何绮敏

摘 要：随着信息时代的不断发展与进步，每个行业的工作方式也在变化和更新，办公室文书档案管理工作也不例外，传统的收集和整理模式已经无法满足广大工作人员的需求，必须要制定科学合理的管理模式和先进方式，保障档案管理工作的顺利进行。本文针对办公室文书档案管理工作的问题和创新进行分析和整理，提出具体策略，希望能够为相关人员提供参考与建议。

关键词：信息社会;时代发展;文书档案管理;改革与创新

在信息化时代，科学技术和信息产业飞速发展，这些技术已经慢慢渗入到社会活动的每一个环节，并对人们的生活和工作带来极大的改变和影响，这其中也包括各个企业、事业单位的办公环境和管理工作。最为重要的办公室文书档案管理工作面临着传统人工操作和创新方式的考验，只有抓住新时代整改的潮流，才能提升办公室档案管理水平，顺利解决文书档案管理工作中遇到的各类难题，让管理工作顺应信息时代的发展。

1 办公室文书档案管理工作面临的主要问题

从目前的情况来看，办公室文书档案管理工作的问题主要是在工作人员配置和管理制度两个方面，首先是工作人员的配置上有所不足，大多数企业、事业单位的工作人员对档案管理工作的重视程度比较低，认为这是属于常规工作，并不会带来高效益，加之在分配人员时会压低该工作的合理资源，从而导致档案管理工作的经费、待遇水平普遍偏低，工作者对职积极性不高，这对工作质量也有一定的影响。

其次是档案管理工作人员的业务能力偏低，很多事业单位会把这项工作安排给年纪偏大、技术欠缺的员工来负责，这些工作人员对信息技术的掌握水平不高，对新事物的接受比较慢，所以其工作的方式比较陈旧，也没有创新的积极性。久而久之会导致文书档案管理工作的效率停滞不前，遇到问题不能及时解决而堆积着，等到有需要时再来重新处理，在资源和时间上造成浪费和低效率。

在管理制度上的不足则体现在大多数单位并未制定科学合理的档案管理工作制度，在资料的装订归档、电子档案的格式等方面没有规定的形式，导致后期浪费大量时间在整理上。加之大部分事业单位的文书档案是以纸质为主的，在收集和处理上十分麻烦，用信息化的方式来管理比较有难度，长期用人工操作致使工作效率低下。

2 办公室文书档案管理工作的重要性

对于企业和事业单位来说，每个活动的举办都需要以文书档案的方式记录并保存，为后续活动的开展和日常管理工作提供证明和参考，同时对培养人才也有一定的作用，让新人在文书档案中学习活动的开展流程，全面认识其中的优势与不足，以保证新工作的顺利开展。无论是纸质文件或是电子档案，每一份文件都是一个活动或者会议的重要记录，工作人员在做文书档案时要以专业的态度面对，保障文件的完整记录与内容真实性，它也是事业单位后期的发展和创新提供真实可靠的工作依据，更是一个单位管理水平和企业规范的重要体现，所以说做好文书档案管理工作是很有必要的。

3 办公室文书档案管理工作的改革和创新

对于办公室文书档案管理工作中存在的问题，我们需要对其展开针对性的改革，并在改革的基础上不断创新，为传统的文书档案管理工作注入信息化时代的处理方式，充分提升其使用率和工作效率，让管理人员和管理制度在改革中进步，充分展现文书档案管理工作在企业和事业单位中的重要性。

3.1 转变传统思想

要从传统思想上转变到对办公室文书档案管理工作上，提高其重视程度，我们都知道思想是万物的起源，只有从思想上改变，才能对整个事件的行动、结果发挥积极作用，从而得出最为正确的判断和处理方式。首先，单位领导干部必须摒弃陈旧的观念，充分认识到文书档案管理工作的开展是对单位文化的宣扬，也是对其发展历史和策略的传承，是一个单位最有利的名片，必须做好管理工作;其次，档案管理工作人员必须端正态度，积极做好文书档案的整理、分类，用合理有效的方式对所有档案进行归档，以方便其他人员的查阅，不断学习新的方式方法，改进文书档案工作中的不足，有问题有想法及时向上级反映，努力成为一名优秀的档案管理者。

3.2 提高工作者素质

积极鼓励年轻人才，提升工作者的整体素质，目前大部分企业和事业单位的档案管理工作是比较枯燥无味的，有很多年轻人并不愿意从事这个工作，没有新鲜血液和思想的注入，这也是管理工作无法进行创新的重要因素。所以，要积极鼓励年轻员工投身到档案管理事业中，定期组织档案管理知识的培训或讲座，拓展工作者的知识面。另外，要注重培养工作人员的创新意识，在学习中提高管理水平和经验，可以把薪酬待遇和福利作为奖励方式，提高工作者的积极性。

3.3 规范档案管理工作制度

经过对多家企业的观察后发现，大部分单位对文书档案管理工作并没有正规的工作制度和规范，都是按照最传统的整理和归档方式进行操作，员工之间也没有明确的分工和职责。针对这个问题，企业要规范文书档案管理工作的制度，从文书的制定到入档，都必须通过制度来执行，包括资料的制定格式、如何呈报、借阅期限以及丢失的责任处理等，要制定相应的制度来规范工作者的行为，从而促进档案管理工作的有序进行。

3.4 引进先进的办公管理系统

传统的人工操作归档经常有纰漏或者遗失，有的文件年份久远，要从大量的文书文件中找到资料是一件难度比较大的事情。可以在单位条件支持的情况下引进先进的办公系统，把文书文件以智能的方式进行储存，只需要在系统中搜索就能找到，减少人工寻找的时间。同时也可以按照安保系统，只有内部资源才有资格登录系统进行处理，保障文书档案信息的安全和资料外泄的风险，让文书档案管理更加便捷有效，从根本上解决文书管理工作的问题，进而让其的用处发挥到最大化。

3.5 定期清理过期文档

众所周知办公室中经常会堆积大量的文件，其中很大一部分是短期使用或者打印错误的，因工作人员没有及时清理而混淆在一起，长期积累下来会很难辨认文件的作用，也会造成资源浪费，不利于文书档案管理工作的进行。所以，档案管理工作者必须定期对单位文件进行清理，对所有资料文件做好分类和归档，对于失效或过期的文件及时清理，不要过多占用办公空间，让单位的工作效率得到提升。

3.6 优化文书档案管理的工作方式

相比传统的管理工作中，会有人员职责不清晰导致文件出现疏忽的问题，所以对档案管理工作的优化刻不容缓。当工作人员在工作过程中接收文件资料后，要对文件内容和信息有准确的定位和了解，通过办公室内部的分工系统明确到具体负责人上，保障文书档案信息的安全，再对其进行整理、分类和归档，科学规划管理工作。

4 结束语

如今的信息化时代发展迅速，各行各業都在顺应时代发展的脚步不断进行改革和创新，办公室文书档案管理工作一直被认为是基础工作，可却对一个企业和单位的发展有着重大影响，而信息化社会也对档案管理工作有更高的要求。只有对办公室文档管理工作进行积极的改革和创新，提高工作人员的业务能力和思想素质，才能在一定程度上提高工作效率，完善单位和企业的办公职能，从而促进办公室文书档案管理工作的不断发展。

参考文献

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