郑慧先

【摘要】随着信息时代的到来、经济的发展，高校科研项目呈现出快速增长的态势。伴随着科研过程而形成的科研档案数量巨大、种类繁多。鉴于此，本文分析了高校科研档案管理中存在的问题，提出了解决这些问题的方法及策略，以期促进高校科研档案管理。

【关键词】高校;科研档案;管理

当今社会已步入了信息时代，一些新技术的出现离不开科技的进步与发展。科学技术是人类社会发展的强大动力之一。高校科研档案是指高校在参与科研活动中产生的具有极高价值的相关科研数据，是高校科研活动实践的第一手数据材料，能为将来科研提供重要信息，反映了当前高校科研教育水平。高校的科研项目既包含纵向的国家各类研究计划，又包括横向的企业的各项合作、委托研究的各类项目与课题。将这些材料进行立卷归档，便构成了科研档案。

一、高校科研档案管理的现状及其存在的问题

笔者所在的高校是教育部直属的综合性研究型大学，学校对科研工作非常重视，每年都有大量的科研项目处于申请、在研及完成的阶段，导致各种类型科研材料的递增呈几何级数。针对课题研究过程中所产生的各类文件材料，如何进行收集、整理及归档，并保证归档材料的齐全完整，还存在着许多亟待解决的问题。

（一）高校科研管理部门档案员淡薄的档案意识，造成科研材料归档的不准确性与不完整性。科研项目完整的研究过程通常经历前期的科研准备阶段、中期的研究试验阶段、最后的总结验收、申报奖励和推广应用阶段。在上述过程中形成的有价值的材料，经收集、整理和归档则成为科研档案。然而，高校科研管理部门长期注重项目的申报、结题和基于已完成的项目成果奖励的申报，对于已结题的项目，有些科研管理部门档案员并未与各科研课题组的研究人员联系，及时催交已结题的相关材料。有些科研人员会将科研的最终资料据为己有，有些是项目负责人虽按时提交，而科研部门档案员没有妥善保管，造成科研材料的遗失。虽然笔者所在档案馆制订了《档案工作法规与制度汇编》，但科研管理部门档案员都是身兼数职工作繁忙，不能全身心投入科研档案管理工作中。从笔者所在的高校来看，专利、横向合同、军口、基金项目等这几类科研档案归档比较齐全，但还是有些过程性材料，特别是实验原始记录、关键数据则没有归档。

（二）高校科研档案管理人员业务不精，接收科研档案常处于被动状态。作为高校的档案管理人员，真正经过档案专业学习的人员不多，绝大多数来自其他的学科和专业，对档案管理的知识欠缺，档案管理能力更多地来自档案管理实践摸索中的经验积累。不熟悉科研项目管理的基本流程以及科研过程中需要作为档案归档的材料。往往是科研管理部门档案员提交哪些材料，档案管理人员被动地将这些材料接收下来，缺乏检查和甄别的能力。

高校的科研项目呈现显著增长态势，学校科研档案数量巨大，档案材料與类型错综复杂。就笔者所在的高校而言，科研管理部门为科学技术发展院和人文社会科学处，而科研项目的执行部门是各院系、研究中心和国家重点实验室，这样，在收集科研项目档案过程中都面临着各自的困境。科研档案的移交首先是科研人员在科研项目结题后，把形成的有保存价值的相关材料移交给科研管理部门，然后再由科研管理部门的档案员将院系等单位的相关材料收集汇总，在第二年统一移交给学校档案馆。在此期间，档案管理人员一般都未与项目执行人员接触，导致档案管理人员难以及时发现问题并进行纠正，从而无法保证科研项目档案的完整性。

（三）高校不注重科研过程性材料归档，易滋生学术不端现象。目前高校科研管理部门档案员注重科研项目的申请书、任务书、验收资料的收集与归档，忽略了科研过程中许多有价值的核心材料，如实验数据、数据分析等的归档。究其原因，一方面这类材料量大类广，而学校档案管理机构储存空间有限，不能收集保存。另一方面，档案管理人员习惯于收集一些盖有红章的文件材料。同时，科研项目的研究人员对科研档案的意识淡薄，认为科研成果都是自己的劳动成果，只应对上级主管单位的要求，从而导致归档的材料不完整。正是由于科研过程中原始数据、原始记录没有被收集。而这种科研档案归档工作的不规范，为“科研不端行为”滋生埋下了隐患。

（四）高校科研档案的开放和利用力度不够，难以对高校科研发挥促进作用。档案管理人员的思想认识不到位，从而形成科研档案管理为全校师生服务的意识淡薄。受限于科研成果的知识产权和某些保密性条例的限制，科研档案管理人员常受到“重保密，轻利用”的传统观念的束缚，在工作中只强调科研档案的保密性与安全性，致使科研档案一进入档案馆，就沉寂在档案柜里，不能向广大研究人员开放。科研档案的利用只对档案的生成者提供，其他利用者若想查阅则通常需要履行复杂的审批手续，利用的范围与对象受到很大的限制。

