中小企业存货管理重要性及对策分析

2020-12-07徒军政

商场现代化 2020年19期

徒军政

摘要：存货管理对于企业内部的控制而言十分重要，是推动企业实现目标、执行经营方针以及决策、保障财务收支合理的重要控制系统。中小企业是我国经济的重要来源之一，随着经济的发展我国对中小企业的支持力度越来越高。在日益激烈的市场竞争当中，中小型企业只有提高自己的竞争能力，尤其是在存货管理方面，才能够提高自身企业的经济效益。本文分析了中小企业存货管理的重要性，并研究了其中存在的问题及原因，进而提出了相应的对策，希望能够对中小企业的存货管理贡献出自己的力量。

关键词：中小企业;存货管理;重要性;对策

前言：我国目前大部分中小企业对于存货管理方面都有着诸多不足，怎样加强存货管理成为亟待解决的重要问题。做好存货管理，能够让资金的周转速度加快，减少运营成本，让企业的各项经营活动的开展得到保障，满足市场需求，进而提高中小企业的经济利益，加强自身在经济市场中的核心竞争力。我国现在中小企业在管理存货方面的水平比较低，就导致企业不能对资金合理利用，让企业陷入危机之中。存货对于企业而言是重要的资产，中小企业在存货方面的管理水平和企业资金的占用以及运作有着直接的关系。存货和固定资产、非流动资产的直接区别之处在于存货是为了销售产品，达到最终盈利的目的。

一、中小企业加强存货管理的重要性

1.存货的概念

在企业资产中存货是比较重要的一个环节，是流动性资产，企业存货是为了能够顺利开展日常的生产以及经营活动，存货主要有两个特点，其一，存货必须是企业本身所拥有的财产;其二，企业存货的目的是为了生产商品或者是销售，这也是和固定资产相区别的特征。总体而言，存货就是为了维持企业正常的生产经营，获取更高的经济效益。

2.存货管理的概念

存货管理从字面意思来看就是对存货进行管理，主要管理的内容为存货信息、监管存货流程，根据不同行业的特点以及存货的性质制定具有科学性的保管方法。具体表现为用科学的方法管控原材料、半成品以及库存商品，最大程度地减少货存数量以及成本，降低存货所占企业的资金比，控制存货成本，加快存货的运转的速度。中小企业的最终目标就是提高自身的经济效益，能够对存货进行有效管理，企业产品的生产以及销售不在同一个时间内，对于这个时间差就可以将存货的作用体现出来。实施科学的采买计划不但可以控制存货成本，还可以避免企业发生缺货现象;选择适合自身企业的存货管理方法可以有效减少管理所花费的费用，减少发生产品缺货或者损坏的几率。

3.存货管理的意义和作用

第一，维持企业经营生产活动。存货是保证企业正常经营的物质基础，也是资金运转的重要环节。许多中小企业在最开始的发展时期，因为规模比较小，资金运转紧张，所以要合理使用存货管理，对资产进行有效运转，提高资金的流动速度，让企业得以持续发展。所以，需要对存货加强管理，让资产的流动速度变快，有利于中小企业在激烈的市场竞争中占有一席之地[2]。

第二，提高资金使用率。企业运营的第一步就是采购，将货币资金变成实物资产，再经过加工、售卖等方式让现金流入，让经营形成良性循环。经营企业的目的就是获得现金收入，为企业获得经济效益。因此，有较好存货管理方式的中小企业，能够更好地运转资金，提高利用率，让资金的价值得以最大化，让企业的经济效益更高。

第三，减少经营成本和风险。保证中小企业运行的重要部分就是存货，也是重要盈利的组成部分，假如没有妥善管理，就很容易会造成库存的浪费以及积压。如果存货占据的资金过多，那么就会导致资金比较紧张的企业面临资金断裂的危险。除此之外，如果企业的库存数量不合理，当发生没有及时采购时，就会造成销售活动被迫停止，没有办法进行经营活动，进而为企业带来巨大的损失。加强对存货的管理，能够让企业更加安全地存货，有效控制存货成本，使經营有序开展得到保证，规避经营以及管理方面的风险。

