马作记

【摘  要】对于中职院校而言，档案管理工作的重要性不言而喻。档案管理工作不仅关系到了师生的的发展，同时也会影响到这个中职院校的发展。中职院校的档案包含了学校的发展，同时也囊括了学生的现状。所以，相关的工作人员要加强对中职院校档案管理的信息化建设，这样不仅能够提高档案管理工作的效率，还能中职院校档案的真实性和完整性提供保障。

【关键词】中职院校;档案管理;信息技术

引言

随着我国信息技术的飞速发展，互联网技术已经在我国各个行业灵液得到了广泛的应用。由于中职院校的档案管理工作非常复杂，如果能够将档案管理工作与信息技术相结合，就能为中职院校档案管理工作的顺利开展奠定良好的基础。中职院校以往在对档案进行管理时，都是采用传统的纸质记录方式，这种落后的管理方法很容易使档案管理工作出现纰漏。因此，相关的工作人员要加强对档案管理工作的信息化建设，从而提高档案管理工作的效率。

一、档案管理工作中职院校中的现状及分析

（一）缺乏对高档案管理工作的正确认识

大部分重视院校的管理人员都会将工作的重点放在学校的基础建设和专业课程建设上，从而忽略了对档案管理工作的重视，导致很多档案不能在第一时间更新，从而失去的档案管理工作的意义。另外，还有一些中职院校由于缺乏充足的资金，在档案管理工作中投入的精力较少，也没有为档案管理工作配备先进的工作设备，从而影响了档案管理工作的顺利开展。因此，中职院校的管理人员必须要及时转变传统的思想，认识到档案管理工作的重要性，才能提高档案管理工作的效率。根据我国以往的发展现状来看，学校的管理人员重视哪些项目，就代表要在这个项目中增加资金的投入，如果中职院校的管理人员缺乏对档案管理工作的重视，就意味着在档案管理工作中的投入较小，这会档案管理工作效率的提升造成了很大的阻碍。[1]

（二）档案管理工作的方法过于落后

信息技术的发展和应用，已经在各个行业领域中体现出了网络技术的优势。如果能够将信息技术与中职院校的高档案管理工作相结合，不仅能够使高档案管理工作的开展更加顺利，还能减少高档案管理工作人员的整体工作量，从而提高管理工作的效率。然而，我国大部分的中职院校在开展高档案管理工作是，仍然采用传统的管理方法，用纸质记录的方式管理档案，不仅给档案的更新工作增加了难度，还容易造成档案缺失，影响了档案的准确性。另外，中职院校的高档案管理工作要想实现信息化的建设，除了要增加先进的软件设备之外，还要增加专业的档案管理人才。然而，大部分中职院校中缺乏专业人才，同时也没有在档案管理工作中增加先进的的设备，直接影响了档案管理工作信息化的发展。

（三）缺乏完善的高档案管理工作制度

相关的工作人员要不断的对高档案管理工作制定进行完善，才能为高档案管理工作的树立开展提供更多参考依据。然而，大部分中职院校的由于缺乏专业的高档案管理工作人員，高档案管理工作一般都是由专业课的教师兼职，这些教师平时还有自己的教学任务，很容易忽略了高档案管理工作。所以，要想提高高档案管理工作的质量，中职院校就必须要安排专业的管理人员负责。另外，还有一些中职院校缺乏完善的高档案管理工作制度，导致许多档案在更新的过程中缺乏参考依据，中职院校中不同职能部门只负责自己的档案管理工作，严重影响了高档案管理工作的效率。

二、信息技术在中职院校高档案管理工作中的实践策略

（一）增加投资力度

首先，相关的工作人员在将信息技术应用到中职院校档案管理工作中时，要确保为档案管理提供更加高质量的计算机设备，这样才能为信息处理和数据更新工作的顺利进行提供保障。其次，中职院校要为档案管理的工作人员设立专业的办公房间，档案管理工作是一项非常复杂的工作，如果没有安静的工作环境，就会影响到档案管理工作的顺利进行。再次，中职院校的管理要建立信息化的档案库，提高防范意识，这样不仅能够防止病毒或者其他风险对档案数据库造成破坏，还能确保档案在记录过程中如果出现故障能够技术存档。最后，中职院校的管理人员要提高档案管理工作人员的薪资待遇，这样不仅能够调动原有工作人员的积极性，还能招募到更加专业的人才，从而提高档案管理工作的效率。[2]

（二）强化软件设备

中职院校在开展档案管理工作的过程中，要充分认识到为档案管理工作提供专业的信息化设备和创建良好工作环境的重要意义。首先，中职院校要增加对档案管理设备的投入，引入更加先进的信息管理软件，这样才能为档案管理工作的顺利进行奠定良好的基础。其次，构建完善的信息收集库，强大的信息收集系统能够储存更多的数据信息，还能将一些必要的资源和其他中职院校中的资源进行交换，从而实现资源共享。最后，中职院校要根据档案管理工作的现状对软件系统进行更新，并且还做好信息的筛选，这样才能确保中职院校档案的准确性。

（三）创新档案管理的工作理念

随着信息技术的飞速发展，中职院校的档案管理工作与信息技术的结合度也应该随之增加。因此，中职院校的档案管理工作人员要改变传统的管理理念，并且还要根据中职院校的发展方向推动档案管理工作的信息化发展。因此，中职院校的管理人员要为档案管理工作创建良好的工作环境，促使他们能够快速实现档案管理工作的信息化建设。另外，档案管理工作人员要在创建档案和处理档案信息的过程中，首先要对有效的信息进行筛选，然后在将信息利用计算机技术进行存档和备份，这样才能确保档案信息的准确性。

总结

总而言之，随着我国社会的飞速发展，中职院校的档案与以往相比也在逐渐增加，这为中职院校的档案管理工作增加了更多困难。为了能够提高中职院校档案管理的工作效率，减少档案管理工作人员的工作量，相关的工作人员就可以将信息技术融入到档案管理工作中，才能满足中职院校档案管理工作的发展需求。因此，中职院校要增加信息技术建设的资金投入，为档案管理工作配备更加专业的计算机设备，同时还要将强对档案管理软件的开发和研究，技术对档案管理的系统进行更新，这样才能为信息化档案管理工作的顺利开展奠定基础。

参考文献：

[1]常大伟，吴敏.基层单位档案制度执行力建设的问题与对策——基于基层人民法院诉讼档案管理实践的分析[J].北京档案，2020（5）：31-33.

[2]张寒露，邵红梅.基于校院两级管理体制的高职院校档案管理模式研究——以成都航空职业技术学院为例[J].成都航空职业技术学院学报，2020，36（1）：1-4.