只考虑自身的经济利益，防止盗版，但对用户会计数据保密性、安全性涉及不多。会计数据基本上是以一种开放式的关系数据库格式保存。只要懂得这种数据库操作，就能很方便进入账套数据库系统，从而进行非法篡改。

2、企业对系统日常维护能力差，会计人员电算化水平急待提高系统日常维护（系统操作维护）主要解决在日常操作中计算机硬件、软件出现的故障。尽管计算机硬、软件商家有较好的售后服务，但一些企业对计算机出现的一些故障，论其故障大小，都由商家维修，这必定会增加企业管理成本。并且，大多数会计从业人员只能进行一般的电算化操作，很难适应日常维护、电算化管理、电算化组织与实施等高层次的电算化工作，因此，会计人员电算化水平急待进一步提高。

六、计算机会计信息系统内部控制的应对方法

作为企业，首先应转变观念，及时调整，形成一套行之有效的内部控制制度。同时，在进行内部控制时要注意从企业全局出发，加强企业整体的宏观调控。具体做法如下：

1、组织结构控制

企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室;也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模，符合企业总体经营目标，并且，应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。

2、电算化会计系统控制

这是企业内部控制的核心，企业应依据会计法和国家统一的会计控制规范，制定适合本企业的会計制度。

3、资产保护控制

就是对实物的采购、保管、发货及销售等各个环节进行限制接近、定期盘点、记录保护、账实核对、财产保险等控制。在实际工作中，现金、银行存款、其他货币资金、有价证券和存货等变现能力较强的资产必须限制无关人员直接接触，货币资金的收支管理只能限于特定的出纳员，支票等重要票据的签发，必须是单位指定的负责人，存货的实物保护可以有专职的仓库保管员控制。达到保护单位资产的安全完整性，防止资产流失。

4、职工素质控制

必须加强员工的技能素质和道德素质。由于电算化会计系统对会计从业人员无论从技术上还是道德素质上有了更高的要求。所以，企业在招聘、使用、培养、奖惩等方面对职工的职业技能素质和职业道德素质要进行控制。

七、结语

随着计算机技术在计算机会计信息系统中应用，正在极大地改变着当前的会计信息系统的工作方式，给计算机会计信息系统带来了新的机遇和挑战，同时也给计算机会计信息系统的内部控制带来了许多新的问题和新的风险，使得计算机会计信息系统的组织管理控制、系统开发与维护制度、计算机操作制度、硬软件控制、系统安全控制、系统文档控制、计算机处理与数据文件的控制发生变化。因此，创新和完善计算机会计信息系统的内部控制制度已刻不容缓。

参考文献：

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[2]论会计信息的相关性和可靠性[J].米小霞. 财会月刊.2009（35）

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