王柏林

【摘 要】乡镇机关单位中的档案作为国家档案来源的重要途径，是机关单位工作参考及凭证的重要内容，档案工作能够真实记录乡镇机关单位的活动及信息，储存了大量有用的信息资源及宝贵经验。加强乡镇机关单位的档案工作，有利于规范单位管理，提高工作效率及效益。但在当前的档案管理工作中，还存在众多的问题，严重影响档案储存。因此，本文基于当前档案管理面临的问题，阐述了相关的解决策略，以供参考。

【关键词】乡镇机关;档案管理;问题及对策

引言

档案作为不可或缺的社会资源，尤其是乡镇机关的档案资料，记载了工作活动的详情，是今后开展工作的重要依据。因而，档案管理人员需要意识到自己的责任和义务，不断增强自己的服务意识，完善档案管理工作体制，创新档案管理方法，更好地服务于中国特色社会主义事业。

一、乡镇机关档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理设施缺乏

档案管理设施缺乏是机关档案管理工作中的问题之一。众所周知，在机关档案管理的过程中，往往需要先进设备以及设施的支持，这对于机关档案管理工作的水平具有很大的影響。只有设备设施健全，才能更好地满足机关档案管理工作的需要，加强机关档案的管理，实现资源的有效利用。然而，在实际管理过程中，各个机关单位比较缺乏档案的基础设施建设，资金投入力度也明显不足，使得计算机、打印机、扫描仪等设施设备的配置都难以齐全，不能很好地完成机关档案管理工作，对于资料的安全性也难以保障。

（二）档案管理理念有待提升

目前而言，档案工作其重要性未能引起各机关领导以及机关档案相关管理人员的足够重视的情况非常普遍。一些行政机关档案管理工作人员的管理理念陈旧，将档案工作简单的认为只要保证档案资料不损坏、不丢失就可以，在工作中为了保管而保管，档案资料不能有效的利用。一些单位领导对档案管理的重要性有了一定的认知，但是对档案管理工作缺乏长期有效的规划，没有将档案管理工作提上议事日程，也没有纳入单位年度考核日程，只是将档案管理的重视停留在了口头上。

（三）档案管理人员素质参差不齐

目前，我国机关单位档案管理人员素质参差不齐，且大多数机关单位缺乏掌握信息技术和机关档案管理基础知识的复合型人才。有些单位机关档案管理人员经常出现一些变动，对档案的持续性和完整性造成了一定影响，不利于档案管理的规范性。有些单位的机关档案管理人员一岗多职，没有太多的精力和时间去认真的做好档案管理工作。有些机关档案管理人员没有接受过专业的培训教育，对档案业务不熟悉，业务能力有限。有些单位机关档案管理人员文化水平偏低，缺乏创新精神，服务意识不强，不能充分利用现有的先进设备和先进技术，甚至对新技术不关心。

（四）档案的鉴定科学性差

档案资料的鉴定是档案管理工作最重要的一环，是对收集整理来的档案资料去粗取精，去伪存真的过程，直接关系到存档资料的质量和档案本身的价值，档案的鉴定要根据实际工作的性质，把真正原始的，定性的，真实的，规范的资料保留下来，把不确定的，仿制的，不规范的去除掉，而在实际工作中，往往是只收集整理不去鉴别，不管三七二十一，统统装订保存，使档案资料杂乱无章，保存的档案资料鱼龙混杂，失去了档案资料的精准性，使本应很珍贵的档案资料在以后的使用中无法利用。甚至出现了真伪不分，对以后的工作造成了很坏的影响。

（五）档案保管条件差

档案的保管是整个档案管理基础工作的最后一个环节，是不是能够对档案资料进行妥善的保管，关系到档案资料收管过程的全部工作的成败，而在实际工作中，由于各基层单位不重视档案工作，多数单位档案室存放空间不足，设施、设备不齐全，库房、办公、阅览功能不区分。部分档案室建设不符合标准化及规范化的要求，设备陈旧老化，保管条件简陋，防护力度不够强，导致档案资料受潮受损，鼠啃虫咬现象严重，甚至于有的单位把档案资料当成废品处理，使珍贵的档案资料受到损害和缺失，给工作造成不可估量的损失，对档案的后期使用产生了不良的影响。

