李晓晔 唐伟

【摘  要】高校学院办公室是学院综合办事机构，职能是做好学院的参谋和助手，为学院决策及全院师生提供服务，起到上传下达、下情上报、左右协调的纽带作用。办公室主任作为办公室的领导者，其管理能力对于办公室充分发挥自身职能起到至关重要的作用。作为办公室主任，应该注重自身管理能力的提升，将高效的管理细化到各个方面，以保证学院工作的运行效率，为学院发展创造良好的条件。

【关键词】高校学院办公室;办公室主任;管理能力

Abstract：Collegeofficeoftheuniversity is the comprehensive officeofthecollege， whose function is to do a good job of the staff and assistant of college， to provide services for college decision-making and teachers and students of the college， and to play a role of link of upload and release， situation report and left-right coordination. As the leader of the office， the office directors management ability plays an important role in the office to give full play to its functions.For the director of the office， he should focus on developing his own management ability and implement efficient management in every aspect to ensure the work efficiency of the college and create a good environment and conditions for the development of the college.

Key words： College office， office director， management ability

引言

高校学院办公室，是兼备学院党委和行政职能的综合办事机构，其基本职责是处理学院的日常事务，以确保学院各项工作顺利完成，要求做好信息沟通、调研统计、信访接待、资产管理、公文发布、大型活动组织等工作。办公室工作内容复杂多样、包罗万象，因此对办公室管理者的能力要求极高。办公室主任作为办公室的管理者，其管理能力，办事质量与效率直接关系到办公室的运转效率乃至整个学院的工作效率。

1.学院办公室主任的职责

1.1承办职责

承办职责是指办公室主任对领导决策的贯彻实施，承办各方面事项所尽的职能和责任。大多情况下，领导们会统一研究，一同制定决策，然而有的时候，领导会有自己的个人决策。作为办公室主任，无论是领导的集体决策还是个人交办事项，都要负承办任务，及时高效的传达并完成决策事项。除领导决策之外，学院办公室主任还需要承办学校主办的有关事项、同级各职能部门、师生职工转办的有关事项，例如学校工作的开展、学院部分财务的报销、学院部分事项的审批、部分教师工作的监督、师生职工意见的反馈等等。

1.2参谋职责

办公室主任應为领导提供准确全面信息、协助领导决策，尽参谋职责。学院工作复杂多样，顾及面较广，因此要求领导干部实现决策民主化、科学化，这除了对领导干部提出了严格的要求外，也是对办公室这个“参谋部”提出了更高的要求。办公室主任作为“参谋长”，则要仅仅围绕学院的中心工作，积极组织并参与各项调查工作，做好信息的收集、筛选、处理、总结工作，获取大量有价值的信息，及时向领导反馈，并在工作过程中不断调整，协助领导完成科学民主的宏观决策。

1.3管理职责

管理职责是指学院办公室主任对行政党建事务进行管理所应尽的职责，主要包括文书管理及信息管理。首先是学院办公室主任对文书管理所需尽的职责，主要体现在参照行政党建制定的公文，再结合学院的实际情况、领导的具体决策、教师职工的实时建议，发布公文，并建立、健全各项有关制度，以准确无误、全面细致地做好文书工作。此外，学院办公室主任也要负责学院信息管理，包括学院部分重大工作的基本信息、盖章信息、师生的基本信息、教学信息、实验室信息、会议信息等。

1.4协调职责

协调职责是指办公室主任在信息沟通、联系内外关系所尽的职责。学院办公室是行政党建管理工作中的信息汇集中心、沟通枢纽。办公室主任要尽全面协调职责，具体要做到纵向协调、横向协调、内部协调，不仅要转达并执行学校发布的相关文件、领导决策，反馈师生职工的相关意见，还要与同级部门协调沟通、办公室内部协调沟通，确保文件决策的传达实施和师生职工意见的反馈处理。

2.办公室主任管理能力的提高

由于办公室工作的特殊性及重要性，办公室主任管理能力的培养，主要在于沟通协调能力、参谋能力、服务能力、指挥督办能力的培养。

2.1沟通协调能力

沟通是人们信息、思想和情感的分享及反馈的过程，以求得思想的一致和感情的流畅，而协调则是基于沟通之上，要求做到调配适当。作为办公室主任，面对繁杂的工作和反馈的各种问题，自己的沟通协调能力便得到充分体现。如何处理好这些问题？重在培养自己的沟通协调能力并灵活使用，例如在工作中妥善处理好上级、同级、下级等各种关系，多多进行沟通协调，准确了解各方面需求，以最合适的方式满足各方面需求，减少摩擦，解决问题，同时还能够调动各方面的工作积极性，从而协助学院蓬勃发展。

