丁小珈

摘 要：高校档案资料是高校教育教学过程的真实记录与再现，是各类教育教学评估的依据性材料。档案资料的规范化管理强调的是依据档案资料管理的相关标准、规范、制度等对档案资料进行的收集、整理、鉴定、保管和利用的一种管理机制。高校档案作为一种极为重要的教育教学资料，但一直以来，存在着档案资料管理不规范、档案人员队伍建设不完善、信息化建设不足、硬件水平落后、技术水平不强等问题，致使高校档案管理难以跟上时代发展步伐，也难以满足高校文化建设的需要。因此，本文对当前高校档案管理问题进行梳理，提出高校档案规范化管理的建议，对高校档案管理的发展具有较强的现实意义。

关键词：高效;档案;规范化;管理

一、高校档案规范化管理的价值和意义

高校档案规范化管理是“加强档案工作‘三个体系建设的基本前提，是推进依法治档、提升档案工作治理能力的重要手段，也是衡量高校综合管理水平的一个重要指标”。具体而言，高校档案工作规范化管理的价值意义主要体现在以下两方面：

（一）有利于完善高校档案管理机制

有利于高校档案管理机制的建立健全，有效提升档案管理的层次和水平。高校档案规范化管理有赖于建立健全档案管理机制，制定档案管理工作标准，明确责任制度，厘清考评体系，在组织管理、设施设备、业务建设、信息化建设、开发利用等环节充分实施科学管理，完善管理网络，提升管理水平。

（二）有利于促进高校档案发挥服务功能

促进高校档案更好的为高校师生、高等教育事业和经济社会发展服务。高校档案既是对高校办学历史、办学成果的保存和记录，也是直接服务于高校师生及高校文化建设的重要平台。传统的档案管理方法，不仅因为年代久远，致使大量珍贵的档案资料易于毁坏，而且档案资料繁杂，也造成了查阅的困难。而通过档案资料的规范化、信息化、标准化的管理，既有利于档案资料的永久保存，也便利了广大师生查阅档案的需要，节约了成本，推动了社会发展和高等教育的进步。

二、高校档案管理存在的问题

（一）电子信息化程度低

传统的档案管理信息在许多高校的部分档案归档中仍然沿用，导致没有电子化处理的档案信息无法在全校网络信息平台使用。先进的数字化管理的优势根本发挥不出来，加大了档案管理者的工作量，档案信息的利用效率低下，对外利用的价值体现不出来，势必影响高校的快速发展。高校档案在各个环节的信息功能开发的不好，多方位的服务也体现不出来，时间久了，肯定会造成档案自身价值的下降。

（二）档案管理制度更新较慢

当前许多高校没有根据新时代人的档案管理要求，制定相应的规范化的现代管理制度，出现的问题就是专业化的档案管理人员不到位，信息网络化的知识结构落后，从不进行专业化的档案知识培训，相关档案管理人员的综合素质达不到标准，自然也就谈不上创新意识，档案管理工作一直是事倍功半的效果。档案管理法公布后，有些学校没有按规定制定规范化的高校档案管理制度，目前仍有一部分档案管理人员培训不到位，知识结构落后，专业化的系统学习不够，创新意识也无从谈起，无法充分进行档案信息电子化升级与档案信息数字网络化应用，高校档案管理的质量也就无从谈起了。

（三）档案管理人员认识与素质上的能力欠缺

档案资料记录的是机构的发展历程，企业或者机构经常性的查阅资料可以从中总结经验与不足，从而能够更好地促进机构的发展。但是往往机构的不重视，使得档案管理人员也仅仅是做好自己的本职整理工作与收藏工作，而忽视档案資料的二次利用情况。正是机构对资料的不重视，使得档案管理人员整体素质都不是很高，而且机构甚至会在档案管理人员上进行人员精简，更别提重视档案管理人员的素质提升了。随着信息化的发展，档案管理人员逐步与信息技术发展脱节，在管理上更加力不从心。加上传统思想的禁锢，以及思想意识的狭隘，跟不上时代的发展进步，档案管理人员会与技术人员脱钩。信息技术的发展，档案的现代化管理需要的不仅是档案管理人员，更需要有扎实专业知识的计算机技术人员。

三、档案管理规范化建设的对策

（一）科学定位，完善档案管理制度

高校档案工作在推动学科建设和学术研究、辅助教学和人才培养、构建和传播独特的校园文化、促进国内和国际交往等方面都具有非常重要的作用。一方面，要把档案工作制度贯穿于高校档案工作全过程。要不断强化档案工作者的法制意识与服务理念。要从“为党管档、为国守史、为民服务”的高度充分认识档案工作法制化建设的重要性。另一方面，在制度规范的框架下推动档案管理工作的创新与协调发展。要从中心意识、服务意识、大局意识、机遇意识、竞争意识和创新意识等六个方面，强化档案工作的观念创新，即要突出档案工作的整体性，也要关注系统的力量;即要观念创新，又要在工作模式、技术引领、多学科方法等方面同步推进，协调发展，作到规律、自律、音律相统一，共同弹好档案工作这架钢琴。

（二）顺应时代，加快高校档案信息化建设步伐

现代档案工作已经步入了数字化时代，数字档案馆建设成为一流档案管理的主要标志之一。高校必须紧跟信息化时代发展的趋势，科学合理地进行档案信息化体制和机制的设计，加快推进高校档案信息化建设。在具体实施中，要把握好两个原则。一是“双轨制”原则。建立以传统纸质版本档案为正本，数字化档案为副本的全新的高校档案存储管理模式。二是“全周期”管理原则。全周期管理指档案管理不再是以往的档案的存储和使用管理，而是从档案的产生、存储、使用一直到销毁的全过程管理。当前，信息化档案管理专业人才的匮乏是影响高校档案信息化建设工作顺利进行的重要因素。应从两个方面着手解决，首先加强对学校现有档案管理人员的信息技术培训力度，提升档案管理人员的基本技能和综合素质;其次，加大外部专业人才引进力度，重点引进档案管理信息化专业人才，为高校档案管理信息化建设工作的顺利开展提供强有力的技术支持。

参考文献

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