刘秋丽

【摘要】现阶段，很多行政事业单位在办公用品及耗材管理上还存在不少问题，因为使用多且频率高，如果监管不利，很容易造成资源的巨大浪费，甚至引起腐败行为的滋生。因此，如何规范、科学、高效地管理办公用品及耗材则显得尤为重要，在科技飞速发展的今天，研究开发出适合自身的办公信息化管理系统，对于提升整体的办公效率，规范资产管理有着相当重大的实际意义。

【关键词】行政事业单位 办公用品耗材 信息化管理

行政事业单位办公用品及耗材是为日常履行职能而储存和耗用的未达到固定资产标准的实物资产，看似零碎不起眼，但在实际工作中，其管理和会计实务处理都存在不少问题。尤其在加强作风建设的大背景下，中央和地方各级党委政府从制度和监督层面对三公经费加强管理后，办公用品支出甚至被某些违法违纪行为所利用，成为虚报冒领、套取现金的工具。本文将从以下几个方面，分析行政事业单位办公用品及耗材的管理现状及存在的问题，并论述对策及办法。

一、行政事业单位办公用品及耗材的管理现状及问题

（1）责任意识不强，会计核算不规范。首先，部分行政事业单位的领导持有“重钱轻物”、“重采购轻管理”的观念，对办公用品及耗材管理工作不重视，这就导致下级工作人员对于办公用品及耗材管理和使用不重视，保护意识较弱[1]。其次，有些单位是按部门领用办公用品，没有把责任落实到每个领用者身上，因此个人只要是物品用完了，就以部门的名义领取，存在吃“大锅饭”的现象，个人节约意识不强。再次，由于办公用品及耗材种类繁多，购置分散且不易管理，部分单位财务人员没有将采购回来的办公用品及耗材记入资产，而是直接列为支出。仓管部门不需要与财务部门进行账实核对，往往疏于管理。

（2）传统手工管理模式，仓库保管员工作量大，工作强度高，手写速度慢、效率低下;出差错的概率高。各种物品的采购、领用等数据记录在各种不同的紙质表单中，查询、分析、统计很不方便，也不利于保存;短时期内重复领用难以监管;数据传输滞后，时效性差。

（3）物品批量领出后难以实时掌控实际使用情况。比如物业公司工程部需要领用一批LED灯，先要向仓管部门提供上一批领用灯具使用情况表（表内有申请人及安装师傅的签名），待核销上一批灯具后，才能再次批量领出下一批灯具，这既不利于实时监控使用情况，也存在签名造假冒领物品的风险。

（4）采购办公用品及耗材比较随意，没有考虑到一些办公机器设备即将停用或少用，导致买回来的对应耗材积压，无法使用。如以前使用热敏纸传真机，字迹不易保存，随着技术的进步，转而使用普通纸传真机，从而导致热敏传真纸无处可用，造成浪费。

（5）回收利用率低。比如曲别针、夹子一类的办公用品，领出后会有一大部分集中流向财务部门;又比如会议瓶装水及纸杯，会议结束后可能会有剩余等等情况，这些物品往往缺乏跟踪管理、回收利用。

二、行政事业单位办公用品及耗材管理对策及办法

行政事业单位作为国家政策的贯彻者和执行者，担负着维护社会公共利益的责任，其收入大多来源于财政，社会关注度日益增强。因此必须加强行政事业单位的财务管理工作，才能保障各项工作的正常开展，实现财政资金使用价值的最大化，从而彰显行政事业单位的社会管理和执法监督职能。办公用品及耗材是单位公共资源非常重要的一部分，对其采购使用管理不容忽视，因此，建立一套行之有效、科学合理的信息化管理系统，与监管机制融为一体，改进理念、制度、流程等，对于行政事业单位来说相当重要。

（一）设定用户权限，把责任落到每位用户者身上

由于办公用品及耗材从申请采购、审批、保管、领用等，需要经过多个环节，可以说，所有工作人员都需要使用办公用品及耗材，因此，必须设定好每一位工作人员的用户权限，并需要密码才能登录系统进行操作，同时系统还可以安装在手机上，这样随时可以移动办公，提高工作效率。遇到办公人员离职或退休，也必须及时注销登录权限。从各个环节做到有据可查，把责任落实到每一个人身上，做到各个风险点可控，这样才能做到每个岗位人尽其责，物尽其用。

（二）完善采购审批流程，避免盲目采购

在采购审批环节中，仓库保管员通过实时库存数据掌握急需补仓的物品情况，及时向采购部门领导提交采购申请，需要技术部门研究论证的，先提交技术部门审批。符合条件需要进行政府采购的办公用品等，应严格按程序进行政府采购;其他则采取联系定点供货单位方式进行采购。争取以最小化的用品库存储备来获得最优的使用状态，规避办公用品及耗材的非必要性积压及短缺，科学、合理地去组织供应。

