黄霄羽 洪秋双 何雅妮

摘要：文章在调研分析疫情阶段湖北档案工作主要举措——提供专业服务、下沉社区参与防疫、开展宣传教育、主动捐款捐物的基础上；针对疫情严重地区的特殊性提出举措建议——精准把握疫情严重地区定位，实施档案资政；兼顾完整与特色，开展档案收集；区分对象疏导民心，传递档案人文关怀；内外助力舆情管控，传播档案正能量；发挥专长下沉社区，凸显档案专业优势；规范记录捐赠信息，发挥档案监督功能；助力企业复工复产，勇担档案专业职责。

关键词：疫情严重地区；档案工作；策略；湖北

分类号：G270

Suggestions for Measures on Archives Work in Severe Epidemic Areas： A Case Study of Hubei Province

Huang Xiaoyu，Hong Qiushuang，He Yani

（School of Information Resources Management of Renmin University of China， Beijing， 100872）

Abstract：On the basis of the investigation and analysis of the main measures of archives work in Hubei Province in the epidemic stage—providing professional services， participating in the frontline epidemic prevention， carrying out publicity and education， and donating money and materials actively， this paper puts forward suggestions on measures combined with the particularity of severe epidemic areas of COVID-19—grasp the position of severe epidemic areas accurately to provide archives to help govern the country； take both integrity and characteristics into account to carry out archive collection； distinguish subjects to channel public sentiments and deliver humanistic care of archives； help control the public opinion from inside and outside to spread the positive energy of archives； give full play to the expertise when deeping into the community to highlight the professional advantage of archives； standardize the record of donation information to play the supervision function of archives； assist enterprises in resuming work and production and undertake professional responsibility of archives bravely.

Keywords：Severe Epidemic Areas； Archives Work； Measures； Hubei Province

2019年末新冠病毒肺炎疫情從武汉向全国蔓延，举国上下打响全民抗疫阻击战。经过数月艰苦奋战，国内疫情虽有缓解，但战斗并未结束。笔者秉持以专业研究助力档案部门参与疫情防控的学术责任，此前已聚焦档案服务，以国内外案例调研为基础，提出档案部门服务疫情防控工作的举措建议[1]。湖北作为抗疫阻击战的决胜之地，所受冲击居全国之首。正如习近平总书记所说，武汉胜，则湖北胜；湖北胜，则全国胜。档案工作如何为湖北乃至疫情严重地区各项工作提供支持？这成为笔者研究新选题的直接动因。

以2019年12月12日武汉市卫健委公布首个确诊病例为检索时间起点，“档案”（主题）+“疫情”（主题）为检索式在中国期刊全文数据库、万方数据库、维普期刊网和人大文库精确检索，检索到8篇文献。从内容看，已有成果从确保档案安全[2]、加强疫情防控档案资料管理[3][4]，以及发挥档案部门职能[5]、凸显人文关怀[6]等角度出发，对疫情期间做好档案工作提出建议。可见，国内研究反应迅速，但上述文献多从宏观视角来探讨，尚未专题研究疫情严重地区的档案工作。这表明本文选题的必要和创新。

鉴于疫情阶段档案工作的现实做法主要来自新闻报道，笔者拟借助网络调研，尽可能全面收集疫情期间湖北各地档案工作的相关信息，在肯定已有做法基础上，以湖北为例分析疫情严重地区特殊性，提出抗疫一线档案工作的科学举措和完善空间，以专业研究助力全国抗疫一线的档案工作。

1疫情期间湖北地区档案工作的总体把握

笔者主要调研中国档案网、中国档案资讯网、国家档案局官网的新闻报道，以及湖北省、武汉市及其他一些地市档案馆的官网信息，把握湖北地区档案工作的总体状况。档案界有关湖北地区疫情防控的新闻报道始于2020年2月3日[7]，截至4月7日，笔者共采集93则业界动态。概括而言，湖北省各级档案部门积极投入疫情防控，主要采取四类举措。

第一，坚守本职，提供专业服务。疫情期间，湖北各级档案部门尽职履职。做法包括：严格管控档案馆（室），定期消毒清洁，确保档案安全；及时暂停现场查档，改为线上服务；确保档案收集齐全，管理规范；提供非典疫情及其他相关档案查询和编研，用以资政。

第二，下沉社区，参与一线防疫。湖北各地档案人员响应号召，下沉社区和基层。做法包括：人员摸排，开展测温消毒、基本信息统计等；防疫值守，管控人员出入；物资保障，登记、采购或分送生活物资；困难帮扶，关注特殊群体，协助解决实际困难。