笔者所在的学校对科研档案馆藏的管理，只是将科研档案进行条目的录入及部分档案材料进行数字化扫描，而忽视了对科研档案信息资源深层次的编研和开发，导致了科研档案的潜在价值仍“待字闺中”，没有能够得到充分的利用和挖掘，不能向学校科研人员提供有价值的信息资源。

二、新时期科研档案的应对策略

（一）完善科研档案管理制度，加强档案的宣传与培训。对高校科研管理部门档案员进行知识培训，强调科研档案管理的重要性，并将档案管理工作纳入科学研究的各个工作环节中，进而促进科研档案的收集、归档及保管。在工作中，要增强部门档案员职业信念，归档意识要积极主动，这样有助于整个科研档案管理质量和效率的提升。笔者所在学校已编制了

《档案工作法规与制度汇编》，书中对各单位及科研项目归档范围、保管期限、分类号都有详细说明，供科研管理部门档案员参照执行。同时，还需要对学校的科研管理部门档案员及科研人员进行基本档案知识培训，使其了解到档案规范化管理的重要性及原则，科研档案的分类和归档内容，以及归档文件材料的整理和移交。

（二）档案管理者加强自身学习，提升科研档案管理的业务素养。当今社会，数字化、智能化风靡，科研档案管理人员只有不断学习，才能跟得上时代前进的步伐，更好地管理档案、开放档案。同时，要加强与科研管理部门档案员的联系，及时传递档案的法律法规及档案管理办法。

科研档案管理人员也应积极参加各种业务培训，不断提高自身的档案管理业务水平和计算机管理技术。要了解高校科研项目研究的基本流程，包括申报立项、中期管理、结题管理、成果申报以及转化应用等各个环节，熟悉科研档案管理流程。由于科研档案管理工作涉及的学科门类繁多，这就要求高校科研档案管理人员拓展自身知识领域，才能适应新时期高校科研档案管理工作。科研档案管理人员通过学习，在收集科研项目档案材料时要做到有根有据，避免科研项目档案关键性材料收集不齐全的问题。

（三）强化归档科研材料的规范性与完整性，有利于杜绝学术不端行为。规范科研材料的归档流程，加强科研过程性材料的移交。明确归档材料不仅仅要包含项目立项时的批文、任务书、委托书等，还要有项目研究过程中产生的原始记录、实验报告、年度报告等一系列的过程性材料，最后还要有验收结论、成果、社会效益证明材料等。这样才是准确、完整的记录科研的全过程。

随着科研档案的数字化管理技术的应用，为科研过程性材料的長期保存提供了便利。当这些注明了时间、责任人以及签名的原始记录、实验报告、设计图纸等科研档案长期保存在档案馆时，对那些“伪造篡改实验数据，在实验数据、图表分析中，随意编造数据或有选择性地采用数据证明自己的论点”等弄虚作假行为，对那些“随意侵占他人科研成果、把他人成果据为己有、颠倒成果完成人的排名、美化自身简历、人走将成果也带走”等科研不端行为，构成极大的威慑力，将有效地提高科学研究的诚信。

（四）注重科研档案的开放与利用，发挥对科研的促进作用。突破科研档案管理传统观念的限制与束缚，明确科研档案管理的最终目标是开放与利用。科研档案管理的目的就是为高校科研服务，提升高校的科研水平。如果科研档案管理仅仅是为了保存与查证，而不是通过利用促进科研的发展，则再高水平的科研档案管理也将失去意义。

把握好科研成果的知识产权、科研档案保密性与科研档案开放及利用的关系。任何知识产权的保护、科研材料的保密性都有其特定的时间、区域和范围。在符合相关法律的时间、区域和范围内，利用当前信息网络的多重手段，加强科研档案开放、共享的宣传力度，推进科研档案开放和利用。让科研档案的真正利用从烦琐的审批手续中解放出来，简化审批步骤和程序，提高科研档案的利用效率。

高校档案管理部门应通过对已归档的科研档案的整理研究，挖掘出科学研究的前沿领域、热点学科、难点研究方向，为科研人员进行项目申请、奖励申报提供指导性依据，为高校科研的持续发展发挥推波助澜的作用。

三、总结

总之，随着新时期信息技术的广泛应用，高校科研管理的改革与创新，从而在科研档案管理中还将涌现出许多问题。面对新出现的问题与困境，科研档案管理者不应畏缩退却，应牢记科研档案管理服务于科研的宗旨，想方设法探索破解之道。只有这样，科研档案管理才有价值，才能真正服务于科研，才能推动和促进高校科研迈上新台阶。

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