孙莹波

摘要：文印工作是企业办文工作的重要组成部分，文印管理水平的高低直接影响着办文工作的效率和质量。如文印管理失当，将直接造成文印资源浪费，间接影响中心工作开展，严重时可能出现机要文件泄密事件。本文通过华电国际十里泉发电厂（以下简称“十电”）的文印一体化建设实践，对文印管理有关问题进行了浅析，并提出加强文印管理的一些意见和建议。

关键词：文印管理;精益化;一体化建设

一、前言

企业文印室的印刷业务一般为短版快印类印件，印刷品种多、印刷量少、时间要求急、保密性要求高，并要求100%的正确率，这些既是企业文印工作的特点，也是文印管理上的难点。此外，十电早期的文印室与接待室合署办公，人员职责不够明确，且文印工作与接待工作交叉内容较多，存在诸多矛盾问题和管理漏洞。为此，十电针对文印管理中存在的问题，逐一剖析，运用精益化管理理念，建立了集中的文印室，全面规范文印管理规章制度，配备文印管理专职人员及办公设备，既满足了业务部门文件打印的需要，有效提高了文印工作水平，实现文印“零差错”。

二、文印管理中的主要问题

（一）管理制度不完善，工作流程分工模糊不清。十电原来试行的文印管理规定适用2016版，该版对文印工作规定及要求不明晰，内容不明确，且没有规范的文印管理流程，导致员工工作效率低下，且易造成工作失误。

（二）设备配置不充足，无法满足各项文印需求。十电文印室原来仅有两台东芝黑白打印机，该打印机于2015年投入使用，存在设备老化、功能单一、打印较慢的缺点，整体性能较差，在企业近年来文印任务日渐繁重的工作情况下，现有设备已无法满足当前文印工作需求。

（三）人员素质跟不上，业务能力水平整体偏低。受企业用人机制、人才紧缺等因素影响，文印室工作人员学历相对较低，文印设备原理学习不够，熟练使用文印设备能力不强，进而影响了文印工作整体效率。

（四）过程管控不完善，存在企业商密外泄风险。目前对文印工作缺乏必要的过程监督，对需要报送的文印费用送制周期较长，对涉密文件的处理不够严谨，且无人监管。过程管控及监管不到位，造成文印一体化建设工作拖沓办理、质量差且效率低。

三、文印管理的改进优化措施

（一）加强顶层设计，健全完善文印制度流程。根据企业印件的特点和要求，充分考虑印件的最少工序岗位设计，归类建立印件标准化流程，合理设置文印岗位，配置文印人员，量化考核内容，有效提升文印工作效能。与此同时，全面修订文印管理办法，从打印范围、文印工作管理、文印设备管理和文印费用管理等四个方面逐一进行改进，并将文印管理规定印制上墙，时刻提醒文印工作人员牢记职责，严格按照规章制度行事。

（二）加强设备保障，配齐配强先进智能设备。针对设备老化问题，十电文印室进行了设备升级，先后采购多台数码多功能复印、打印、扫描一体机，同时引进胶装机、切纸机等配套设备，采用数码印刷方式，有效满足了企业按需印刷、可变印刷、个性印刷以及所见即所得等多种需求。设备升级后，每台数码多功能一体机每月输出约10000张，每年累计节约文印耗材2820元，降低了成本，提高了效益。由于新购设备具有密码验证功能，进一步增强了文印工作的保密性，保证了文印安全。

（三）加强人员培训，全面提升人员业务技能。有了合理的制度流程、先進的文印设备之后，文印人员的岗位胜任能力成为文印管理的关键。在文印员培训方面，十电重点注重以下几点：一是加强规范性流程操作培训，让其知道岗位要求，熟悉工作流程;二是加强岗位操作技能培训，具体包括各种办公软件运用、机器设备操作与基本设备维修保养等内容;三是加强涉密文件管理，按照企业保密管理相关规定，文印人员经手的所有涉密文件底稿要及时销毁，并由办公室文书全程跟踪，确保密级文件印制后的印刷版和作废的印刷件及时销毁。

（四）加强过程监管，降低文印成本保障。企业各部门报送至文印室集中打印、复印的资料均由专人负责报送，文印员打印、复印过程中，严格按照先登记、后文印的规程操作，详细记录用纸型号、数量、日期等内容，并由相应责任部门签字确认，禁止未经批准的个人随意打印、复印。在日常管理中，企业每年的文印费用统一由文印室统计核算，并于每季度统计汇总，费用从部门经费中扣除，从根源上压减了数量，保障了质量。

四、结束语

十电在企业文印一体化建设中，运用精益管理理念，以专业设备、专业人员、一体建设、一体管理为主旨和目标，实施了相关优化举措，实现了文印管理的集中管控、过程监督，达到了安全保密、管理高效的建设要求，满足了企业各方面文印需求;同时，进一步提高了文印人员的专业化水平，保障了企业文印工作安全、平稳、高效运行，对其他企业的文印管理工作具有一定参考借鉴意义。

参考文献：

[1]《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14 号）

[2]《华电国际十里泉发电厂文印管理办法》