（三）加强自动化数据采集，做到数据实时传输

在管理系统中，从验收、分类、入库、出库、调拨、移库移位、库存盘点等各个作业环节，数据进行自动化的数据采集，保证仓库管理各个环节数据的准确性，确保及时准确地掌握库存的真实数据，合理保持和控制库存。能够对采购信息进行实时提取，便于在办公用品及耗材在出现问题时及时联系沟通采购源头。通过科学的编码，还可以方便地对物品的批次、保质期等进行管理。利用系统的库位管理功能，还可以及时掌握所有库存物资当前所在位置，有利于提高仓库管理的工作效率。财务人员可以根据每月生成的领用报表，减少库存，增加支出;同时可以定期或不定期进行实物盘点，实时进行账实核对，对物品进行有效监督。

（四）设定限额及限期领用，规范领用流程

领用者申请领用办公用品时，系统会根据以往该用户的领用记录来判断是否给予领用，如果已经超限额或限期内重复领用，则系统发出警告，不能点击领取;达到领用条件的则可提交部门专管员，由部门专管员汇总本部门领用情况后，再一并向部门领导提交申请;部门领导根据本部门实际工作情况，对每位申领者的领用申请进行审核批准;审批后再由专管员统一到仓管部门领取。对于新进人员，可以一键领取一套办公用品，有利于节省申请时间。系统会为每个领用者按会计年度建立领用明细账，可以查询到每一位用户从进入单位直至离职或退休所有领用办公用品的情况。由于数据的可比性，既有利于员工培养责任意识、节约意识，同时避免重复领用，大大节约了办公经费。

（五）对物业领出的物品进行跟踪监督，随时掌握使用情况

行政事业单位与物业公司签订合同，由物业公司进行维修、保洁、会务等方面服务工作，由此物业公司会批量领出维修耗材、卫生用纸以及办公饮用水、会议瓶装矿泉水等等，如何有效地监督物业领出物品的实际使用情况又是一个值得思考的问题。第一，物业领出的物品不能简单地做出库处理，而是应当作为一个子仓库，由物业公司派专人进行管理，并能登录系统。第二，对于独立办公室需要用水及维修服务时，由办公室经办人登录系统，向物业管理员提出用水申请及维修申请，物业管理员分派任务，服务完毕，由服务经办人点击生成物品领用信息，经办公室经办人复核后，系统后台自动生成领用清单，并自动核减领用物品。第三，对于公共区域的维修、保洁等物品领用，后勤部门应当设定专人，加强巡查，对物业进行监督。

（六）建立回收站，提高物品回收利用率

首先，由于应用了信息化管理系统，使仓库保管员可以从繁杂的工作中解脱出来，与后勤管理员一起巡查，对某些办公室的过剩资源进行回收;其次，对于物业领出用于会议的瓶装矿泉水及纸杯等会议用品，会议结束后，由后勤管理员及物业管理员进行清点并回收，重新入子仓库留待下次使用。再次，员工辞职或退休，一些需要退回的办公用品，可以在系统中做退回处理，相关人员进行检查验收后重新入库，统筹安排使用。

（七）強化系统操作技能，培养主人翁意识

生活在技术进步日新月异的今天，提高系统操作技能，不仅仅是对财务人员以及仓库保管员的要求，而且还应当提高到全体工作人员的层面上。行政事业单位应当创新管理模式、完善管理机制及激励办法，以人为本，尊重员工，奖勤罚懒，调动员工的主观能动性，增强员工的主人翁意识，推动员工团体能动力，提高集体荣誉感和使命感，为事业尽职尽责，做出贡献。

三、结束语

综上所述，在行政事业单位中，办公用品及耗材的管理还存在很多方面的问题，要想确保管理工作的开展更加具有科学化、规范化和标准化，就需要建立一套行之有效的信息化管理系统。本文主要从两个部分展开了分析论述，首先在第一部分分析了行政事业单位办公用品及耗材的管理现状及存在的问题。其次在第二部分论述了信息化管理系统在用户权限、采购、保管、领用、监管及回收方面的具体运用和措施。行政事业单位应顺应时代和改革要求，必须不断提高财务管理水平，创新管理模式，建立合理的监督管理体系，注重关键岗位乃至全体人员综合素质的培养，调动员工的主观能动性，积极提升办公用品及耗材整体利用率，从而促进财务管理目标的实现，使行政事业单位朝着更科学、高效的管理方向发展下去。

参考文献：

[1]吕翠平.关于加强行政事业单位国有资产管理的思考[J].金融财税，2020（11）.

[2]魏康平.刍议企业办公用品信息化管理模式[J].活力，2019（24）.