仝庆锋

【摘  要】檔案信息化管理能改善中职学校档案组织与利用形式、简化管理流程及提高管理效率、促进档案利用服务的开发与创新，也是现代档案高质量发展的必然趋势。但从目前的应用现状看，中职学校档案信息化管理还存在资源整合力度薄弱、标准化建设不足、档案利用与服务方式单一的问题。对此，从整合与建立数字化档案资源、加强标准化建设、优化管理流程、强化档案利用服务的开发与创新三个角度提出中职学校档案信息化管理对策，供同仁们参考。

【关键词】中职学校;档案管理;信息化;对策

正文

中职院校传统的档案管理是纸质的信息管理，这种方式不仅在保存时容易遗漏，在查找时工作量也较大，对于查找很久之前的档案，肯定是一件耗时耗力的事。随着网络技术的发展，很多中职院校的档案管理方法也与时俱进，采用计算机技术进行信息化管理，这种方式的优点显然更胜一筹。在保存上，只需要将信息输入计算机，就可以永久的保存下来，而且不占空间。在查找时，只需要在计算机上输入相应的信息，就可以找到。因此采用计算机技术对档案信息进行管理已经成了很多中职院校都会选择的方式。

一、分析中职学校档案信息化管理的问题

虽然信息化管理档案的好处很多，但是在落实中还是存在一定的问题。首先是信息化管理的意识上，很多中职学校对信息化管理的意识比较模糊，对信息化管理档案的意义也没有理解深刻，认为档案的信息化管理只是单纯的信息录入和信息查询，其实不然，计算机技术高深，想要真正了解信息化，必须配备专门的技术人员进行信息化档案管理。其次是设备的配置上，档案的信息化管理需要计算机辅助来完成，但是在很多中职院校没有足够的资金去配备计算机，导致档案无法实现信息化管理。最后是技术人员的不足，对于档案管理人员，很多中职学校的档案管理人员是课比较少的在校老师，或者刚接触计算机的人员，这些对信息化管理档案都会造成一定的阻碍，信息化管理档案的任务很重，而且技术也并不像看上去那么简单，如果没有配备专业的技术人员进行管理，档案的信息化管理落实也只是一句空话，没有实质意义。

二、中职学校档案信息化管理的意义

对中职院校来说，档案的主要内容是学校的管理和教学活动，包括学生的在校信息，这也是学生在校的有力证明，还有教师的信息，教学活动等，所以档案的管理也十分重要。对于档案的信息化管理，首先对学校在教育方面是有很大帮助的，近几年来，随着网络技术的发展，几乎家家户户都配备了网络设备，在去年疫情期间，学生和教师不能到校，所以很多资料的收集以及查看学生的安全状况，都是通过网络设备实现的，这也让学校的工作开展的十分顺利。另外是学生、教师信息的上传、管理，有了计算机，学生、教师的信息就不需要通过纸质进行保存了，直接通过计算机输入进行保存，这样不仅快速的将信息保存了下来，而且也不会占据很大的空间，在查询上，只需要输入相应的信息就可以找到了。所以采用信息化的方式管理档案，不仅便捷，而且节省了大量的资源。

三、中职学校档案信息化管理的措施

3.1提高学校管理人员的思想认识，推动档案信息化管理的发展

中职院校管理人员对档案信息化管理的思想认识十分重要，只有充分的认识到档案信息化管理的重要性，才能高效的开展档案管理活动。首先是，要对档案管理人员定期进行培训，前期培训的目标是，帮助档案管理人员充分认识信息化档案管理，让其充分了解信息化，并知道其中的重要性。在思想认识达到一定的高度之后，再对档案管理人员进行相应的技术培训，除了必要的输入、查询功能外，管理人员也需要学生一些深入的功能，让档案管理实现真正的信息化管理。另外中职学校需要配备充足的设备，让档案信息化管理工作真正落实。

例如，很多人对计算机是很不放心的，认为将信息放在计算机中，不如写在纸上安全，其实不然。计算机技术是中国科技发展的成果，档案管理人员作为学校的管理人员，要与时俱进，紧随国家发展的脚步开展工作。所以要对档案管理人员进行思想上和技术上的培训，从思想上，让档案管理人员充分认识到档案信息化管理的重要性，将信息放在计算机中是很安全的，而且计算机可以存放的时间比纸质档案存放的时间更久。从技术上，培养管理人员熟练的运用计算机技术，保证档案管理工作顺利开展。从设备上来讲，学校要配备充足的设备，像计算机设备、打印设备、传真设备等，保证档案信息化管理公众顺利开展。

3.2完善档案信息化管理机制，推动档案信息化管理的发展

一项工作的开展需要强有力的规则约束，档案信息化管理之所以还存在着问题，跟规则的制定是有很大关系的。高职学校应该制定保证档案管理工作顺利开展的规则，档案管理人员要严格按照这一规则进行管理，对于不遵守规则的管理人员，要对其进行处罚。其次是建立系统化的档案信息管理体系，从信息的收集到信息的录入，再到信息的删除和信息的查询等，都要系统化的串联起来，因为这一系列的工作都是相关的，在管理上对每一步的实施都要经过严谨的考虑之后才能落实，避免出现误删、漏删、多录入的现象。每一项工作都要认真的对待，才能达到这项工作该有的效果。

例如，在档案录入时，要根据学号或者身份证号进行录入，因为名字可能会出现的重名的现象，如果按照名字录入，很容易重录。在录入时以专业为单位，再分成一个个小班，会更加清晰的将学生的信息和所在系别、专业、班级等显示出来。当进行专业活动时，也更容易进行记录。对于信息的删除，要考虑到特殊情况的存在，例如有的学生在校期间选择去当兵，那么他的毕业时间比同届的学生毕业将会延迟两年，在图书馆信息进行删除时，则需要将这类同学的信息保存下来。档案信息的管理是一个很琐碎的工作，需要档案管理人员细心、有耐心的对待。

结束语

总而言之，随着网络的发展，计算机已经成为了各个地方发展的必备品。在中职院校进行档案管理工作，也必须要改变以往的纸质保存的方法，将档案数字化，这样不仅可以保证信息留存时间的长久性，而且不需要占据很多的地方。在信息利用时，只需要将信息打印出来即可，信息的利用也更加快捷。所以每一项工作的开展都要与时俱进，紧跟时代的步伐，这样才能更高效的开展工作。

参考文献：

[1]刘畅.中职院校档案管理信息化建设与创新化管理[J].产业与科技论坛，2021，20（15）：273-274.

[2]佘晓霞.中职学校档案信息化管理的问题与对策[J].办公自动化，2021，26（14）：47-48+61.