第四，提高服务水平和市场占比。中小企业相比于大型企业而言，在品牌推广、规模、资金等方面存在一定的劣势，加强存货管理能够有效缓解物资与资金之间的压力，既可以使销售需求得到满足还可以让物资的周转加快，保障中小企业可以连续进行经营活动，及时供货，满足客户对商品的需求，让客户的满意度提升，进而扩大在经济市场中的占比。

第五，促进部门间的配合。存货需要具备流动性，采购、生产以及销售等各个环节都会有存货。良好的存货管理，不光需要采购部门和需求部门进行良好的接洽，还需要经销部门和职能部门的共同配合。良好的存货管理，能够提高各部门之间的配合程度，可以让企业内部的整个信息循环更加顺利，让各部门之间可以高效合作。

二、中小企业存货管理中存在的问题

1.存货制度不健全

不健全的存货制度对企业会带来直接或者间接的经济损失，例如采购存货以及验收存货，假如是由一个人或者是一个部门负责，那么就会造成“集权”现象，很容易导致负责人以权谋私，在其中获得利益。管理仓库的部门人员也只是把需要入库的商品单子发送给财务部门，并没有认真地去审核货品与单子上的数额是否一致，财务没有办法获取真正的采购数量以及实际价值，就会造成财务的存货账单和库存发生误差，影响企业的经营活动。在存货从仓库部门发出时，可以只通过口头传达就可以获得存货，也不用出库单据，这就会造成财务不能准确核算库存的出货成本，以及是否存在合理领用以及浪费的情况，更不利于对企业成本进行管控。

2.存货管理信息系统建设落后

对于大部分中小企业而言，信息化建设的成本比较高，主要存货管理的方式为手工记账，没有比较先进的信息化建设，但是使用手工记录的方式去存货进行管理，就很容易出现不及时更新数据资料的情况，也会加大丢失数据的风险与几率，尤其是集团化的中小企业，对数据统计和分析极为不利在购进存货或者出库存货时，仓库相关负责人员都没有办法做到把出库单据、入库单据等及时向相关部门汇报，这就会让财务部门的工作人员不能及时知道信息，也不能确定信息的真实性。相关管理部门也不能及时掌握所有采购的存货情况，例如种类、成本、数量等，使管理部门无法发挥出足够的决策权。除此之外，中小企业在扩大规模发展成为集团管理的过程中，因为信息建设跟不上发展的步伐，会和其他具有信息建设的企业之间拉开差距，让自身企业的竞争力减弱，限制自身的发展。

3.缺乏科学的采购计划

中小企业通常都不会具体规划对存货的需求，这就会导致在采购存货时发生混乱或者是过度浪费资金，并且在经营中小企业时，常常会出现需要临时采购的情况，让企业的成本超出控制范围，导致成本过高。按照规定，采购存货应该根据部门的需求汇聚在一起进行统一采购，然而在实际操作过程中，部分部门会出现没有按照采购需求提出采购申请，而是根据自己的喜好来提出采购要求，除此之外，有些负责采购存货的人员还存在没有按照库存情况或者实际销售情况进行采购，就会导致采购的存货与实际需求的存货发生数量、种类上的差异。而作为供应商，所提供的货品选择也比较单一，和市场价格差不多，这就在一定程度上加大了中小企业采购的成本。因为没有比较详细的采购计划，也没有规划具体的责任，当企业管理人员发现货物不符或者是其他意外情况时，没有办法去追究责任，造成企业利益受到损害。

