■ 谢春霞

随着数字化时代的到来，数字网络的迅速发展，传统的纸质档案管理模式已不适应现代化的发展，逐渐被数字档案管理模式所替代。2010年国家档案局发布《数字档案馆建设指南》，2014年发布《国家数字档案室建设指南》，积极推进数字档案馆及数字档案室建设的科学建设和管理，加快档案信息化步伐。按照国家档案局要求，很多的档案部门都在开展档案数字化和电子档案收集工作，数字档案在提高工作效率的同时，其安全保密工作也受到了极大的考验和挑战，笔者结合自己工作岗位谈谈数字信息时代下关于数字档案与保密工作的思考。

一、数字档案为档案利用带来方便快捷

数字化是档案工作的战略方向。档案数字化有利于档案永久存储与安全保密，有利于提高档案馆（室）工作效率和现代化水平，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。以云南省为例，云南省近年来已开始全面开展馆藏纸质档案数字化扫描工作，据统计，截至2019年底，全省档案数字化成果已达到20882319 件，其中，省档案馆现已完成馆藏档案数字化80%以上，完成馆藏档案数字化1.2亿页，馆藏档案100%建立文件级机读目录。随着数字档案数量的不断增长和对馆藏的覆盖面的增大，数字化档案保管与利用中的安全保密工作也迫在眉睫。云南省档案馆档案利用的查准率已达到100%，查全率超过95%，查阅利用数量也在逐年增加，2016年利用数字化档案99776件次，2017年利用数字化档案102461 件次，2018年利用数字化档案474712 件次，2019年利用数字化档案已达509131 件次，还创下单日为110 名利用者提供档案证明的记录，平均办理用时不到4 分钟。数字档案极大地提高了工作效率，为档案利用者带来了极大的方便。

二、数字档案与纸质档案的比较分析

数字档案是以计算机为基础对单位和个人在社会活动中形成的信息进行传输与存储。主要通过数字化的技术来对文件信息进行整理加工。纸质档案是建立在印刷技术上成立的，将各种文字信息印刷于纸张上进行存档。纸质档案历史非常的悠久，对人类的历史文明做出了巨大的贡献。数字档案与纸质档案有着非常多的相似之处，比如说它们都是机关、企事业单位、人民团体在社会活动中从事管理的一种渠道，从本质上来看都是文件存储的一种方式。

但纸质档案将逐步被数字档案所取代的趋势是显而易见的。一方面，由于纸质材料易老化、易破损、无法再生，长时间借阅、应用会对纸质档案造成影响，不利于档案的永久保存。另一方面，纸质档案便捷化程度以及共享性效果均不如数字档案，查阅利用纸质档案的工作效率较利用数字档案低下，纸质档案已满足不了数字中国的飞速发展和群众利用档案的需求，也不能充分发挥档案在社会经济建设和文化发展中的重要作用。因此，国家档案局在2020年6月修订的《档案法》中明确“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全”，同时明确“电子档案与传统载体档案具有同等效力”，从法律意义上保证了数字档案的法律效力。

三、建立健全科学的数字档案管理保密制度是做好数字档案保密工作的保障

由于数字档案的易于复制、更改的特性，对其安全保密的管理提出了更高的要求，必须建立健全科学的数字档案管理保密制度，才能确保数字档案的安全。

（一）建立健全数字档案保密制度

数字档案保密制度是做好保密工作根本，是档案工作人员开展工作的重要依据和保障，是增强工作人员警惕性和责任感的重要保证。一是应当依据本单位的实际情况，参照《档案法》和《保密法》及国家有关政策及法律法规，建立数字档案保密工作制度，对数字档案资料的登记、查阅、复制、保存、销毁和数字化扫描等工作程序进行明确的规定，对档案数据信息管理人员的工作要求和工作规范做出详细的规定。如云南省档案局印发了《档案安全管理办法》《数字化保密安全管理规定》等相关保密规章制度，并且在数字档案保密管理制度制定以后，根据实际实施中遇到的问题和新挑战，不断丰富、完善相关制度，保证制度的适用性和有效性。二是在涉密档案数据管理方面必须坚持专人负责、专门存放、全程管理、确保安全，可由一名专职管理人员进行管理和提供利用。涉密档案数据可根据内容进行保密等级划分，原则上保密等级为一般的涉密档案，应当经本机关、单位的主管领导批准，并严格履行报批手续后，允许在专用的涉密计算机上进行查阅利用；对保密等级重要的数字化档案内容须进行加密处理，即使在专用的涉密计算机内查阅也要由管理员输入查阅密码，查阅密码应当定时更新。对保密数字化档案都不允许私自拷贝和拍照等形式复制，管理人员应当对查阅过程进行监督。确因工作需要复制、下载的保密数字化档案资料应当向本机关、单位主管领导请示并经制发单位批准，方可复制、下载。复制、下载的涉密数字化档案视同原件管理，不可改变其密级、保密期限和知悉范围。为保证档案利用的及时性和安全保密性，云南省档案局专门印发了《云南省档案馆数据库管理暂行办法》以此来对档案数据库相关程序进行规范。

