杨锋

摘要：随着科技及经济的不断发展，互联网技术被广泛的应用到生产和生活的各个领域中，企业的档案管理是企业发展和运行的重要环节，电子档案的管理突破了纸质档案的局限性，展现出更大的优势和特点，本文分析了电子档案的优点，提出了电子档案管理的策略，以便强化电子档案管理的效率。

关键词：信息时代;电子档案管理;企业;优点

在信息化时代下，企业不仅迎来了极大的发展机遇，同时也面临着严峻的挑战，企业必须要与时俱进，不断的更新并完善各项制度，有效的转变档案管理的模式，通过借助电子档案管理，提升档案管理的质量，避免档案的丢失或破损，让档案管理更加准确化和安全性。

一、企业电子档案管理优点

在信息时代的背景下，借助电子档案的管理，让企业档案能够信息化和智能化发展，优化了繁琐的档案管理程序，减轻了档案管理人员的工作压力，极大的提升了档案管理的效率。在传统的档案管理中，档案管理人员从收集信息、归档、立卷以及销毁等各个方面都是人工完成，档案的查找速度比较慢，对档案的开发和利用也不够全面，而使用电子档案能够快速的查找所需文件，并对遗漏文件进行增补;档案的开发和利用也可以通过电子系统来深入的挖掘，借助大数据、云计算等技术，让档案的管理更加优智与便捷。此外，电子档案还避免了纸质档案被丢失或破损的情况发生，可以通过数据备份或者身份验证等设置，保证了档案的保密性和安全性。

二、管理措施

由于目前电子档案在企业运行的过程中还处在发展阶段，虽然电子档案具备很多的优点，但是在管理的过程中，也存在一些问题，这就需要企业不断的完善各项制度，为电子档案的管理营造出一个更加可靠与安全的环境。首先，在电子档案管理的各项制度方面，企业应该制定适合电子档案的发展制度，让档案管理人员能够规范管理程序，创建严格的审批制度，需要查阅或者使用的档案必须要经过审批;同时在档案的收集和整理方面，要借助信息技术，保證档案的更新，通过电子档案和纸质档案相互补充的管理模式，达到资源整合，优势互补的效果。企业应该结合自身的实际情况打造出最佳的电子档案管理制度，从审批、查阅到电子档案的应用和开发等各个环节都应该严格依据电子档案管理的体系开展，避免电子档案管理形式化或者随意化。

其次，电子档案的管理还应该构建完备的档案管理系统，通过建立与企业档案管理相适应的数据库，将企业的各项档案进行详细的分类和整理，方便档案的查询与归档。同时还应该及时对数据库系统进行更新，档案管理人员和技术人员要及时的沟通和交流，对数据库中存在的问题或者漏洞要加以弥补和修复，直至达到数据库的最优状态，防止黑客的入侵或者数据的丢失，进一步增强电子档案管理的效率。在电子档案管理过程中，还需要对档案进行备份，通过设置身份验证、密匙、防火墙等，阻止不明身份人员的入侵。有效的借助OA系统或者ERP系统，为企业的电子档案管理营造出更加优质的硬件条件，高效的解决电子档案储存和管理中的问题，实现电子档案的内部共享。

此外，企业还应该高度重视电子档案管理的各项措施，整合电子档案管理的优缺点，让电子档案管理的优点最大化，为电子档案的管理提供必备的软件和硬件设施，定期更新各项系统，档案部门也应该及时和各部门之间相互沟通，在档案的收集和整理中，保证各部门能够及时上传到数据库，最终档案人员进行统一和完善。同时在电子档案管理的过程中，还应该加大对档案的开发力度，电子档案能够清晰地展现出企业运行中的各项文件和信息，档案管理人员不仅要对档案进行严格的管理，还要对其加以开发，为企业的发展和决策提供建设性的意见和科学的参考，这样才能够将电子档案的管理效果最大化。比如：大数据建模、物联网、云计算等，都能够为电子档案的开发和利用提供技术支持，档案管理人员应该将其有效的利用。

三、思考与建议

电子档案的管理对企业有着十分重要的作用，电子档案的优点也显而易见，企业在电子档案管理的过程中，必须要让其优点最大化，充分的结合企业的特征和档案管理的属性，为企业构建出适宜的档案管理系统和数据库，确保电子档案能够有序的运行;同时企业也应该加强对电子档案管理的重视程度，在人员的优化配置方面，不断的提升电子档案管理人员的专业素质以及创新能力，电子档案管理人员也应该树立终身学习的理念，深入挖掘数据库中的各项信息，更新档案管理的理念和模式，有效的借助国外企业或者其他企业电子档案管理的成功经验，优化电子档案管理的内容。企业也应该加强对档案管理人员的教育和培训力度，定期组织电子档案管理的座谈会或者研讨会等，就电子档案管理中存在的不足或者问题，进行广泛的讨论，集思广益的提出解决意见，确保电子档案管理的质量提升。此外，电子档案的管理还需要逐渐从纸质档案过度，不能急于求成，而达不到最佳的效果。

四、结论

企业在电子档案管理的过程中，必须要健全各项制度，对系统的更新和升级应该加以重视，从实际出发，应该结合循序渐进的规律，提升电子档案管理的效率，让档案管理人员对电子档案的管理能够有高度的认识，防止电子档案管理中出现形式化的情况，确保电子档案的可靠性和安全性，强化管理质量。

参考文献：

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