周佳波

摘 要：随着信息技术的发展，社会信息流通的基础结构发生了根本性的变化，所以为档案馆的工作也带来了困难。为了顺应社会时代的变革，档案部门借此机会改变传统的工作方式，建立数字档案馆，让档案工作走向数字化、信息化、时代化的发展方向。本文将对数字档案馆的工作进行深入探究。

关键词：数字档案;基本特征;思考

随着互联网的发展，网络为人们带来了便捷式的生活，不仅改变了生活方式也改变了工作方式。数字储存技术和网络通讯技术的运用，让许多企业和公司放弃了传统档案的建立，创造了数字档案馆，它将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式储存，网络化的形式相互连接，利用计算机系统进行管理，形成有序结构的数字档案库，可以做到及时提供人们利用，实现资源共享化和便捷化[1]。

1 数字档案馆的基本特征

数字档案馆是新型的建立档案的模式，具体依托网络以数字化的形式管理网络信息。数字档案馆是新时代发展的产物，既传承了传统档案馆的基本功能，又做到了顺应时代要求，将档案以便捷化、信息化的特点呈现出来。数字档案馆有利于加强对各种电子文件的有效管理，确保数字档案资源的安全性、完整性;又有利于档案馆现代化的管理;还能不局限与时空条件下，超越时间和空间的限制，为需要者提供个性化、多样化的信息服务;对档案技术人员进行了技术方面的训练和培育，有助于提高档案技术人员的专业实力，推动我国数字档案的发展。与传统档案馆相比，数字档案馆有以下几点特征：

1）数字信息化。将数字档案馆的各种信息资源通过计算机进行转换，然后储存起来，再利用互联网对档案进行查收与浏览。

2）服务现代化。数字档案的工作是以计算机为媒介，利用数据库技术与多媒体的应用实现信息传输，技术含量过高，不仅是在运用传统档案的模式。

3）空间虚拟化。数字档案带来了便捷性，运用互联网轻松将信息资源进行编辑、传递等过程，省去了效率低的传统人力查找，现实的档案馆被虚拟时空代替，空间障碍不复存在。

4）传输网络化。数字档案馆对各个信息资源都形成数据库，具备硬性的流程。所以在信息的建立、编辑、传递、检测、浏览和下载中，使档案信息得到高效率的利用[2]。

5）人员专业化。随着数字档案馆的成立，对工作人员的要求也逐渐提高，需要对计算机和档案建立工作都具备专业知识的技术人才。所以在档案人员培育上也着重发展计算机工作、档案写作等，以培养综合性人才为目标。

2 建设数字档案馆所需的条件

1）资金保障。数字档案馆和传统档案馆相比来说在资金费用上数额较大，因为数字档案馆的主要开支是硬件和软件两方面。硬件需要主要表现在计算机专业设备和环境改造上，原本的传统数字档案都是通过纸张的形式，所以设置的信息资源管理和保管设施等都不适用于数字档案，需要对数字信息管理系统、电子档案保管系统、数字信息传送系统等基础设备都进行置换;而软件上就是对档案技术人员进行定期的培训、人员开支和系统维护等。

2）资源保障。数字档案具有海量储存和快速传递信息的功能。应该加快数字档案馆的进程，将纸质、音像、声像为主要内容以电子文件和数字信息为主要载体。保证数字转换进程和电子文件的积累，进而才能确保可传输数字信息的数量，加以不断补充、更新和完善。才可以做到满足社会的需要，使数字档案成为人们工作上必不可少的工具。

3）人力保障。数字档案的建设不仅对计算机的设备有所要求，对各阶级档案工作人员的技术也有所要求。工作人员必须具备专业能力，一是计算机技术人员在面对计算机问题和网络高技术含量的专业知识方面可以顺利解决，在日常工作中对计算机等专业设备进行维护、检查和修理，保障数字档案建立的正常运行;二是随着专业技术水平的提高哈发展，各种应用管理软件都在升级，使专业软件变得更快更强，所以软件开发人员也是不可或缺的人力保障;三是各个级别的数字档案管理人员，要加强网路管理和运用能力，对数据管理和信息资源有所掌握[3]。