4.存货账务处理不规范

有些中小企业没有配备齐全专业的财务人员，导致财务岗位上的工作人员没有相关的业务能力，不能合理地使用会计政策，而错误的处理就会让财务报表无法将企业的真实情况反映出来，例如，财务在月底核算出库的存货成本时，财务人员会将库房所提供的单据作为唯一的判定依据。在没有取得本月所有仓库存货进出账单时，私自将以往的价值直接变成存货的成本价格，在获得账单后也没有和之前自己记录的成本价格进行比对，就会導致成本账单和财务账单发生误差。在存货进入仓库时没有统一的结算成本方法，导致对存货成本的估价过高或者过低，对中小企业的负债情况造成直接影响，进而不利于对企业各项指标的运算与核实，导致会计对企业的发展做出错误判断。

5.岗位胜任及绩效考核不周全

许多中小企业一般选择年纪大的员工去看守存货仓库，认为仓库只需要员工看管不丢东西就可以，就没有安排专业人员进行管理，没有意识到存货是一项实物财产，和金钱有着直接的关系，中小企业没有选择专业人才去看管存货仓库，这在一定程度上就会造成在对存货进行管理时发生混乱、账目也没有做清楚的情况，为企业间接地带来经济损失。同时，存货管理的相关负责人在考核上也没有做到严谨，大部分企业认为只要认识字、能够算明白数就可以，没有充分考虑到和实际工作上的关联，只是一种形式考核，不具备任何的实际意义，没有抓住考核要点，对绩效管理没有任何帮助。

三、完善中小企业存货管理的对策建议

1.健全存货管理制度

中小企业首先需要做的就是建立起正确的存货管理理念，将目前存货管理中存在的问题进行深度分析，进而具有针对性地去完善以及建立相关的存货流程以及相应制度，对存货采购、验收以及出库等环节的步骤严格规定，管理层领导加强对于存货管理的授权以及审批制度，让存货管理工作变得更加细致化与便捷化，与此同时，企业需要在控制靠内部的前提下，建立健全的存货盘点机制。例如，在保管存货的过程当中可能会发生因为没有恰当保管而造成存货被损坏或者是丢失的情况，所以就需要仓库的负责人定期对存货进行盘点，向上层负责人及时汇报存货仓库的情况，包括数量以及分布等信息，并且附交一份具体的存货盘点数据报告。对于资料中存货数量和实际存货存在差异的产品，仓库负责人应该将原因以及相关改进意见进行标注，并且进行盘点的负责人要在报告上签字，避免其他人员冒充。此外，内部审计部门要把监督管理的作用充分发挥出来，并且制定明确审计部门的职责权限，对相关产品进行定期审计，便于及时发现仓库中存货管理存在的问题，让被检查的部门在规定时间内整改，避免问题越来越严重。

2.加强信息化系统建设

现代化企业管理中应用最多的管理模式就是ERP系统，包括企业运营、财务计算、营销、存货等方面的管理，通过系统化的思维模式，提供给企业以及员工决策上科学合理的支持，是应用比较集中的系统。EPR系统利用网络大数据对企业工作进行统计与管理，将复杂繁琐的工作内容简单化，不但可以对存货管理实施动态监管，还可以对存货成本进行准确核算，极大程度地提高了企业的工作水平以及办事效率。例如，进行集团化管理的中小企业可以在ERP系统上对各单位的存货进行管理，例如申请采购、存货出库、入库等，并且对供应商以及产品信息采取完全保密制度。在共享信息的基础上，可以帮助监管部门对存货进行抽查与核实，利于比对实际存货信息与资料中存货信息，找到其中存在的差异，并通过一系列方法去解决问题，让实际存货信息和资料中的存货信息达到一致。同时，ERP系统还可以实时自动生成存货的入库与出库明细表，让相关的管理人员能够及时对存货进行分析，为管理层对存货的管理提供重要依据。