（二）建立完善数字档案查询和利用管理办法

数字化档案流失的一个重要途径就是直接的复制、盗取、丢失。建立完善的数字化档案查询和使用管理办法，防止在查询和利用过程中泄露和丢失。正确处理好数字化档案保密与利用、保密和开放的关系，坚持“保、放”结合。云南省档案局印发了《档案查阅利用工作规范》和《数字化档案利用流程》等规范，主要对数字化档案借阅利用作出了明确的规定，要严格按照审批程序办理。利用者只有持完整的利用手续才能查阅所需要的数字化档案；数字化档案管理者应当对利用者的身份、目的进行审核，针对利用的实际情况有选择的向其呈现数字化档案，不能简单地将涵盖所需信息的全部数字化档案提供利用，并对利用者的查阅地点和查阅方式进行限制和规定。

（三）采用安全技术性较强的专业档案管理软件系统是做好数字档案保密工作的基础

数字档案的安全管理离不开相关的软件，因此，在数字档案的管理中，必须采用安全技术性强的专业档案管理软件，一是应当按照信息安全等级保护的要求，采用相应安全保障技术方法，配备正版软件系统。数据安全与网络监控软件须通过国家安全认证，除安装正版的杀毒软件、第三方安全管理软件、移动存储介质保密管理软件和业务审计等安全管理工具外，禁止安装其无关软件。数字档案文件常以多种格式存储，不同格式的电子文件其解读的软件或程序也不尽相同，且电子文件本身具有极强的复制性，共享性，各个环节随时都有被损坏，丢失的可能性。选择数字档案管理软件时要充分考虑其通用性、安全性、技术维护、后期开发等因素，包括软件设计者的资质、信誉度等，确保软件的可延续性。比如有些档案部门曾选择了一些档案管理软件，但是随着信息时代的不断发展，该软件读取文件格式受到局限或者使用版本过低，又没有技术跟踪服务，数据无法读出，甚至找不到软件开发商的售后服务员，致使给档案工作带来诸多的麻烦甚至损失，更有甚者，为了节约经费，从互联网上随意下载一个数字档案管理软件，那更是漏洞百出，没有安全保障，因此选择一套安全技术较强的数字档案管理软件是非常重要工作。另外，在使用软件中还要落实专人管理、设置操作密码和使用权限。数字档案管理应结合保密计算机管理规定，按照三员管理制度，明确系统管理员、安全保密员和安全审计员的职责，并认真贯彻执行。在选择档案数字化加工公司时应考虑须具备相应的保密资质，并严格按照有关安全保密规范要求进行项目设计、系统开发和项目施工。二是数字化档案数据存储的安全保密。数字档案常用的存储介质一般保存于硬盘、光盘和U 盘中，对于存储介质应当进行一定的加密处理，防止再次被写入无关信息而遭到破坏，且应当装盒存放，防止有划痕、擦痕等意外情况，避免存储介质被损坏，致使档案数据信息丢失；档案数据应当做好备份工作，防止档案数据由于设备故障而丢失。

确保数字档案数据的安全和信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改是档案工作者的重要的责任，在数字档案管理工作中，档案管理人员要提高对新时代网络知识的学习，了解、学习和掌握先进的电子信息技术，熟练掌握计算机管理和档案管理软件应用及网络方面的知识，严格遵守操作规程和相关的规章制度，确实保证档案数据的绝对安全保密，防止失泄密、窃密等情况发生。