第三，提高认识，开展宣传教育。湖北各级档案部门对内提高认识，对外做好宣传引导。做法包括：组织学习中央、省委关于疫情防控的重要会议、重要决定和上级文件精神，提高战疫思想自觉；宣传档案部门参与疫情防控的事迹或动态，展现抗疫担当；线上线下相结合，广泛宣传防疫知识和政策要点；协助心理疏导，促进群防群治。

第四，主动捐献，彰显人文关怀。湖北省、武汉市、襄阳市等各级档案馆主动捐款捐物，支持疫情防控。包括捐款、捐赠防护物资、捐献血浆以及捐赠档案杂志书籍等。

总之，湖北各级档案部门在疫情期间勇担社会责任，下沉一线协助落实疫情防控措施，坚守本职积极资政，传递人文关怀，其积极作为、多措并举的表现值得肯定。

2疫情严重地区档案工作的举措建议

肯定湖北地区档案工作总体成绩并非否定建议的必要。依据笔者此前研究，档案部门参与疫情防控涉及资政、医疗信息服务、民众心理调节和舆情管理四方面[8]；对照湖北地区档案部门的现有做法，上述举措并未充分体现。而且湖北作为疫情中心，防控工作的严峻性和复杂性为全国之最，需求也必有特殊之处，对其档案工作进行探讨具有典型性和代表性。基于以上考虑，笔者立足共性需求，并针对疫情严重地区特殊性，在评析湖北地区档案工作现实做法基础上，试图就完善疫情严重地区档案工作提出建议，以供参考。

2.1精准把握疫情严重地区定位，实施档案资政

据调研，湖北各级档案馆疫情阶段的资政举措主要是立足馆藏、第一时间主动提供2003年非典疫情的历史档案查询服务或开展非典档案编研，为当地疫情防控职能部门提供决策依据。

这个做法值得肯定，但考虑到湖北并非2003年非典疫情的中心地区，尽管当下依托非典馆藏提供查档或编研服务具有一定参考价值，但资政服务的适用性和针对性未必突出。出于精准施策需要，笔者建议立足疫情中心的同等定位，重点参考非典疫情地政府管理的历史经验，提高资政服务的针对性和精准度。笔者调研发现，疫情发生后，广东、北京、大连、太原等省市档案馆均第一时间开展非典专题档案汇编用以资政。其中，广东和北京作为非典重灾区，其历史经验对湖北省的参考价值可能更大。为此，疫情严重地区档案部门宜根据需要及时共享档案资源，借鉴防疫经验，有效开展各项工作。例如，湖北地区档案部门可以共享广东省档案馆多期《档案资政参考》，关注非典期间的医疗废水废物处理及空调设备使用、社会捐赠款物管理、农村疫情防控措施、保障安全生产促进经济发展等方面的历史经验，以切合湖北地区防疫工作的现实需要。也可借鉴北京市档案馆编研成果《北京防控非典型肺炎档案文件汇编》《北京市防治非典型肺炎工作大事记》和《北京防控非典型肺炎工作组大事记》等，从中参考有益经验[9]。

2.2完整保存并特色彰显疫情严重地区记忆，实施档案收集

湖北疫情档案收集工作意义重大，直接决定湖北地区、甚至影响疫情严重地区记忆的完整性和真实面貌。因此，湖北省档案馆2月9日即发布《关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控档案收集归档工作的指导意见》，要求各地各单位在安全防护前提下，统筹做好疫情防控档案的收集工作，确保疫情防控档案第一时间得到有效收集和安全保管[10]。襄阳市档案馆第一时间向社会发布公开征集疫情防控工作档案资料的公告[11]；谷城县档案馆也及时下发文件，提出具体的归档范围[12]。

尽管重视疫情档案收集是当前全国档案部门的共同举措，但各地疫情阶段的记忆必然是“同中有异”。特别是湖北地区疫情防控工作存在异于其他省市的特点，档案收集也应有其特殊需要。笔者建议：

其一，以规范接收和全面征集确保疫情档案的完整性，形成湖北地区疫情阶段的完整记忆。之所以强调收集的完整性，一是因为新冠肺炎疫情是新中国成立以来发生的传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件，二是武汉市和湖北省是全国疫情中心。疫情的若干之“最”和疫情严重地区的特殊地位决定了湖北档案部门必须重视档案完整收集的政治站位和历史责任。

