张宗波

【摘  要】档案信息化建设是依托信息技术的发展而衍生出来的成果。传统的档案管理模式已经无法满足人们的需求，所以我们想让档案管理變得更加有效的话，就要对档案进行信息化建设，利用计算机信息技术的进步与发展来彰显新时代档案信息管理的优势。摆脱传统档案管理模式落后的地方，维护档案管理可持续发展建设。在管理中，档案管理者要知道如何进行档案管理，如何进行档案管理的创新，根据信息化的发展方向，跟随时代发展的步伐，对档案进行信息化建设。

【关键词】信息技术;档案管理;信息数据

【中图分类号】G271     【文献标识码】A

引言

随着互联网的发展，网络和信息技术为人们带来了便捷式的生活，不仅改变了生活方式也改变了工作方式。数字储存技术和网络通讯技术的运用，让许多企业和公司放弃了传统档案的建立，创造了数字档案馆，它将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式储存，网络化的形式相互连接，利用计算机系统进行管理，形成有序结构的数字档案库，可以做到及时提供人们利用，实现资源共享化和便捷化。

1 档案信息化建设对社会发展的意义

从深层次看，档案资源是社会发展的反映。它与社会发展密不可分，具有一定的社会价值。传统的档案管理模式由于管理模式的不完善，使档案自身无法被更多的人发现，档案无法再利用。档案的价值越来越低，无法充分发挥其价值。因此，在档案资源无法开发的情况下，可以在信息管理模式下实现纸质档案的数字化。通过数字处理，它被发布到一些平台，以满足人们对档案的需求。数字档案管理能够适应档案的容量，保证档案的准确性和标准化。这种管理模式对档案资源的开发利用有着长远的影响。我们都知道，如今的信息技术影响到人们生活的方方面面，档案管理领域可以引入信息技术，提高对信息技术创新的重视度，利用信息技术的手段，促进传统档案管理模式转变为更加先进的管理模式。信息技术能够加快数字化目录以及检索系统的建立。在对信息进行查找的时候，可以通过目录或者检索系统进行快速查找，档案资源能够快速被人们收集以及检索，整个管理系统变得一体化，促进档案管理由人工模式转向智能化模式发展的步伐。让档案管理适应社会的发展，不断进行创新。

2 存在的不足

2.1 档案服务能力缺乏有效拓展

一些档案管理者对档案服务能力建设缺乏重视，导致新信息技术应用优势突出。一些档案服务能力建设工作在档案信息应用价值分析方面不完善，缺乏数据挖掘技术的应用，没有从信息全文检索需求的角度合理利用信息集成技术，导致档案检索效率和准确性无法提高，难以为档案服务功能的全面扩展提供帮助。在应用信息技术的过程中，一些档案管理人员对数据资源的输入和整合缺乏必要的重视，对档案管理系统的各种权限设置不合理，导致档案借阅管理、报表制作等基础工作无法完善，以及对文件数据备份和系统维护的高级别信息技术支持。一些档案服务功能体系的构建对于网上信息查阅渠道的重视程度较低，未能对网页检索功能进行充分开发，无法保证档案信息所具有的重要价值得到全面利用。

2.2 单位档案管理团队专业性不强

在传统档案管理工作思维的影响下，很多单位的档案管理工作比较不受重视，其档案管理人员岗位福利待遇、晋升平台不够完善，从而导致很多单位这一岗位人员专业性不强，流失严重。这在很大程度上影响了单位档案管理信息化发展举措的落实，也阻碍了这一管理工作创新发展的脚步，进而为单位的持续、稳定发展埋下隐患。

3 信息技术在档案管理中的优化应用策略

3.1 提高信息化档案服务水平

在探索档案服务新途径的过程中，档案管理者必须总结档案管理信息系统的突出应用优势，特别是对档案信息的整合与组织进行深入研究。我们应该更加关注和调查档案信息的服务状况，合理利用数据挖掘技术，确保满足档案信息全文检索需求的措施得到相应优化，为充分发挥信息集成技术的应用价值提供帮助。要重视档案信息检索能力的构成，深入研究影响信息检索速度的因素，推进档案服务功能建设，提高信息检索的准确性。根据现行信息系统运行规律，档案管理人员需要调整档案收集整理方式，合理设置档案存取权限，完善档案统计报表等基本功能，确保数据维护和备份功能得到加强。要根据档案管理信息系统开发的基本规律，对档案管理信息化需求进行全方位考察研究，尤其要对网上档案信息浏览平台进行高水平构建，并保证相应的网页检索功能得到强化，为信息化档案服务体系的完善提供帮助。

3.2 组建更强的档案管理信息化科学创新发展团队

首先，管理者可以结合未来企业档案管理信息化发展的需要，吸纳更多具有专业技能和专业素质的人才，为团队注入新鲜血液，确保这项管理工作的信息化发展。比如，在推动未来档案管理信息化的科学发展时，一方面，管理者可以适当优化档案管理信息化工作者自我成长和提升的平台，为他们提供更多接触和了解信息化技术的渠道，加强队伍建设;另一方面，管理者可以运用“考核末位淘汰制”推动档案管理信息化发展，通过明确奖惩制度，鼓励员工科学发挥档案管理的积极性，确保档案管理信息化的科学发展。其次，管理者可以深化企事业单位与高校之间的沟通，推动“企校合作”育人模式落实的同时，为企业输送更多符合自身档案管理信息化科学发展需求的人才。比如，在未来助推档案管理信息化科学发展的过程中，管理者可以将企业对档案管理专业人才的需求传递给学校，为学校优化培养档案管理人才方案提供参考，同时也可以与学校签订定向培养合作协议，以此确保后续企业档案管理信息化人才的储备，为档案管理信息化科学发展提供保障。

3.3 创建专门管理档案的信息系统

在企业中，档案管理与信息管理的一般定义大不相同。传统的信息管理系统一般用于存储一些基础工作信息，由于这些档案信息需要长期分类、开发或使用，不足以存储一些重要的专业档案信息，所以有一个功能强大的详细信息管理系统来支持。要充分体现信息技术在档案信息管理中的价值，使信息管理方法应用于所有企业，就必须切实保证档案整理的效率和质量，建立档案信息管理体系。企业在应用现代信息技术时，应注意保留现有档案信息管理技术的优势，开发专业的信息管理系统，以满足档案管理的需要。要想建立好信息管理系统，就要做到以下三点：一是要注重于在硬件方面的建设，专业化的信息管理系统对于网络以及计算机等设备都有很高的要求，所以，单位要把所用的网络，电脑等计算机设备进行更新升级，储存档案信息的房间要装有监控设备，打好专业化系统创建的基础。二是要注重在软件方面的建设，购买稳定优质的软件，还要做好软件调试、系统维护等多方面工作，设立专业人员专门管理软件的运行与操作。三是在建立专业性的管理系统的同时，要注重安全方面的考虑，特别是在系统建立完成后，一定要制定一个安全保障措施，建立网络安全防火墙，保证档案信息不被病毒感染，确保档案信息的完整性，与此同时要提前做好系统发生故障后的处理方案，以免档案信息因系统故障造成损失。

结束语

综上所述，信息技术的创新发展可以使档案管理工作得到全面优化，对提升档案管理工作综合质量，具有十分重要的意义。

参考文献：

[1]张强.基于电子信息技术的档案备份与管理研究[J] .兰台内外，2019（12）：29—30.

[2]梁刚.信息技术在档案管理中的应用研究[J].卷宗，2019，27：129.