摘  要：人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，技工院校人事档案管理信息化建设具有重要意义。在大数据时代，随着信息化的深度应用，技工院校人事档案管理工作需要紧跟时代发展的脚步，按照档案管理条例的规定，以信息化建设为方向，加大软硬件投入，加强信息安全防范，发挥技工院校的人才优势，提升人事档案管理的效率。

关键词：技工院校;信息化建设;人事档案管理

中图分类号：G270.7      文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2020）06-0138-03

Abstract：Personnel file is an important feature of the personnel management system in China，and the informatization construction of personnel file management in technical colleges is of great significance. In the era of big data，with the in-depth application of information technology，personnel file management in technical colleges needs to keep pace with the pace of the development of the times. According to the regulations on file management，in the direction of information construction，increase investment in software and hardware， strengthen information security，give full play to the talent advantages of technical colleges，and improve the efficiency of personnel file management.

Keywords：technical college;information construction;personnel file management

0  引  言

人事档案具有法律效用，是个人身份、学历、资历、主要经历、品德作风等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹，组织人事部门在选拔、任用、培养干部等工作中重要的参考依据。技工院校在“十三五”期间发展较快，学生与教师数量激增，发展成为综合性的技工教育和职业培训基地。随着“互联网+”和大数据的迅猛发展，技工院校内部发展与升级，传统的人事档案管理已难以适应现实需求，必须以信息化为发展方向，才能顺应这场“数据革命”。

技工院校的人事档案管理包括教师、教辅人员以及后勤人员的档案，内容涉及个人基本信息（包括出生年月、政治面貌、学历背景等）、工作简历、职称工资、考核定级、家庭背景等内容，数据庞大、琐碎复杂，而且使用较为频繁。而技工院校由于行政机构简单，人事档案管理成为了较容易忽视的内容，笔者多年从事组织人事科的实际管理，本文探讨了通过加强信息化建设以提高本校人事档案管理的效率的方法。

1  技工院校人事档案管理信息化建设的重要意义

档案管理信息化指的是利用计算机软件对档案文献进行收集、归类和不同层次的加工利用的一个过程，信息化管理便于把传统的纸质档案变成电子形式。

1.1  有利于提高人事档案管理效率

传统的人事档案管理以纸质材料为主，需要人工收集、归档和管理，管理过程复杂，需耗费大量人力、物力及财力;同时，因受各种外界因素及档案管理过程中人的主观因素影响，容易出现错漏多、原始档案信息谬误的现象。加之通过人力操作的管理过程，受人员专业性所限，档案管理时间长，效率不高。通过信息化管理，可以大幅提高管理效率，降低管理成本。

1.2  有利于人事档案信息的有效保存

传统纸质材料为主的人事档案管理，每一次档案的检索与翻阅，都将损害纸质档案的质量，缩短纸质档案的寿命，不利于档案的长期保存。同时，随着人才流动加剧，档案迁移增多，遗失现象时有发生。进行信息化建设后，可将纸质档案转化为数字存储，将有利于人事档案的长期有效保存与传递。

1.3  有利于人事档案价值的充分发挥

实现人事档案信息化后，信息只需一次录入后即可反复使用。检索、查阅更加方便，还可以根据人才的具体情况进行相应检索，通过网络大数据，对数据进行调取、查询、分析、比较等，可充分开发人事档案潜力，充分发挥人事档案价值。

1.4  有利于人才利用效率的提升

技工院校培养技能型人才的独特地位决定了人才利用的重要性。人事档案的信息化不仅应用于学校教工人事档案的管理，同样适用于学生的人事档案管理。学生人事档案的管理系统可根据就业需求实现差异化管理。通过大数据信息管理模式，对人才进行检索匹配，提高岗位与个人简历的匹配度，根据培养的人才情况制定具体的培训计划和激励机制，充分挖掘人才的潜力。

2  技工院校人事档案管理工作存在的问题

2.1  人事档案管理思维滞后

本校在职教师人事档案管理一般由组织人事科负责，档案管理仅是人事科日常工作的一小部分，具体工作流程如图1所示。在档案管理方面，不僅管理着单位的人事档案，可能还承担着学校基建档案管理、学生的学籍档案管理等多个模块档案的管理。档案管理人员分配不足，档案管理仍停留在手工操作阶段;人事档案管理人员专业水平不足，多为兼职;工作按部就班，缺乏创新与科学管理意识。管理制度不健全、制度挂墙上应付检查、落实不力现象依然存在。

2.2  人事档案管理不规范，信息缺失

技工院校人事档案管理在收集归档材料方面，因缺乏规范标准，又受限于管理人员素质差异，资料收集归档的及时性与全面性得不到保障，加之制度落实不力，造成人事档案管理信息个性化内容难以呈现，无法充分发挥人事档案管理在人力资源挖掘利用中的重要作用。同时，学校人事档案管理人员也缺乏相应的监督机制，领导对其的要求通常是可以找到档案就行，档案管理随意性较大。

2.3  信息化建设缓慢，软硬件建设投入不足

技工院校的人事档案管理信息化建设受诸多因素制约，普遍发展缓慢。一般情况下，档案管理员有可供使用的计算机，但是档案内容并没有进入信息化系统里。平时档案管理员只是用计算机打印出相应的档案归档目录，具体档案内容采用复印或者手填的方式放入个人档案盒中。因为经费有限，在软硬件设备上投入不足，没有使用相应的档案管理软件，所以对档案管理员的要求不高，故原始资料都没有扫描录入。在技工院校几乎都没有使用人事档案管理服务器，好用与适合的档案管理软件在市面上也难以找到。