其二，以重点和特色收集突出疫情严重地区记忆的特色。身处疫情中心，奋战在抗疫一线的医务人员和志愿者群体是疫情严重地区“最美风景”！这些群体理应成为湖北地区档案收集的重中之重。笔者调研发现，湖北地区已开始重点收集医护人群档案。如武汉市档案馆成立疫情防控实物档案收集工作专班，全力收集医护人员的战疫实物档案，包括陕西援鄂医疗队成员使用的袖章，以及北京、上海、陕西援鄂医疗队部分成员签名的防护服等[13]。疫情严重地区档案的重点征集对象不应遗漏志愿者群体，他们对抗疫工作的牺牲奉献同样伟大，值得历史铭记。

2.3区分对象疏导民心，传递档案人文关怀

湖北地区确诊病例和死亡病例人数居全国之首，公众的恐慌、焦虑、抑郁等心理问题最为突出。疫情严重地区广大群众的心理疏导甚至干预刻不容缓。

湖北省政府统筹协调多部门提供心理健康服務，档案人员也积极作为，在下沉社区过程中走访慰问帮扶对象，对居民进行答疑解惑和心理疏导，还利用档案资源提供文化服务。典型案例是湖北省档案馆向武昌区慈善总会捐赠《档案记忆》《档案解密》等书刊共1万余册，供方舱医院和隔离点的人员免费阅览[14]。

尽管此举值得肯定，但档案部门并非心理疏导的主导机构，多起配合或辅助作用。无论角色如何，如果参与心理调节，笔者建议疫情严重地区档案部门宜区分对象疏导民心。区分依据可参考国家卫健委印发的《新型冠状病毒感染的肺炎疫情紧急心理危机干预指导原则》，将疫情影响人群分为四级：确诊患者、疫情防控一线医护、疾控和管理人员等属第一级人群；居家隔离的轻症患者和就诊的发热患者属第二级人群；前两级人群的相关者（如家属、同事、朋友等）以及参加疫情应对的后方救援者（如现场指挥、组织管理人员、志愿者等）属第三级人群；普通公众多为第四级人群。并针对不同人群提出心理干预要点[15]。

之所以就疫情严重地区档案部门疏导民心的举措提建议，一是因为疫情严重地区心理调节需求的重要性和紧迫性格外突出，超过其他省市；二是不区分对象“一刀切”进行心理疏导，效果未必理想。为此，笔者建议疫情严重地区档案部门学习上述规范，区分各类人群不同需求，发挥专业优势，配合做好民心疏导。

第一级人群在疫情严重地区人数最多，心理压力最突出，所需调节力度也最大。档案部门参与疏导，可以指导或协助医院和疾控部门规范建立人员的心理健康档案；也可以提供档案资源或文化产品协助辅助治疗。笔者之前调研国外案例——英国广播公司（BBC）的档案项目，聚焦痴呆症患者，通过挖掘档案资源帮助其恢复记忆和语言功能[16]。疫情严重地区档案部门可借鉴国外做法，关注第一级人群的诉求，提供档案资源协助心理疏导，发挥档案的人文关怀价值。

第二级人群在疫情严重地区也为数众多。档案部门参与疏导，可以在保护隐私前提下收集病患信息进行网络编研或在线展览，增强轻症患者战胜疾病的信心。即使疫情结束后，档案部门仍可用编研或展览等方式呈现患者愈后的生活状态或精神面貌，进一步增强患者健康生活的勇气。如香港医学博物馆学会将包括患者在内的采访记录整理为口述历史档案，举办“非典口述历史档案库”展览[17]；美国艾滋病故事项目在网站上发布视频档案，展示艾滋病患者的故事，为患者提供表达渠道以获得认同[18]。疫情严重地区档案部门宜主动作为，制作新冠肺炎治愈患者的口述档案，鼓舞信心。

第三、第四级人群的心理调节需求因湖北地区“封城”措施而强于其他省市。档案部门参与疏导，一是可提供原始数据协助政府部门发布权威信息，及时消除公众疑惑或忧虑；二是可借助档案资源，传播正向的社会影响。笔者调研发现，湖北各级档案馆已大力宣传档案部门参与疫情防控的先进事迹，值得认可。但传递档案力量，正向引导舆论，疫情严重地区档案部门还有完善空间。其他省市的经验可供参考。上饶市档案馆主动联合媒体，通过访谈形成本市抗疫声像档案，并通过公众号推出公益访谈节目《记“疫”》[19]；四川省档案馆正筹办“四川历史上疫情防控档案文献展”，从卫生防疫法律法规、传染病科学防治等方面全面、客观反映本省历史上应对重大疫情的举措[20]。疫情严重地区档案部门也可借助档案资源，传递正能量，鼓舞民心。