学院办公室的工作任务繁杂，工作安排被动且工作主要涉及信息的上传下达、为领导参谋、服务师生，起到穿针引线的作用，这就要求办公室成员的办事效率极高。作为办公室的管理者，提高办公室办事效率的第一步，就是要做好办公室内部、办公室与学院之间、办公室与学校之间的沟通协调。因此办公室主任更要培养好自己的沟通协调能力，主要注重积极沟通、换位思考、及时反馈这几点。

第一，积极沟通。在管理中重视并乐于沟通，愿意与他人建立联系，不断学习精炼自己的语言，以求准确高效的沟通。办公室主任要学会倾听来自上级、下级、师生等各个方面的声音，并及时给出有效的反馈，不断跟进信息的交流。通过主动沟通，关心师生的需求;通过有效沟通，化解管理的障碍，以营造人性化、宽松愉悦的办公室环境，推动办公室工作的高效运转。

第二，换位思考。作为办公室主任，要能打破以自我为中心的思维模式，要学会换位思考，设身处地的从他人、师生的角度和立场考虑问题，体会教职工的感受，真正的走进教职工的心灵，得到他们的信任和理解，以促进彼此的理解。

第三，及时反馈。重视信息的摄取以及传达，在收到领导、同事以及师生职工的信息后，要用心倾听各方的意见，找出信息关键点，针对问题尽快做出处理，根据实际情况及时做出调整和回应，从而有效的解决各类事件，并且避免了问题的产生和深化。

2.2参谋能力

办公室主任要能为领导的决策提供准确详实的信息和有价值的建议。为此，办公室主任要明晰学院和学校之间的各类事项、条例，并且对这些事项、条例有自己的研究和见解，同时要不断学习各种理论知识，做到能为领导决策提供详实的资料及有建设性、发展性的意见。要提高参谋能力，首先要做到完善的信息获取，注重学校的信息发布以及师生的信息反馈;其次是对信息的分析，注重信息的时效性、全面性和准确性;最后要强化信息分析，总结出关键点，及时准确地为领导决策提供详实有价值的资料的参考意见，主动为领导谋划全局思路，统筹全局规划，提炼全局方针，总结全局经验。此外，办公室主任要明确自身位置，参谋而非领导，坚决不越权行事，不能滥用职权。

2.3服务能力

服务乃学院办公室重任，辦公室主任要树立良好的服务意识。学院办公室是一个综合服务部门，各项具体工作通过服务形式体现。首先是为学院的相关领导服务，让领导从琐碎的事务中解脱出来，做好办公室日常事务的协调和处理，高效完成领导发布的任务;其次是为各职能部门服务，加强与各职能部门的沟通协调，做好信息的上传下达，为学院工作的顺利开展提高保障;再是为师生职工服务，认真了解师生职工的需要，将工作具体化、全面化，如为教师安排好职称评审、年终考核等，为学生加盖印章、出具证明等，以求让教师专注于教学、科研，学生专注于学习、生活。办公室主任要热心为师生职工解决实践困难，认真倾听他们的意见，及时调整工作方法，真诚服务。办公室主任只有做好了服务工作，才能更好地增加学院的凝聚力，提高学院的工作效率。

2.4指挥督办能力

办公室主任要做到靠前指挥，现场督办。办公室主任要学会提高自己的指挥效率，做到指令作出快、下达快、执行快，同时要灵活运用各种指挥手段，充分运用现代信息技术和计算机技术。在已有方案的情况下，要切实解决贯彻落实的问题，做好内部人员的调度性指挥;面对突发事件时，要灵活机动地进行应变性指挥。另外，在督办工作过程中，要建立良好的督办机制，避免督办无章，还要根据工作内容灵活调整工作重点，提高工作效率，并及时反馈落实情况，主动解决在工作落实过程中的困难，顺利完成督办工作。

3.结语

高校学院办公室的工作具有综合性、时效性、服务性和灵活性等特点，这就要求学院办公室主任不仅要掌握国家及学校的相关政策、领导的相关决策，明晰学校、学院的各类事项，还要了解先进的管理学知识，树立终身学习的意识，高度重视思考的价值，着重各项基本素质的提升，尤其是自身管理能力的提高，促进办公室工作的规范化、科学化，保证工作的运行效率，为学院发展创造良好的条件。

参考文献

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作者简介：李晓晔（1971.8-），男，研究生，中级职称，研究方向：行政管理。