（龙江县机构编制数据服务中心，黑龙江 齐齐哈尔 161100 ）

一、信息化背景下文书档案管理存在的问题

（一）文书档案信息化程度不够

以前的文书都是纸质的，这样既不方便整理，也不容易保存，是一种比较原始的记录方式。虽然缺点十分显著，但仍有单位将其沿用至今，这是落后的表现，也让信息化管理很难落实。一些单位虽然做出了改变，但是保存的信息档案中，有很多内容都是错误的，甚至有大量的空缺。同时，没有做好纸质与信息化之间的过渡与平衡，出现了顾此失彼的现象，使管理不仅没有成效，而且有了很多缺陷。比较常见的就是销毁纸质档案，这样做虽然表面上能节省空间，并且不需要再耗费金钱与精力去保存，但一旦有信息出现了失真，我们就很难将其进行对比恢复。

（二）文书档案信息化利用能力不足

因为缺少经验，所以很多时候对于文书档案信息化的运用是片面的，这也是现在的一个通病。我们的目的不是把所有的档案都保存下来，而是要将其中的价值发挥出来，否则就是在做无用功。很多单位都做错了，它们没有在管理的同时，去完善并修正档案，所以其中的一些错误就会一直存在。因此，它们不会专注于对档案的利用，也就很难具备这方面的能力。在实际中，这是很大的缺陷，代表了单位不能独自将管理做好。

（三）缺乏完善的配套制度

在实施信息化管理时，经常能看到一些不正确的行为。比较有代表性的就是在一些档案在被借阅时，没有走正规的流程，只是简单地登记就可以，甚至很多时候都是没有获得批准的。一些档案还会被传阅，泄露是时有发生的，这几乎成为了一种常态。最严重的就是非法下载，这让管理变得形同虚设，同时也会涉及到安全问题。我们并不能将其简单地归结为某个人的错误，而是要看到其本质，也就是制度的不健全。

二、信息化背景下文书档案管理的优化策略

（一）优化理念与制度

在实施中，我们可以发现很多人的理念都是不正确的，他们只会以自我为中心去对管理，这样不仅做不好工作，还会让制度不能体现出效力。为了做出改变，理念就必须得到优化，同时配套的制度也要被完善。工作要有详细的规划，不能摸索着进行，而是要有条理、有目的地完成每一步。这样才能取得阶段性的进展。眼光要放长远，做出长期的规划，使管理一直都与现实同步，不断取得进展。在此基础上，要构建完整的制度，应当涵盖管理的方方面面，从而起到管控的作用。要将制度落实到所有的环节，这样才能使管理取得更多的成果，也防止出现违规的操作。要明确每个人的责任，不论做任何事，都要依从于制度，否则将被追究，这样就能体现出力度。考核也一定要与管理并行，从而检验员工是否有完成任务能力，也表面了对于态度的重视，对于其中表现优异的个体，要给予表彰，这样可以起到鼓励的效果。

（二）合理使用信息化工具

在进行工作时，一个功能完备的管理系统是必不可少的，这也是最主要的工具。因此，要做好系统开发，并且多进行单位之间的交流，使有限的经验可以不断增长，这样也有助于找到开发方向。要按照事业单位自身的特点来制定符合的管理软件，包括文书档案的分类建立、检索方式、档案的上传方式、档案的下载等多功能信息化工具都需要进行完善。我们不能只关注这些工具的功能，而是知道如何去使用，这样才能发挥真正的作用，而不是依赖于其来进行一些简单的工作。当然，所有工具的使用都是有对应要求的，所以要认真地学习，并在实践中锻炼，这才是现在需要做的。同时，我们要知道，这些工具本身是没有实体的，所以即使出错也不容易被发现，所以更加要做好每一步，在完成后也要反复校验。当然，包括系统在内的所有工具，使用前都必须获得批准，员工不能自把自为，也减少了诸如篡改、非法下载这些行为。同时，也要重视系统安全，做好保护工作，提高管理的安全性。

（三）构建新的管理模式

只有构建了新的管理模式，才能让创新真正地落实，否则就只是纸上谈兵。我们不能只是讲理论、写方案，而是要付诸实践，既要有一个大体的规划，也要逐渐去探索。这样做才能找到适合自身发展的道路，从而让管理可以变得更加贴合现实。为了使管理更加有序，也为了避免因为整体过于庞大与繁杂，而出现很多的错误，我们可以将其划分成多个并行的进程。每个进程都有不同的目标，但是其主体仍然是以管理为依托，从而减少无用功。同时，对文书档案的格式进行规范化管理，包括文书档案在网络平台进行查阅、借阅、下载、销毁等模式的过程中。举个例子，在需要获得一份档案时，必须要先想上级提交申请，并且要详细地描述出用途、使用时间、销毁时间等内容。同时，为了防止泄露，还要有销毁程序，这样就可以在达到一定时间后将档案效果。这样一来，不仅能够保证文书档案的安全性，还能够实现信息化文书档案管理配套制度的完善建立，让员工能明确自己承担的责任。

结语：随着机构编制数据服务中心的任务越发艰巨，文书档案管理的重要性慢慢地体现了出来，很多单位因为这项工作不足而妨碍到了前进的步伐，也让很多重要的资源被浪费掉了。为了不再出现此类问题，我们必须总结现有的缺陷，提出一种高度可实现的信息化企划案，这是就目前看来最行之有效的方法。