3.科学管理采购计划

采购计划在采购活动当中是比较重要的一个要素，各部门都应该根据自己部门的实际需求向相关采购部门提出合理的采购申请，并且制定出清晰、准确的采购申请表，表明需要采购的名称、种类、数量以及厂家信息等，负责采购的人员在拿到各部门的采购申请表后，要先和各需求部门以及仓管部门进行沟通，保证库存还有存放的空间，当库存空间不足时，采购人员就需要再次和各需求部门进行沟通，将可购买可不购买的存货就先不买，在协商一致后，再次和仓库负责人确认，假如仓库可以放下，那么就可以按照现在的需求表进行采购，如果还是库存不足，那么就需要再次和各需求部门沟通，直到仓库可以容纳此次采购商品。在制定采购申请表的时候，各部门都需要将产品出库情况、季节需求情况、市场销售情况等因素考虑在内，并且把握好采购数量、库存余量以及采购次数，注意找到三者之间的平衡处，严禁根据自己的意愿去采购存货，导致仓库中存货堆积，让原本应该储存的货物没有地方，并且积压大部分的资金在仓库内，造成企业资金运转困难，对企业的经营活动造成不利影响。所以，需要对采购成本合理控制。进而提高存货的利用率以及周转。

4.规范统一存货账务处理

第一，中小企业应该加强对管理仓库会计人员的业务指导，让其明白自己的工作范围、工作意义等，让会计人员对企业的外购存货以及其他不同时期的存货统计在同一个账务内，标明具体时间以及存货的数量、品类等，便于监管部门人员的抽查与检验，也可以加快月末对存货成本的核算。第二，中小企业，需要对供应商进行科学、理性的选择、评估以及定价，这一工作需要由不同人员分步骤进行，避免由同一个人或者同一个部门负责时发生主观意见，自己认为这一供应商好与不好，导致最后因为选择错误对企业的发展造成不良影响或者带来隐性威胁。相关负责人员应该根据自身企业的实际情况进行协议采购或者是招标采购等比较公平、具有法律效益的采购制度，保证企业所采购的存货在计价方面合理、准确。除此之外，需要将存货的计价方式保持一致，统一发出，确定存货所发出的计价方法后不能够私自随意更改以及违规，这样可以有效防止人为去控制存货成本，进而增加表面的利润，实则是增加中小企业的存货成本，造成企业的资金运转紧张，限制正常的经营活动。

5.建立存货管理绩效考核机制

中小企业应该引进专业人士对存货进行管理，让更多专业人才加入到自己的企业当中，除了以上专业性强的能力之外，企业在招聘存货管理人员时还应该对其经验以及信息技术的使用情况进行考核，合格后才可以进入到企业内部工作，此外，企业还应该定期对存货管理人员进行培训，拓宽其对存货管理的了解程度并且更新员工对于存货管理的手段与方法，更好地为企业运营提供帮助。企业还应该建立起存货绩效的考核制度，让每个人员都具体负责哪个环节或者是部分，明确每个人的职责以及相应权限，避免员工之间互相推卸责任。把采购申请、执行管理等指标进行量化打分，将存货的损坏、丢失等放入到绩效考核内，和员工的工资相关。让负责存货的相关管理人员参加企业的营销会议，对企业有着更进一步的了解，掌握基本营销状况，并且可以更加准确地掌握存货需求，和本企业的经营决策更加符合。同时，存货管理人员也应该多参考国内外先进企业存货管理的有效经验以及方法，并且结合自身企业的实际情况及特点制定属于本企业的存货管理，进而提高存货管理质量以及水平，促进销量，为企业带来更高的利益。

四、结语

中小企业必须高度重视存货管理，将有效资源合理分配，完善现有的存货管理制度，这样能够帮助企业减少存货成本与节约资金。从实际问题出发，及时发现存货管理中的问题，并采取相应措施解决掉，中小型企业在对存货管理的过程中，需要注意科学有效的存货规则，实施合理的内部控制手段，进而保证企业可以高效利用存货，避免仓库中积压或者缺少存货，影响日常的经营活动，损失企业的经济效益，最大程度地提高资金运转，让存货管理和经营销售相对接，提高存货管理的水平以及质量，从而增强自身企业的经济市场中的竞争力，保证企业能够可持续发展。

参考文献：

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