2.4  管理人员专业能力难以适应信息化建设需要

管理人员的业务能力和职业素养是影响人事档案管理工作的关键因素。目前，技工院校从事档案管理工作的人员专业性不高，学校和整个档案系统缺乏专业、系统的培训，缺乏信息化管理的能力和水平。特别是人事档案管理信息化建设不仅需要管理人员熟练掌握人事档案管理技能，还要熟练掌握计算机网络技术及信息管理技术，保证信息安全，对管理人员的专业要求随之大幅提升。要成为档案管理实践与网络信息技术有机融合的复合型人才，目前的管理人员队伍素质还需提升。

3  技工院校人事档案管理信息化建设的措施

3.1  加大软硬件投入，实现档案管理信息化

技工院校应当高度重视人事档案管理信息化建设，积极争取筹措资金，加大软硬件建设，为人事档案管理信息化提供专业的设备与技术条件。硬件设备上要购置先进的人事档案管理服务器、配置高的计算机设备、扫描仪、光盘，建设防火防潮规范化的库房等;软件设备除人事档案管理平台外，还需购置以维护信息安全为主的杀毒、防火墙、安全漏洞及保密软件等。

3.2  健全人事档案管理长效机制，业务和数据标准统一

要创新人事档案管理理念，结合人事档案信息化建设，完善信息化建设的管理制度。首先要根据《干部人事档案管理条例》，建立信息化人事档案管理的系统框架;引入适合的档案管理平台或者软件，建立健全档案信息化管理的数据采集标准和规范运行制度。其次要健全检查审核机制，确保纸质档案和电子档案的完全吻合和同步。落实定期检查制度，注重检查归档文件的完整性和档案管理流程的完备性。最后，要建立档案数据传输和使用的规范化制度，明确查阅与使用权限，避免档案被篡改。

3.3  加快信息化建设进程，提升人事档案资料信息化水平

实现人事档案信息化建设是一个浩大的工程，需要对人事档案资料进行系统分析和整理，将传统的纸质材料扫描录入，将现有的材料整理到网络信息管理系统中，才能实现查阅、核实、统计以及传递的信息化和便捷化。技工院校本就是培养技术型人才的院校，结合院校特色，组织专业人才集中力量开展信息化扫描录入工作，并建立审核审查机制，确保信息录入准确、真实。同时，要掌握人事档案的开放范围，在保证信息安全性的前提下，加大人事档案资源的共享力度，尤其是学生档案的共享与使用，更好地让人事档案资源服务于技工院校的专业人才培养、人才输出、院校间交流合作等。

3.4  加强人事档案信息保密安全工作，提升信息安全性

人事档案具有机密性，关乎每一个人的切身利益，一旦出现泄露，将造成不可挽回的损失。所以，人事档案信息化管理首要解决的问题就是保密安全问题。一方面，要从电子档案的各个环节制定严密的安全管理制度，确保每个环节都不出现泄密漏洞。要依托技术手段，严格控制访问权限，明确访问人级别，防止被恶意对档案资料输入及输出。另一方面，要建立实时监测及报警预防机制，建好防火墙，做好数据加密和网络病毒防治、访问痕迹的跟踪检测、防改写等技术性的措施。

3.5  加强人事档案管理队伍建设，提高人员的综合素质

首先，构建统一的档案管理平台和标准。其次，从档案基础业务方面入手，加大培训力度，培养专业的档案管理队伍;加大对档案管理人员的计算机知识、网络技术的培训，培训合格颁发相应资质证，实行持证上岗，提升专业水平。再次，引进专业的系统管理人员。人事档案管理信息化不仅需要过硬的档案管理知识，还需要有极强的网络维护技术，因此，必须有专业的系统管理人员进行管理，专业进行信息化研发、安全管理、网络维护。最后，定期加强档案管理人员的职业道德教育、思想政治和法律法规教育，让道德品质过硬的人负责管理档案。

4  结  论

信息化是时代发展的必然趋势。技工院校处于国家大力扶持发展的阶段，在培养技能型人才的大背景下，为了让人事档案更好地服务于技能型人才的培养工作，人事档案信息化建设势在必行，建设步伐亟需加快。在加快本校自身人事档案信息化建设的同时，也应高瞻远瞩，以本校的档案管理模式为范本，开设档案信息化管理专业，为更多的企业或者相关机构培养输送档案管理专业技术人才。

参考文献：

[1] 人民网.干部人事档案工作条例 [EB/OL].（2018-11-29）.http：//dangjian.people.com.cn/n1/2018/1129/c117092-30431 229.html.

[2] 人力資源和社会保障部职业能力建设司.中国技工院校发展报告（2017年） [M].北京：中国劳动社会保障出版社，2017.

[3] 康慨.浅议人事档案管理信息化建设 [J].现代经济信息，2019（24）：106.

[4] 周本仙.人事档案管理的网络信息化建设初探 [J].科技创新与应用，2019（30）：193-194.

[5] 邓丽欢.信息时代职业院校人事档案管理创新方向探讨 [J].兰台内外，2019（33）：66-67.

作者简介：李星云（1977.11-），男，白族，云南大理人，就职于组织人事科，党校硕士研究生，主要研究方向：档案信息化管理。