孙彦

【摘要】在信息技术占据主流的社会背景下，自动化办公已经成为现代办公的主要方式，档案管理也由传统的纸质资料转变为电子文件，对档案管理提出了更高要求，给档案管理工作带来了巨大挑战。传统的档案管理耗时费力，极易出错，现代办公技术对档案进行信息化处理，极大提升了档案管理的准确性和时效性。本文以实际档案管理工作为基础，讨论现代办公技术对档案管理的影响及对策。

【关键词】现代办公技术;档案管理;影响;对策

以现代办公技术为基础的档案管理工作，就是依靠计算机设备和计算机软件系统，开展档案管理工作。使用现代办公技术进行档案管理工作，实现了档案的无纸化，同时与纸质档案管理相比较，具有明显的优势，电子文件可以存储在U盘、光盘、磁盘等介质，节省空间;同时，在互联网技术的支持下，实现电子文件的共享和传输，极大提升了档案管理的工作效率和质量，是当前档案管理工作的必然趋势。

一、现代办公技术对档案管理的影响

现代办公技术已经成为先进科技的重要应用之一，档案管理作为信息时代的重要工作，更要积极深入应用现代办公技术。但是，在应用现代办公技术进行档案管理的过程中，主要以电子文件的形式进行呈现，体现众多的特点，对档案管理产生了极大的影响。

（一）电子文件修改容易，追根溯源困难。现代办公技术为基础的档案管理对象都是电子文件，电子文件极易修改和伪造，对电子文件的安全性管理，是当前档案管理人员的重要工作。虽然，针对电子文件已经开发出众多保护软件，但是，由于人为操作因素，或保管不当极易出现文件被篡改的情况。另外，一旦电子文件被篡改后，即使使用识别修改软件进行辨别，也很难完全找出篡改的痕迹，会直接影响电子文件的真实性。由于电子文件修改容易，追根溯源困难，于是档案管理工作对文件的安全管理提出了更高的要求，需要采用更加先进的技术，配备责任心极强的工作人员予以应对。

（二）现代办公技术更新速度快。现代办公技术的应用，需要借助计算机终端设备及互联网平台才能得以实现。但是现代办公软件更新换代周期较短，电子文件的格式也要随之改变，以适应不断更新的现代办公技术。现代办公技术更新速度快主要体现在两点：一是计算机硬件设施更新速度快，使用寿命周期极短。在实际档案管理工作中，存储电子文件时，主要使用磁盘、U盘、光盘等介质进行存储，而磁盘、光盘的使用寿命一般在4年左右，这就需要对计算机的硬件进行定期检修，对淘汰的硬件进行相应处理，保证档案资料的安全。同时，对使用年限接近4年的磁盘和光盘，要进行及时的更换，重新拷贝其中存储的档案资料。二是计算机管理软件更新速度快。借助计算机软件系统管理电子档案时，电子档案在不断增加和改变，管理软件系统在大数据和科技的影响下不断改善和升级，以此推动电子档案管理适应当前的形势。计算机硬件和软件都面对快速更迭的换代升级，电子档案在此过程中，极易出现损坏和丢失，成为档案管理工作面临的巨大困难，这就需要档案管理工作系统完整、及时保存和备份。

（三）电子档案资料原始版本难以辨别。电子档案资料均以电子文件的形式呈现，无论制作还是传输都是无实物形式，这就导致电子文件和传统的纸质文件相比较，对原始版本难以辨别。以往纸质文件资料，进行备份和传输，都是通过复印来实现，与原版文件有着明显的差异，可以轻松辨别档案资料的原始版本。但是，电子档案资料都是在电脑上显示，计算机操作人员都可以对档案进行改动、移动、拷贝，无论谁操作，在何处操作何时操作，所复制的文件与文件原始版本完全一致。所以，档案管理工作者要留存好每一版电子文件，对档案资料进行精细化管理。

二、现代办公技术支持下开展档案管理工作的对策

（一）对电子文件进行科学归档和及时保存。依据电子档案资料的特殊性，使用现代办公技术进行档案管理，要加强对档案管理的归档和存储。第一，档案管理者要强化记录和核实档案工作，对电子档案进行及时、系统记录，并对电子档案资料进行核实，保证其完整、真实、准确，减少电子档案在长期管理过程中，因人为因素或存储、传输等因素，导致电子文档被篡改或丢失，为电子档案的系统、完整、准确打下坚实基础。第二，档案管理者要加强原始材料辨别工作，并通过先进技术对原始版本电子档案资料进行加密保护。比如，可以将归档完毕的电子档案资料属性设置成“只读”，无论谁使用电子档案资料时，都只能查阅不能编辑，确保电子档案资料保持原样。第三，保证档案管理的适宜环境，确保档案保存安全稳定。计算机硬件设施对环境的溫度和湿度要求较高，为了保证计算机的正常运行，硬件设施的安全稳定，档案管理者要随时监测档案管理的环境，及时采取相应措施调节环境的湿度和温度。另外，档案管理者还要搭建安全的电子档案读取平台和传输渠道，比如利用内部网络、部门OA系统等，对读取者和传播者授予不同的权限，同时能够查询文件的传播轨迹、阅读记录等，避免文件被篡改和泄露。

（二）电子档案和纸质档案进行结合管理。当前，在很多机关单位和企业中，档案管理都进行了无纸化操作，将传统的纸质档案转化为电子档案进行保存，通过电子档案保存，虽然极大降低了档案管理的工作量，提升了档案管理的效率和质量，但是，对于众多极其重要和保密的档案管理具有极大的不便。因为电子档案难以完全代替纸质档案，电子文件的出现较晚，软件换代升级较快，相应的管理制度、管理方法、人员素质都未能跟上硬件和软件的变化速度，所以，给未来电子档案的长期管理埋下了巨大的隐患。针对此种情况，本文认为，在当前档案管理的过渡期，要加强电子文档和纸质文档在档案资料工作中的融合，并对两者进行同步管理，重要档案既要保留纸质档案又要留存电子档案，并相应归档分类。通过两者的结合管理，保证电子档案遭到篡改或丢失的情况下，能够通过纸质档案进行查阅和复原，保障工作顺利进行。

（三）组织档案管理者培训，提升其档案管理水平。采用现代办公技术进行档案管理工作，与传统的纸质档案管理工作差异巨大，仅凭工作经验和认真的态度，难以完成电子档案管理工作。这就需要档案管理者加强对计算机应用的学习，熟悉计算机操作，掌握电子档案管理软件，熟悉工作流程，进行熟练操作。但是，很多档案管理人员年龄较大，不具备现代档案管理技术，对信息安全保护的意识淡薄，业务技能生疏。所以，本文认为档案管理机关要经常组织档案管理者参加业务培训，包括计算机应用技术、档案管理业务知识等，提升档案管理者的业务能力，组建一支综合素质较高的档案管理队伍，充分发挥档案管理的作用。

三、结语

综上所述，信息大爆炸时代，各个行业都面临巨大的变革，无论工作形式还是工作内容都有了翻天覆地的变化。档案管理作为信息管理的重要部分，要跟上信息变化的节奏，充分利用现代办公技术，完善管理制度，细化管理责任，组织档案管理人员培训，提升档案管理能力，从而为档案管理的顺利开展奠定坚实的基础，为各项事业的发展充分发挥档案管理的作用。

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