刘亚新

摘要：档案工作的数字信息化建设也是顺应潮流、适应时代的新举措、新要求。面对这种挑战，要不断审视过去，跳眼未来，逐步掌握数字信息技术为档案服务，为公司生产建设服务。

关键词：数字信息化;档案;标准规范

一、档案数字信息化建设的内容

档案数字信息化建设的主要内容：建立健全和真正实施有效的档案业务规范;档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库;载体档案的数字话，如纸质档案、照片档案及录音录像档案等的数字化;档案专题信息的采集和建库。

二、档案数字信息化建设的现状

（一）对档案数字信息化建设的不重视，认识不到位

对公司来说，日常重要工作是以生产经营为中心，普遍存在对档案工作的不重视，传统观念的认为档案保存的是历史，只是起一个储存作用，而忽略了其真正的价值和意义所在。近年来，以纸质、磁盘、光盘为载体的档案因湿度、温度及库房保管环境的制约，完整性受到缺失，电子档案的出现亟待解决了这个问题。

加快档案数字信息建设，能够提高档案管理的科学性，打破档案管理模式的局限性，档案不仅能保得到存和利用，还能实现信息收集和档案数字化管理，科学、合理分配信息资源，提高企业工作效率和档案的安全性。

（二）档案数字信息化建設进程落后

档案数字信息化建设要求配套计算机、网络等硬件设备，还需要软件和技术支持，随着信息化进程加快，计算机技术和网络技术也在飞速发展，档案数字信息化进程已经处于落后状态，档案管理方式也有待改进。在目前的数据库建设过程中，由于档案数字化系统仍处于由文件管理向数字管理系统的过渡性阶段，数据库建设水平仍有待提高，因此需要进一步提高档案信息管理的数字化和信息化。

（三）人才队伍的缺失和不稳定

许多档案管理人员停留在机械式保管的阶段，忽视了档案的利用，资源没能得到有效的配置，大多采用闭架借阅，只有需要查看才会调出的做法，从事档案管理较长时间的档案人员已经熟练掌握了手工管理模式，但对档案编研以及信息资源的开发利用不够熟练，计算机技术以及信息化管理能力较为薄弱。年轻一辈的档案管理人员具备较丰富的计算机知识，但是对档案管理的基本原则不够了解，缺乏档案管理的相关经验。

在档案信息化建设过程中，基础设施是根本保证，通过建立标准系统实现信息化管理，信息资源是管理对象，从而实现更加合理的信息利用，同时不能忽视安全管理，多加引进相关人才。人才是档案数字化和信息化建设的驱动力，是档案数字信息化建设不可缺少的部分。由于企业存在人才资源配置不合适导致了档案管理人员不稳定，频繁更换，也不利于人才队伍的壮大，档案管理人员缺少专业的信息化知识培训和信息技术技能培训，引进档案管理和计算机技术兼备的人才是关键。

三、如何开展档案数字信息化的建设工作

（一）加强完善档案信息化建设的标准规范，统一管理

认真学习和宣传贯彻集团公司制定的数字化技术规范，结合企业的档案使用习惯，调整馆藏结构，增加常用档案的数量，使各类馆藏比例更加合理。档案数字信息化建设要结合公司特点，以建设一套实用的信息资源管理和利用体系为目标。

在信息化建设的过程中，要注重加强档案管理的安全性，提高档案管理的效率，建立健全有关管理制度，制定科学合理的管理模式，做到规范管理，确保档案资料信息数据处于一个安全的环境。主要措施有两点：（1）使档案管理流程规范化，提高信息化技术水平，使电子档案管理步骤更加精细化;（2）制定相关的安全管理措施，预防可能发生的风险，保证电子文件和电子档案的完整性;（3）档案管理应当有一个统一的标准，档案的分类和归档是最为复杂的步骤，统一的管理标准可以加快档案整理的速度，减轻管理人员的工作负担。

（二）完善基础设施建设，实现信息化管理

档案管理的信息化建设除了要转变传统观念，使档案管理人员接受新的理念，针对性地学习信息技术之外，还要提供信息化建设中所需要的机械设备和相关软件，完善档案管理所需的软硬件，扩大室藏空间，购置档案装具，丰富档案种类，完善档案管理信息化基础设施的建设。

（三）改进档案管理观念，提高档案管理地位

对档案管理信息化要有一个正确、全面的理解，档案的信息化建设不仅仅指的是在管理中使用电脑、网络等信息化硬件，还意味着档案管理、开发、利用的过程中能够借助现代信息技术，完善管理方式，充分发挥档案的作用，提高管理和利用的效率，管理的过程中不断发掘档案的信息资源，并充分利用信息。档案管理的信息化建设不仅包括档案的搜集、整理和保存，还需要后续的开发利用，让档案得到妥善的保管，形成一套完备的档案管理体系，做到物尽其用，服务于企业。

（四）加强档案信息人才队伍建设

实现档案管理的信息化建设，重点要放在档案管理人员专业素养的提升，提高他们对信息化的应用能力。专业人才是档案管理信息化建设的主力，企业要定期对档案从业人员进行信息技术技能培训，将信息化思维与档案管理相结合，让老员工带动新员工。对于掌握一定经验的档案从业人员来说，要注重创新精神的培养，调动他们的工作积极性，创新现有的档案管理模式。档案管理人员应当对岗位有足够的认识，不断自我学习、自我提升，认真对待信息化教育培训，及时接受新的专业知识，提高业务能力和专业素养。

四、档案数字信息化发展的作用

档案数字信息化建设对档案管理意义重大，是一个长期持久的过程，要做到全面兼顾，面临的工作复杂、繁琐且细致。目前互联网信息技术正在飞速发展，档案管理电子信息化是顺应时代的要求，也是档案管理工作的发展趋势。将网络信息技术与档案管理相结合，使档案信息资源能够得到合理分配和使用，从而为公司创造更多的价值。

参考文献：

[1]王景高.论档案信息资源建设开发[J].档案通讯，2003 （05）：19.