张凤丽

【摘要】随着信息技术的深入发展和广泛应用，档案管理模式已经从实体管理向数字化管理转变，电子信息档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，但如何更好地做好电子信息档案管理工作，变得更加重要，这需要我们对档案信息化管理有深刻的理解和认识。

【关键词】档案管理;优势;缺点;信息化

一、档案信息化管理的特征分析

（一）信息传递方便高效。很长一段时间内，档案管理工作会接触大量实物档案，因此难以保证在相同的时空和位置开展集中审视，档案使用效率不高，不过伴随高新技术的持续进步，通过数据库等管理档案资料的方式受到了更多人的青睐，能够借助移动互联网等工具实现档案资料共享，同时也不用因为时空等外部条件限制影响使用效率，能够在同一时间内实现档案数据的全方位和远距离传输搜索，极大提升了档案的利用率和综合效益。

（二）投入的费用较少。之前在管理档案时往往会消耗大量的实物资本，同时在采集整合和使用档案时也需要投入一定的劳动力成本，因此完整的档案管理工作结束后往往会付出较多的费用。电子档案的出现极大解决了因为费用过高增加组织经济负担的问题，这一类型的档案在工作各个流程中只会涉及具体数据，并要求在联网的条件下开展相关工作，极大压缩了在实物和劳动力等各方面的成本费用，同时又能借助新兴技术实现对档案的高效化管理。在实际使用方面，比之前的档案处理环境更加严格，避免纸质档案的腐烂、磨损等，但是电子档案则完全不用考虑上述问题，不过也需要保证网络环境的安全性，避免黑客入侵等造成档案资料外泄。

（三）电子档案对网络环境安全性的要求更高。尽管电子档案有纸质档案无法比拟的诸多优点，不过因为互联网本身的共享和公共属性，档案资料在联网的条件下也很容易传输和搜索，一旦遭遇黑客袭击，那么档案文件处于极其危险的境地，病毒等迅速扩散和破坏电子档案运输的全过程，严重的甚至会危机档案数据库，部分电子数据因为受到不合理使用成为部分人牟取暴利的工具，进而不利于整个档案管理工作的有序进行。

（四）档案数据化对软硬件设施的配置要求更高。实现档案的信息化管理前提是配备安全稳定的网络环境、专业管理工具和装置等，因此也需要投入一定的费用。因为电子档案的储存时间较长，稍有不慎就可能使得档案陷入不安全状态，影响档案的保存。举个例子，当存储档案的电脑使用年限到期、装置受损等，这些都会危及到电子档案的安全，所以相关员工应该有较强的风险防控意识，按期检查和护理组织中的硬件设施，确保电子档案的长期保存。之前通过实物等方式储存档案的方式，远远滞后于时代发展形势，因此也将逐步被淘汰。

二、提升档案数据管理效率的具体措施

（一）调整滞后的管理模式，与时代管理思想同步。这些年，信息时代的到来使各行各业都加速了转型步伐，档案管理工作同样遭遇前所未有的变革危机，但也预示着存在新的发展契机。之前很长一段时间里，档案管理工作效率一直无法得到实质性提升，也很难与当前的档案管理任务有效对接，所以相关工作人员应该及时摒弃滞后的档案管理方式及思想，自觉学习利于提升工作效益的相关软件工具，借助前沿的电子装置和高新科技实现档案信息资料的有机管理，创造新型的档案资料数据库，持续优化对不同档案文件的高效管理，增强档案管理的时效性、科学性和精准度，确保在整合档案素材到使用的全过程精确无误，持续增强档案管理人员的专业素养和核心竞争能力，不断适应信息时代大背景下档案管理的发展新需求，以推动国家档案管理工作朝着更加光明和可持续的方向前进。

（二）关注档案管理软硬件设施建设，避免信息化档案管理出现漏洞。要牢牢把握时代发展方向，对档案管理进行技术处理的前提是相关装置应该提前配备齐全。所以，这要求相关机构的高管应该强化档案管理任务的重要性，创建独立的档案管理任务管理团队，将档案管理提上日程，不能有丝毫懈怠，同时强化档案管理所需的基础设施建设，发展和创建更加高效、便利和安全的信息化档案数据库，相关的软件和硬件设施都要进行定期检查、维护和更新，保证档案管理工作效率，同时只要发现任何现实或潜在的安全隐患，都应该立即将具体情况上报至有关责任部门，避免档案信息化资料的泄露及其他重大事故，以免组织遭受不必要的经济和财产损失。

