王艳琼

摘 要：在当前我国经济高速发展的背景下，高速公路的建设与规划数量逐步增加。运营高速公路的企业需要对档案进行规范化管理，以增加自身的工作效率。本文首先分析了档案管理存在的问题，随后深入研究规范管理的方法与途径。

关键词：高速公路;营运企业;档案规范管理

引 言

对档案的管理工作是档案机构为整体企业提供信息服务的各类业务总称，由于记录工作存在于生产经营等各项活动中，因此对大量的档案进行有效管理具有一定的必要性。高速公路经营企业档案资料是在生产、经营、管理过程中形成的具有保存价值的信息，其形式通常具备多样性，能够以文本、音视频文件等形式存储。由于生产经营管理过程中会产生大量的保存资料，进而形成庞大的档案数据，企业如果需要有效管理档案，就必须利用有效、科学的管理方法。通过管理档案，能够在一定程度上促进企业技术的进步以及利润的提高，达到提高社会效益的目标。如果沒有做好规范的档案管理，有可能会导致企业历史记录出现混乱，影响正常经营的问题。因此，做好档案管理工作是高速公路企业科学生产经营的基础，也是革新自身效率的重要保障，管理人员需要进一步提高档案管理工作的水平，为企业提供有效的档案管理工作。

一、当前高速公路运营企业档案管理存在的问题

随着高速公路项目由建成转入运营阶段，相关企业的档案管理内容和对象也会随之发生一定程度的改变。在这种情况下，档案管理人员所遇到的问题也会有所不同。当前我国高速公路运营企业在档案管理方面主要存在以下问题：由于企业本身的管理发展水平较为低下，缺乏集中管理模式，导致档案活动管理发生游离。对档案的管理过于松散，哪个部门使用档案便交由哪个部门进行管理，导致进行管理活动的资料分崩析离，无法有效实现正确的管理操作。同时，由于复杂的档案信息资源利用，并缺乏规范科学化的管理制度，导致档案管理工作处于较为落后的状态，需要进行档案查询时无法快速查找相关档案，降低了工作效率[1]。当前，大量高速公路运营企业在档案管理设备和保管条件上存在着严重的不足，使档案安全保管措施流于表面。相关部门的档案管理人员不足，导致档案查找困难，利用速度慢，效率低下。部分高速公路运营公司档案还存在内容不准确、完整性较低的现象。这些因素共同造成了当前高速公路运营企业档案无法对外开放，同时检索程序结构复杂，降低了档案灵活程度。

二、规范高速公路运营企业档案管理的方法途径

（一）有效制定规则。在高速公路营运企业档案管理的过程中，相关管理人员可以按照运营档案标准工作流程手册对整体档案体系进行革新与标准化改造。在这个过程中，管理人员需要结合现有企业实际对档案文件资源进行综合管理，实现档案本身工作的基本流程，保证收集、保管、销毁等工作流程的正常进行，要求实施人员严格遵守相关方法和制度，禁止私自处理档案的情况发生[2]。通过合理制定档案体系标准，能够加强高速公路运营企业的档案管理工作效果，实现综合管理。部门人员需要确保职能的分离效果，提高对工作制度的重视程度，合理进行档案管理工作。

（二）加强相关管理区域建设。企业中档案保存的相关位置应当符合设备齐全、环境条件适宜的基本要求，管理层人员应当按照国家标准建设档案管理库房、档案阅览室以及档案管理人员办公区域。同时，还可以对一线档案工作人员进行表彰，设置档案管理荣誉表扬榜，提升工作人员的积极性，并增强档案管理的效率。通过对档案管理区域的有效建设，能够提升档案存放的灵活性，使其满足现有高速公路运营企业对档案的需求，并为以后的进一步发展预留空间。

（三）定期组织档案管理培训工作。档案人员需要经过一定程度的培训，保证在专业能力以及综合素质上达到进行档案管理工作的最低标准。因此，高速公路运营企业可以定期安排相关人员积极参加档案管理部门的培训活动，通过这种方式加强他们的基本管理能力以及道德素养，避免意外事件的发生。档案部门开展的培训活动需要遵守基本的规章制度流程，做到有效提升工作人员的处事态度的目标，加强企业档案管理规范。

（四）实现标准化检查流程。为了能够对现有的业务档案进行规范化管理，工作人员需要注意项目档案的合理填写，并将其纳入日常管理的基本要求中。档案管理部门需要建立人员责任制，由对应的人员负责管理对应档案，做到工作完整、准确[3]。在管理工作完成后，应当进行系统归档，实现责任人与档案的相互连接。通过进行标准化检查，使档案与实际条件达成信息同步，明确流程规范文件的编制要求，使高速公路企业档案做到有效的收集、整理、分类、移交、归档。企业管理人员应当定期对信息档案质量进行抽查，执行核查工作，并且每隔一段时间应当组织档案整理。如果在这个过程中发现不合格问题，则需要追查责任人，并限期整改。

（五）构建合理的检索工具。档案管理进行编目工作时，需要有效利用基本检索工具，如案例目录和文件目录等。管理人员在进行编研、账目管理后，需要根据公司自身管理的特点，编写具备企业特色的汇编调研材料。内容可以包括高速公路收费站调研活动情况、公路运行状况、监测报告等调研材料。通过这种方式，能够有效加强档案本身发挥的作用效果，在需要的时刻给予企业决策帮助，并促进企业完成信息公开。

（六）落实办公自动化。高速公路运营企业应当对档案资料进行办公自动化系统革新操作，实现管理效率的大幅提升。要落实办公自动化，档案管理部门工作人员必须熟悉电子文件的收集和管理操作，并具备基础计算机操作能力[4]。只有具备这些条件后，档案管理部门才能有效地对各种档案进行规范的电子化管理。

（七）革新基本制度。与其他类型的公司档案工作相比，高速公路运营企业在相关领域一直处于不利地位。为改变这种状况，高速公路运营公司可以从档案的可靠性、管理制度以及工作人员权责等方面进行革新，彻底落实有关制度，以尽快实现档案管理工作目标。管理部门需要根据高速公路运营的特点，通过各种社会调查进行分析讨论，对调查结果进行归纳整合，形成高速公路档案管理规范。

（八）整合重要文件档案。高速公路运营企业档案管理部门需要及时解决档案收集和处理的困难，并对重要但却容易被忽视的文件材料进行快速整合，例如重大会议、业务、决策活动的声像档案等。在完成整合后，需要认真核对内容，防止出现差错，并严格把好规范格式关，以利于今后的档案查阅利用。

（九）加强抽查工作的落实程度。档案管理工作既要注重全面的审核抽查，又要注重专项排查效果。通常对档案的排查工作可以分为多个阶段，即收集、完善、上架等。因此，管理者应认真审查各个阶段，通过分析呈报文件材料范围，实现对分类的主要定位。审查的主要重点应是业务中容易被忽视和出现错误的部分，通过落实有效检查，达到提高档案管理的规范性。通常档案管理有着大量分类工作，因此管理人员需要认识到企业的查漏补缺标准，通过建立专业的记录机制，做好标准报表和材料的准备工作。

结束语

综上所述，在高速公路运营企业的档案管理工作中存在着一些问题，相关部门人员应当采取多种措施，达到改善工作质量的目标，为运营企业的进一步发展打下坚实的基础。

参考文献

[1] 李潆. 高速公路营运企业档案工作一体化规范管理的探索与实践[J]. 广东公路交通， 2019.

[2] 林丽娜. 浅谈高速公路营运公司档案信息化建设[J]. 知识文库， 2015（21）：61-62.