3 数字档案馆系统的建设

1）网络环境建设。首先建设以服务档案馆内部为主的局域网。将采集和处理系统产生的数据进行管理和储存，向档案馆的用户发布信息并提供检测和演示等服务;支持档案馆的日常办公，可以像政府申请自动办理业务的系统，为公网提供所需数据;还有定期对网络系统和网路设备进行检测与维修。还要加强外网的建设，就是在互联网上建立公共网站，供给需要的人员进行远程查询，使需要者不用亲自到档案馆进行查询，不仅方便了需要者也是为工作人员减轻了工作;还可以宣传数字档案馆的建立与工作性质，档案馆还可以采集所需的各种信息资源。目标有三点，一是为公网的用户提供专业的档案服務;二是为公网的用户实现政务任务;三是实现网络立档的工作。

2）数据库建设。数据库是数字档案馆建设的核心，档案数据库包括案卷级目录数据库、文件级目录数据库、专题文件数据库、图像数据库和文本数据库等。其中文件级档案数据库是全部数据库的标准，必须优先处理。从载体形态来讲，可以分为纸质档案数据库、录音档案数据库、照片档案数据库和多媒体档案数据库等。在数据库的建立过程中，有三点要求，要注意：第一是尽可能的利用过去已有的数据库将数据转入新的系统之中，做到高度利用不浪费数据;第二是减持数据的可转换性，能够根据所需导入导出;第三坚持一个数据指录入一次，避免数据库的重复[4]。

4 数字档案馆应该注意的问题

1）数字档案馆在短时间内不能做到完全替换传统档案馆。数字档案馆的建立不代表传统档案馆就要消失，二者的关系不是相互取缔而是应该做到结合。数字档案馆是依靠信息技术与网络智能的结合，但是传统档案馆与信息技术的联系更密切。事实上，数字档案馆是以传统档案馆为基础，继承了档案资源的形成、整理、储存、检查、保管、鉴定、统计等业务。二者的差距只是服务对象的不同，传统档案馆是运用纸质的实体档案依靠面对面服务，而数字档案馆是运用数字信息、资源共享等依靠远程服务。虽然数字档案馆具备很多优势，但是也不能做到万全取替传统档案馆。首先传统档案馆是基础，数字档案馆的信息空间需要传统档案馆的信息资源的连接;其次，档案馆的储存要做到纸质与信息化数字化的长期并存;然后数字档案馆做不到将档案馆的人文精神加以体现;最后，传统档案馆的信息资源会受限制，对于加密的档案信息用户需要在传统档案中遵守某些条件才能获得使用权。综上所述，为了保护档案的完整性、安全性、实用性和便捷性，需要数字档案馆和传统档案馆二者相互结合，相互依托[5]。

2）制定数字档案馆的法规。数字档案馆应该制定有关法规，在法规上明确档案馆具备对社会档案的集成、管理、利用的权限。明确档案馆与社会档案馆具有使用权和所在权，保障好档案生成者和公民的合法权益，方便档案馆在业务上的正确使用。还要注意解决好数字化档案信息的法律地位[6]。

总而言之，数字档案馆并不是简单的工作，而是需要信息化与数字化进行结合处理。数字档案馆顺应时代的发展，表现的是与社会交融、国际接轨的新走向，要做到多方面的严格把控，积极探索，逐步推进，促进数字档案馆的可持续发展，进而构建社会主义和谐社会。

参考文献

[1]于介芳，刘朋海.数字档案馆建设问题的思考[J].山东档案，2018，000（004）：49-50.

[2]樊振东.档案数字化与数字档案馆的若干思考[J].兰台内外，2019（30）.

[3]霍日查.浅析对数字档案馆的理性思考[J].各界，2019，000（010）：170.

[4]孙红艳.对数字档案馆信息服务的思考与研究[J].赤子，2019，000（014）：153.

[5]王宁.谈数字档案馆的重要性及现实需求[J].兰台世界，2019.

[6]岳素芳，张昆.传统档案馆与数字档案馆有机融合的探讨[J].兰台内外，2020（6）：12-13.