（三）创建一致的、科学的档案信息化管理条例。档案的信息化管理工作离不开专门的管理条例与规范，这是确保后续工作顺利进行的制度前提。档案管理部门应该积极把握档案管理的新形势，联系日常的工作需要，创造性地完善并创建涉及档案采集、整合到使用等在内的全过程信息化管理机制和完整高效的任务链，不管是体制机制还是具体的业务环节，均应保证所有的档案管理工作者，在整个流程和实际执行任务期间，根据一致的管理要求开展相关活动。另外，准备高效的档案信息化管理备用方案同样很有必要，它可以保证电子档案管理数据库遭遇外部黑客等不良分子侵袭时，很快通过采用备选方案处理问题，防止了组织陷入快速瘫痪的境地，也能够很好地保护档案文件，确保档案管理工作有序进行。

（四）提升档案数据管理人员的专业素养和核心竞争力。如今，怎样做到档案管理既能高效处理又能精准无误是广大档案管理工作者应该努力思考的问题。首先需要从意识观念入手，使广大档案管理工作者树立正确的价值观和工作理念，自觉承担相应的工作任务，牢牢树立为人民服务的全局思想，明确自身工作的重要性和现实价值，鼓励工作人员不怕苦、不怕累，能在平凡的工作岗位中干出不平凡的业绩，创造性工作和学习。其次，广大档案管理工作者需要不断提升专业素养。档案的信息化处理本就是一项对专业综合素养较高的工作，这项工作需要员工对多个领域有所了解，管理工作者应该利用业余时间强化学习，借助最适合自己的学习方式完善和改进自身的档案学理论架构，对档案管理发展动向要有高度的敏感性，把握前沿的档案信息化管理任务有关的原理和实践经验，进而实现业务能力与时代发展同步。再次，与档案信息化管理相关的法规条例也应该引起广大档案管理工作者的重视，加强学习，进而实现档案管理工作的合理性和合法性，避免给组织带来不必要的经济和财产损失，持续增强自身的服务水平。最后，需要定期组织有关档案信息管理科技的集中训练。档案信息管理科学技术的掌握已经日益发展成现今档案管理工作者必须掌握的工作技能，因此组织高管应该高度重视相关练习。应该按时组织针对档案管理工作可能出现的各种问题推出的相关解决方案培训，重点向员工传递档案管理系统的日常使用、护理、资料备案和防病毒入侵等基本常识，增强管理者的信息化管理综合实力。

（五）创建一支实力过硬、视野开阔的档案信息化专业管理团队。伴随档案信息化管理任务难度的持续加大，档案管理组织也更加强调对专业信息化人才的需要。虽然部分档案管理工作者不同程度接受过类似的专业练习，不过训练不够连续化和系统化，使得广大档案管理工作者难以进行完整而深度的学习，也无法全面掌握档案信息化管理的全部任务，处理的问题比较基本。不少组织在实施对档案的信息化管理任务时，一般会聘请外部专门人员或团队，很多任务的工作进度受限，当发现技术漏洞时才发现组织内竟无人能够处理，所以制约了档案管理的快速发展。组织领导层应该尽早将档案数据化专业人才建设放到组织重要日程上，人事部门需要积极招募和吸收相关的人才，进而保证后续电子档案的快速普及与发展。

（六）实现电子档案数据资源的普及推广。档案的信息化管理是高新技术发展的必然趋势，持续优化信息化服务能力和受众领域，有序推进档案数字化任务，借助在线资源共享等形式，创建集更大受众、更快检索、更快传输和更多资源的数字档案馆，争取尽早达成跨地区数字档案馆的相互连接，持续拓展档案的受众领域。

三、结语

综上，档案信息化管理任务应该做到与时代同步，持续优化和完善对档案管理的数字化工作，争取尽快达成跨地區数字档案馆的有效对接，为实现国家富强、民族振兴和人民幸福作出更大的贡献！

【参考文献】

[1]李宏江.浅谈档案信息化管理[J].神州（中旬刊），2013（08）.

[2]赵延民.与时俱进加强档案的信息化建设[J].黑龙江史志，2014（07）.