谢王艳

摘 要：高职院校发展进程中，人事档案发挥着极为重要的作用。随着“互联网+”时代的来临，信息速度效率日新月异，对档案本身及其管理模式的历史发展变化进行分析，有利于促进高职院校人事档案管理工作的良好发展。对此，本文主要对高职院校人事档案管理信息化建设进行探讨，以供参考。

关键词：高职院校;人事档案;信息化建设

人事档案信息化是运用现代信息技术开展人事档案管理活动，收集和整理人事档案信息资源，进行数字化存储档案信息，也就是把档案管理模式由注重实体档案转变为注重数字化档案的过程。主要是为了实现人事档案资源信息数字化、服务网络化、管理标准化的目标，共享人事档案资源，促进人事档案信息使用价值、利用率以及人事档案管理现代化水平显著提高。加快推动人事档案信息化建设进程，可以在人事工作中充分发挥出积极作用，为高职院校的育人水平提高提供了可靠支撑。

1 人事档案信息化建设的重要性

1.1 逐渐改善并优化人事制度

随着教育改革的不断深入，高职院校在教育体系中的地位越来越显著，各行业精英开始参与高职教育，这便改变了高职院校原有的人员配置。所以，必须立足于精细化层面展开分析，同时不断调整优化和教职工有着密切联系的档案管理。而合理应用先进技术，可以使档案管理工作更加标准化，借助统一、全面的人事制度，确保高职院校中教师岗位轮换更有秩序[1]。除此之外，在信息化人事档案管理中，教职工可以更加公正、透明地进行竞争，而档案管理人员也需立足于档案管理制度实施岗位权利，把现代信息化管理的实际作用充分体现出来，进而为教育教学的良好发展奠定坚实基础。

1.2 促进人事档案价值有效提高

档案管理的既定目标是对人才资源进行合理运用，并为内部决策提供有效参考，增强决策现实性和合理性。在传统管理模式中，纸质化档案管理不仅需要投入诸多人力和精力，且效果十分差强人意。而在信息化时代，人事档案可以体现出条理性、科学性和秩序性的特点，决策者可以通过“关键字”的搜索迅速获得大量档案信息，大大提高资源利用效率。此外，还可以利用信息技术开发资源，保证相关人员可以迅速完成指定工作，有效提高檔案工作实施质量和效果。

2 高职院校人事档案管理信息化建设策略

2.1 增强人事档案现代化的管理

长期以来，无私奉献是人事档案工作者的显著特点，在保密安全传统意识的影响下，让传统人事档案管理工作具有很强的封闭意识，但这种观念已经和现阶段社会发展的需求不相符，而改变现状，就必须积极转变观念，随时关注社会发展的最新动态，有机结合高职院校人事档案管理工作和社会实践活动，由封闭的思想观念向开放的思想观念转变。在信息化时代背景下，进一步强化人事档案管理的信息化意识、科技化意识以及计算机管理人事档案意识，使人事档案管理工作从传统的手工管理转变为计算机信息化管理，主动契合社会实际需求，将人事档案管理工作的重心向社会实际需求、高职院校事业发展相符转变，提供更高效、更优质的服务。

2.2 构建完善的档案管理制度

为了实现高职院校人事档案信息化建设的规范化、标准化、制度化，学院相关职能部门需构建综合性、统一性的制度，严格规范内部各项管理行为[2]。并借助制度，引入更加科学、适宜的数据信息统计和管理软件，要求相关职能部门在开展标准化工作中保持良好的态度，防止“各自为政”的现象出现。同时，可以基于此设置信息共享平台，使需求者可以迅速获得信息资源，确保工作的高效性。此外，高职院校还可开展全面性档案信息系统建设，严格遵循相关制度的标准要求对系统进行调整和优化，将人事档案库变成人才资源库，进而有效革新教育教学，做到人尽其才。

2.3 加强人事档案信息化管理的安全意识

信息技术使人事档案管理工作更加便捷、高效，但也为人事档案管理工作埋下了诸多安全隐患，在实际工作中，一些单位在开展人事档案信息化建设的过程中因为缺乏安全意识或其他各种原因，导致人事档案信息丢失和泄密，使单位及当事人遭受极大损失;在保存电子文件的过程中因为不能更新版本等原因，导致不可兼容性和不可识读性，让存储载体和材料容易损坏，最终丢失人事档案信息资源。所以，在人事档案管理工作中，务必正确处理好人事档案信息的保密和资源利用的关系，严格区分和界定各种资料信息，正确运用计算机的加密功能，增强安全意识。同时，因为电子档案对保存环境和方式的要求很高，档案管理人员在实际工作中要对防辐射、防病毒、防潮、防高温等工作引起高度重视，切实做好电子档案的及时备份及日常维护工作，使人事档案信息的安全性和完整性得到保障。

2.4 健全人事管理信息化管理系统

第一，高职院校应根据学校的实际情况，构建教职工信息数据库，这是人事档案管理信息化基石。人事档案是一种信息资源，重要性不言而喻，确保了高职院校选人、用人有据可循，而教职工信息数据库可以将更加可靠、准确的信息提供给人事管理工作者和决策者。所以，高职院校应重视加大人事档案信息化建设力度，借助信息技术统计、汇总、分析、存储教职工信息。第二，高职院校应重视建立健全人事管理信息数据库，以管理内容为基础，分成人事管理、师资管理、绩效管理等，对人事管理操作流程予以规范，确保管理全面性。第三，高职院校应重视智慧校园建设，借助网络技术展开信息管理，在信息化管理系统中纳入进薪酬、日常考评、年度考核等内容，不断完善和更新信息，共享资源，使人事管理信息全覆盖。

2.5 构建高素质的人事档案管理人才队伍

档案管理中，人占据主体地位，档案工作人员的素质和档案工作的实效息息相关[3]。快速开展人事档案信息化建设，提高档案人员素质是非常重要的一环。人事档案的信息化管理建设是一项艰巨的、长期的工程。要将此历史重任承担起来，必须具备崇高的敬业精神、良好的职业道德和较高的政治素质，除此之外，在档案领域应用网络技术和信息技术，电子档案的安全问题要求档案管理人员具备较高的素质，所以，要建立健全档案人员培训制度，有计划地组织在职人员参加培训和继续教育，更新其知识结构，促进其业务水平提升。培养一批档案管理专业知识扎实、熟练掌握现代科学技术的高素质人才，以更好的适应知识面不断拓宽、信息处理能力不断增强、知识结构不断更新的人事档案工作新环境。

3 结语

总之，人事档案记录了教职工成长历程，同时为教职工素质评定、职位晋升、职称评审等提供了重要参考依据，也是新形势下高校选人、用人的重要参考，其在人力资源管理工作中占据着极为重要的位置。信息化是现代社会发展的大势所趋，高职院校应积极运用信息化技术，提高人事档案管理工作的效率，使传统人事档案管理工作中的各种问题得到有效解决。

参考文献

[1]赵纯.信息化技术在高职院校人事档案管理中的引入与应用分析[J].花炮科技与市场，2019（03）：62-63.

[2]陆俊先.高职院校人事档案信息化管理研究[J].中国管理信息化，2018，21（08）：159-160.

[3]龙彦.高职院校人事档案管理信息化建设研究[J].连云港职业技术学院学报，2017，30（04）：80-82+86.