二、乡镇机关档案管理工作的对策

（一）创新机关档案管理理念

随着社会的进步，传统工作受到了各种新型的技术和观念不断冲击，这就要求机关档案相关人员不断更新管理理念与时俱进。首先，机关各级领导应该充分认知到做好档案工作的重要性，树立机关档案管理理念，对机关档案管理工作进行科学规划，将档案管理工作提上议事日程，加强对档案工作的考核力度，促进机关档案管理工作规范化、科学化发展。其次，加大档案工作宣传力度，提高全体员工的档案意识，从而促使各部门员工积极的配合档案管理人员的相关工作，对的相关文件材料进行自觉地整理并移交档案室归档。

（二）加快机关档案信息化建设

机关档案部门要引入先进的信息技术建设数字化档案室，实现档案资料的增量电子化、存量数字化、利用网络化管理，全面提升机关档案管理工作效率，推进机关档案管理现代化发展。首先，加大档案经费投入。机关领导要重视档案工作现代化、信息化建设，在档案软硬件设备建设方面投入充足的经费，为提高档案工作效率奠定物质基础。其次，实施并轨管理模式。机关档案室要对现有纸质档案进行数字化处理，提高室藏档案的数字化率。在此基础上，机关档案部门采取纸质与数字档案并轨管理模式，充分发挥两者在档案管理中的各自优势。再次，开发档案管理软件。机关单位要针对档案工作实际情况开发适用性较强的档案管理软件，要求软件具备分类管理功能，能够对不同档案资料采取不同的管理程序。如，针对建筑图纸类、重要文献材料类以及具有法律效力的文件等永久保存型档案，应将其存储在不可擦除型存储介质上。最后，完善档案室现代化建设。机关单位要运用先进的科学技术建设现代化的档案室管理系统，在档案室内安装智能监控设备，对室内温度、湿度、干燥程度、火灾隐患等情况进行动态监控，保护纸质和电子档案资料存储安全。

（三）改善档案保管条件

机关档案管理工作应该严格遵循规范、标准的原则。目前，资金短缺是我国多数行政机关档案管理工作过程中所面临的一个重要问题，致使档案保管基础建设落后。各行政机关应该根据其机关档案管理工作的具体情况，制定出一套相应的档案管理标准要求，并积极采取多种路径，借助多方力量来解决资金短缺的问题，进一步加大和完善档案保管基础设施的建设。比如通过争取兄弟单位进行资金或技术方面的支持，或者对机关档案管理工作进行财政预算，向地方政府申请财政支持等方面，购买计算机、建设达标的安全库房，購买档案柜等为档案保管提供一个良好的环境，确保机关档案管理工作顺利进行。

（四）健全档案管理制度

加强对档案工作的领导，不断扩大《档案法》等相关法律法规的宣传范围，建立符合单位特点和档案管理实际的科学的管理制度。建立的管理制度应切合实际需要，能够在最大程度上发挥制度的指导和规范作用。同时制度的约束性不应是单方面的，它应对员工和领导具有同样的约束力。无规矩不成方圆，确立一定的制度，并保证制度能决，严肃的执行，更好地体现制度的权威性。另外，要根据国家出台的相关法律法规，建立健全档案信息管理系统的安全保密防护体系，不断提升安全等级。档案收集记录的内容应全面、客观并且能够及时更新。

（五）建设高素质的档案管理团队

机关单位要加强档案管理队伍建设，提高档案工作人员的综合素质，为机关单位档案管理工作的高效率开展提供人才保障。具体措施如下：其一，加强档案工作人员培训。机关单位要为档案工作人员提供更多的培训学习机会，让档案工作人员扎实掌握理论知识，及时更新档案工作观念。在培训学习中，还要让档案工作人员掌握计算机操作技能和信息技术应用能力，使其能够适应机关档案管理信息化建设，熟练操作档案管理系统完成档案工作。其二，落实激励机制。机关单位要对档案工作人员进行培训考核，只有考核合格的人员才允许开展档案管理工作。同时，机关还要定期对档案管理人员的档案管理理论知识、业务应用能力、档案工作职责履行情况进行考核，根据考核结果落实相应的奖惩措施，激励档案管理人员不断提升自身的综合素质。其三，加强职业精神教育。机关要重视对档案工作人员的思想教育，使档案人员形成强烈的责任感，并在档案工作中严守职业道德，始终保持较高的工作积极性。

结束语

综上所述，档案管理工作并不是一项独立的工程，它与国家的各项事业都有着紧密的联系，社会秩序的维护与稳定发展离不开档案管理工作的支持。所以在日常工作中要重视档案管理，及时总结在档案管理中存在的问题并积极研究对策，为档案管理工作的提高打下坚实基础。

参考文献：

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