刘乐梅

摘要：本文针对企业实际采购订单管理的流程，分别介绍了订单跟踪管理以及订单使用管理的主体内容，在订单跟踪管理中对合同执行前、执行过程中以及执行后的订单跟踪管理提出了具体优化建议，在订单使用管理中提出了保证采购订单和付款凭证透明度的4点措施。

关键词：采购;订单管理;跟踪管理;使用管理

采购订单管理是指企业根据市场行情，企业的需求计划和实际能力以及相关的因素，所制定的切实可行的采购订单计划，并下达至订单部门执行，在执行的过程中要注意对订单进行跟踪，以使企业能从采购环境中购买到企业所需的商品，为生产部门和需求部门输送合格的原材料和备品备件等。采购订单管理对于一个公司来说占据着重要的地位，可以说采购订单管理的好坏直接影响了公司的效益，特别是对于大宗实体型采购的公司而言。采购订单管理主要包括采购订单的跟踪管理以及采购订单的使用管理，以下分别从上述两方面内容出发，对采购订单管理各环节提出管理建议。

1.采购订单的跟踪管理

采购订单跟踪是采购人员的重要职责，订单跟踪的目的有三个：促进合同正常执行、满足企业的商品需求、保持合理的库存水平。在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生矛盾，突出地表现为由于各种原因合同难以执行、需求不能满足导致缺货、库存难以控制。恰当地处理供应、需求、缓冲余量之间的关系是衡量采购人员能力的关键指标。订单的跟踪管理包括合同执行前、合同执行中以及合同执行后的跟踪。

1.1合同执行前订单跟踪

订单人员在完成订单合同之后，要及时了解供应商是否接受订单，是否及时签返订单合同。在采购环境里，同一商品往往有几家供应商可供选择，独家供应商的情况很少。虽然每个供应商都有分配比例，但在具体操作时可能会遇到因为各种原因的拒单现象，由于出现变化，供应商可能要提出改变某些合同条款，包括价格、质量、交货日期等。如果供应商按时返签订单合同，则说明供应商的选择正确;如果供应商确实难以接受订单，可以在采购环境里另外选择其他供应商。与供应商正式签订的合同要及时存档，以备后查。

1.2合同执行过程中订单的跟踪

订单实际作业阶段的第一项工作，就是要签订一份与供應商的正式合同。这份合同具有法律效力，订单人员应全力跟踪，并且应和供应商相互协调，建立起相互之间的业务衔接、作业规范的合作框架。合同跟踪应注意以下事项：

（1）严密跟踪供应商准备商品的详细过程，保证订单正常执行。不同种类的商品，其准备过程不同。总体上可分为两类：一类是供应商需要按照样品、产品规格书规定的商品，存在着加工过程的周期长，变化多的特点。对于这类订单的跟踪管理，可以向供应商单位派常驻代表，以起到信息沟通、技术指导和监督检查的作用。另一类是供应商有存货，不存在加工过程，周期短。对这类订单的跟踪管理可视情况分别采用定期或不定期到工厂进行监督检查，或者设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查。

（2）紧密响应生产需求形势。如果因市场原因需求紧急，要求本批商品立即到货，应马上与供应商协调，必要时可帮助供应商解决疑难问题。有时市场需求出现滞销，企业经研究决定延缓或取消本次订单商品供应，订单人员也应尽快与供应商进行沟通，确定其可承受的延缓时间，或终止本次订单操作，如遇争端情况，买卖双方按照合同约定解决，如合同未涉及相关内容，买卖双方协商解决争端。

（3）控制好商品验收环节。商品到达订单规定的交货地点，对国内供应商来说一般是企业仓库，对境外交货则是买卖双方约定交付港口。境外交货的情况下，供应商在发货前会将货物单据扫描件发送给订单人员，订单操作者应按照原先所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认，并进行录入归档，开始办理清关手续。境外的结算付款方式通常是电汇、信用证或电汇和信用证按比例结合支付，订单人员按照合同约定付款方式安排付款手续。

1.3合同执行后订单跟踪

应按合同规定的支付条款对供应商进行付款，并进行跟踪。供应商收到本次订单的货款既表示该订单执行完毕，如果供应商未收到付款，订单人员有责任督促付款人员按照流程规定加快操作，否则会影响企业信誉。商品在使用过程中，可能会出现问题，偶发性的小问题可由采购人员联系供应商解决，重要的问题由技术人员解决。

2.采购订单的使用管理

当前采购订单的使用管理一般是ERP系统或者Excel在计算机上进行管理。在原件上签字并盖章后寄回买方，就表明供应商已收到订单并同意订单的内容。从法律上来讲，发送订单的采购部门构成了合同提供者，而确认订单的供应商则构成合同接受者，提交和接受是具有法律约束力的合同的两个重要组成部分。

采购部门将一订单原件或复印件送达财务部门（例如应付账款），提出需求的部门接收并进行交易。采购部门通常保留有几份订单的原件及相关凭证，为保证采购订单和付款凭证的透明度，企业应采取以下建议措施：

（1）财务部门能够得知未来的支付条件，同时还持有一份订单原件或复印件，以便货款到期时对付款进行核对;（2）采购订单应有订单编号以便相关部门备案;（3）运输部门知晓交货要求，针对每一次交货安排承运人或使用公司内部运输。（4）订单将在所有的部门长期有效，直到买方公司确认货物已收且符合数量及质量要求为止。

参考文献：

[1]《采购与供应链管理 采购成本控制和供应商管理实践》，柳荣，P325，2018