李明贺

【摘  要】企业档案管理工作同企业的过往与未来发展有着紧密联系，更科学和更规范的管理对提高企业管理的质量和效率至关重要。本文简要分析了当前企业档案管理的缺陷，如对现阶段企业档案管理不够重视，缺乏相关工作人员的培养与培训以及相应的制度体系不够完善等。企业在经营过程中需要对以上问题进行解决，让企业档案管理工作在新形势下开展的更顺利。

【关键词】火力发电企业;档案管理;工作探析

引言

档案管理对企业管理至关重要：一方面，它对企业的行为与活动进行了更加严格的监管，另一方面，实现了不断提高企业经营的效率和质量。因此，企业档案管理可以反映企业的整体管理水平，还可以从中看到企业发展的历史。然而，目前企业档案管理工作还存在一些缺陷，比如说，管理工作不全面、档案处理不及时以及需要销毁的档案还在存档等问题，在档案管理中没有充分利用企业档案管理的工作优势，没有为企业带来便利与有效管理。

1.档案管理工作现状

随着社会的不断发展，不管什么行业和领域都在讲求全面发展，火力发电企业也不例外。根据行业的特点，企业建立了属于自己的档案管理系统，同时还设立了相应的档案管理岗位，使档案管理工作逐渐变得更加全面。但是，由于企业日常经营的活动繁多，档案管理人员的工作内容也很繁杂，就会出现档案积攒，处理不及时等现象。不仅如此，对于档案的保密工作也没有十分健全。随着时间的不断推移，在档案管理工作逐渐全面的同时，也出现了各种各样的细节问题。

2.现阶段企业档案管理工作的不足

（1）企业重视程度不夠。在新形势下，我国企业档案管理水平普遍较低，尽管有个别企业重视此项工作也不能引起整体的变化。造成这样的现象，主要是因为企业在发展过程中考虑更多的是经济效益，只留给档案管理相对较少的关注度，还有一些企业在档案管理中只是表面形式，实际付出的管理和努力少之又少。近年来，我们的市场体系一直在不断改进，由于多数企业没有充分注意到企业档案管理的重要性，造成了企业发展的延迟。

（2）档案管理制度还需完善。企业的档案管理制度还需要完善，无论是档案的收集、处理还是储存如果不及时完成档案管理工作，就会影响工作人员正常开展工作，从而影响企业发展的进度。随着社会的不断发展，多数企业在档案管理中都会采取网络管理系统和档案室两种线上和线下同步管理的方式。问题在于，网络管理系统记录的内容与纸质档案是否完全一致，工作人员是否对此进行了严格的管理。事实上，在实际工作中一些员工没有对借出的档案进行保管，形成了丢失的现象，还有一些素质较低的员工在档案中伪造信息和数据，不能完全保证档案的真实性。

（3）员工对档案管理工作的认识不足。企业档案管理出现问题，在岗位上的工作人员也是要负相关责任。为了降低档案管理中出现的失误，需要对在档案管理部门工作的工作人员进行培训。从网络和档案室两个方向进行培训，并在这两个方向上安排不同的人进行管理，不仅可以减轻工作人员的负担，同时还能实现档案管理的有序性。员工要明确档案管理不仅仅是收集文件这般简单的工作，更多的是对公司的规定制度文件和经营活动合同等的有效管理。企业还要对员工工作能力进行定期考核，对于工作意识不过关的员工还要加强培训。

（4）档案管理人员队伍还需壮大。我国的企业正处于深化改革的关键时期，这需要企业进行内部与外部的调整。一些人认为档案管理是一件轻松的工作，每天收一收文件就可以了，事实上，有这样想法的人思想认识还不到位，没有真正了解到档案管理工作的本质。企业也没有对档案管理人员的专业素养加以重视，导致档案管理工作只是表面现象。企业档案管理人员队伍不够强大，内部缺乏档案管理的专业人士，会影响档案管理的工作质量。

3.加强企业档案管理工作的对策

（1）强化线上线下同步管理。企业在档案管理中采用“互联网+档案管理”的新模式，在线上管理中，每一个企业员工都有自己的登录账号，进入系统后可以看到自己的档案管理中心，及时对自己的个人信息尽心更新，填制电子版的表格也可以通过系统上传。档案管理系统实现全企业联网，对人力资源部和行政部等对档案需求量大的部门来说，无疑是减少了很大的工作量，同时也减少了档案填制错误的几率。线上档案系统对保密性文件的保管也有应急处理，假设系统监测到系统正在被侵入，就会自动删除所有文档，由于有线下档案管理的存在，所有文档都是有备份的，因此也就不担心文件的丢失。由于系统被入侵的情况很是少见，因此网络档案管理还是具有一定的安全性的。

企业档案的线下管理是对网络系统中档案的纸质版进行保存的有效方式，一些企业重要文件需要由专人看管，纸质版的档案保管起来要比网络系统中的档案更具有安全性，有效的避免了网络风险。此外，线上档案管理需要企业的正常供电才能进行，如遇电路出现故障，线上管理就要停止，此时，线下管理就成为了一种保障。这也是线下档案管理的必要性所在。采用线上和线下同步管理的方式，可以对档案进行更好的保管，对普通档案实现备份处理，对秘密文件进行双重保护。

（2）实现档案分类管理。在进行档案管理时可以依据档案的类别对档案进行分类管理。例如说，员工管理制度类档案、企业经营类档案、物品使用类档案、员工个人信息档案以及企业经营活动的相关合同等，对以上档案进行分类管理。根据每一类档案都有专人看管，员工借阅一些普通文件需要通过专人进行审批，在规定期限内进行归还。在接收归还档案时，管理人员还要对档案进行检查，是否存在缺页、涂抹和篡改等现象，检查无误后，需要借阅人员进行签字，以此来记录借阅过程。

对于具有保密性的文件，管理人员需要将其锁进保险箱进行封存，只有企业高层管理人员进行联合批准才能由专人取走，以此来确保文件的安全性。不管什么类型的档案，都要按照档案管理制度与规定进行看惯与整理，对于超出存放年限的档案要进行及时销毁，对于需要整理的文件要及时整理，档案管理人员需要对工作进行及时处理，做到“今日事今日毕”。

（3）扩大档案管理人员队伍。对于档案管理人员队伍来说，企业还需不断扩充人员。结合实际情况来看，多数企业档案管理人员只有寥寥几人，甚至一些企业只由一人进行管理工作。这不仅对档案管理人员造成了巨大的工作量，同时，对档案的分类管理也不能有效的开展。企业要壮大档案管理人员队伍，对其进行专门的培训和指导，邀请专业人士对企业员工进行授课。不仅如此，还要定期对档案管理人员进行考核，通过试卷和实际操作等形式检验管理人员近期的工作情况。

如果有档案管理人员离职，需要签订保密协议，对企业内部的重要文件和消息进行保密。如若违反了保密协议上的任何一点，就需要对企业造成的损失负责。这种做法看似具有强制性，但是可以有效保护企业的财产安全，也可以对员工进行更好的管理。

4.结束语

我国市场经济在不断发生改变，时代也在不断发展，从不同的角度刺激了企业的发展，企业档案管理工作的作用和好处也是越来越明显。由于企业在日常经营活动中更多的注重了经济效益，忽视了档案管理工作的重要程度，造成了档案管理存在诸多的不足之处。针对档案管理工作制度不健全的现象，必须从各个方面开始加强，对相关工作人员进行培训，建立和改进管理系统，将现代信息技术与企业档案管理工作进行融合，以确保档案管理工作在企业中发挥出优势。

参考文献

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