刘泓

数字化信息已渗透到社会生活的各个领域，为人们的生活、工作和学习带来了很多方便，传统的企业档案管理模式显然已经难以适应当前数字化发展的要求。因此，顺应信息时代的发展趋势，积极探讨和推动企业电子文件管理是档案管理领域的重要课题，也是企业的必然选择。

目前企业对电子文件的归档方式，大多采用电子文件與纸质文件的双轨制管理，其余由信息化部门进行系统备份，确保电子文件的信息安全和长期利用，这种方式在网络环境下，就显得捉襟见肘。现实中，不少企业电子文件大量散失，对档案工作影响极大。2009年国家发布了《电子文件管理暂行办法》，确立了电子文件全过程管理的原则，并从信息化、档案、保密等多个业务角度对电子文件管理过程进行了规范，标志着我国电子文件管理进入了快速推进阶段。

1 概念特征

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子文件与电子档案的区别在于价值和时间的区别。电子档案除强调凭证价值外，还强调档案价值。业务工作结束后，没有保存价值的电子文件不能成为电子档案;电子文件侧重于凭证价值，不论其保存期限的长短。

2 电子文件对企业的重要作用

电子文件和纸质文件一样，是企业生产制造、经营管理的直接记录，是企业的信息资产，是当代企业文化、企业历史的承载物。……