2.4内外助力舆情管控，传播档案正能量

疫情突发，扑面而来的海量信息中夹杂大量“信息病毒”，个体因信息鉴别能力有限难以避免“信息超载”现象，导致虚假信息泛滥甚至引发“信息疫情”，给疫情防控造成干扰。疫情阶段舆情管控的重要性不言而喻。

湖北各地档案部门积极配合社区开展防疫宣传，武汉市、竹山县等各级档案馆通过电话、微信、宣传单、标语等方式加大宣传力度，引导群众正确对待疫情。此外，湖北各级档案馆借助媒体及时发布疫情防控工作动态和防疫主题文章，如省档案馆在《新华每日电讯》《湖北日报》《长江日报》等主流媒体和湖北党建网、湖北档案信息网、“读档”微信公众号刊发捐赠书刊、档案人抗疫紀实等专题文章，进行舆论的正面宣传[21]。总之，湖北各级档案部门主动担当防疫知识宣传者和舆情引导实践者，产生了正面、积极影响，值得肯定。

鉴于疫情严重地区舆论环境的复杂性，笔者建议当地档案部门宜从内外两方面着手，既立足专业角度，多做正面的舆论宣传；又发挥专业优势，为舆情管控提供可靠依据。

一方面，鼓励疫情严重地区档案部门在舆论引导中积极作为，从专业视角宣传正面信息以鼓舞民心。尽管湖北各级档案部门在协助舆情管控上取得一定成绩，但疫情严重地区的特殊性要求档案部门付出更多努力，用正面的舆论引导增强湖北地区群众抗疫的坚定信心。其他省市的经验可供参考。如江苏省档案馆在官网开设“坚决打赢疫情防控阻击战，江苏在行动”专栏[22]；并充分利用公众号、报纸、杂志等平台，推出《新中国打赢第一场没有硝烟的疫控战争》《回溯非典档案，决胜新冠肺炎疫情》《千年顽疟一朝除》等系列文章，用历史经验鼓舞必胜信心，用典型案例激发奋进力量[23]。又如景德镇市珠山区档案馆在公众号发布“记战疫时刻，讲景德故事，扬中国精神”主题档案征集系列网络展示，截至3月21日已发布19期[24]。档案部门主动发声，从专业视角宣扬疫情防控中的先进人物和典型事迹，强化正面宣传，营造凝心聚力阻击疫情的舆论氛围。这均是档案部门在舆论引导中积极作为的表现。

另一方面，鼓励疫情严重地区档案部门立足档案的原始记录性，为权威信息发布提供可靠依据。笔者调研中未见湖北档案部门在疫情防控中服务政府信息公开或协助政府发布权威信息的新闻案例，表明其助力舆情管控的服务力度尚存不足。其他省市的做法可供参考。安徽省安庆市档案馆疫情期间充分利用门户网站、微信公众号、政务微博等向公众发布国家、省、市的防控决策部署、防控知识等各类防控权威信息200余条[25]。北京市昌平区档案馆编发新冠肺炎防控专刊，及时汇编近期有关疫情防控的准确信息，免费发放至农村、社区和学校，使广大群众及时了解防疫进展以做好科学防护[26]。疫情严重地区档案部门不仅应立足专业，还宜有“外向”思维，立足实际，加大助力舆情管控的服务力度，协助政府部门在湖北省政务网、鄂汇办APP等平台推出疫情信息服务，澄清不实信息，打击谣言。

2.5发挥专长下沉社区，凸显档案专业优势

社区的管理和建设是基层治理现代化的关键。面对严峻疫情，为防范人员聚集的传染风险，湖北地区采取封城措施，强制居家隔离，使得湖北各地社区管理难度倍增。社区不仅要管控人员出入，还要为居民提供生活服务。可以说社区也是疫情阻击战的“前线”。

面对疫情期间社区管理人手严重不足状况，湖北各地档案人员高度自觉，坚守本职的同时，响应号召，下沉基层社区，投入疫情防控。典型案例众多：竹山县档案馆全员取消春节休假，下沉到千福社区24小时蹲点值守，完成人员排查、管控和生活服务[27]；枝江市档案馆志愿服务队帮助小区居民建立“居民一家亲”微信群，宣传疫情防控知识，帮助居民代购生活物资[28]；石首市档案馆大年初一即调集人员深入社区摸排消杀，大年初五全体驻守社区，一人不落[29]。

湖北地区档案人员积极参与社区服务的行为值得肯定。笔者建议档案人员在社区服务中发挥专业优势，效果更佳，也能更好地人尽其才。如武汉市档案馆的业务骨干在下沉社区开展工作的同时，牢记“为党管档、为国守史、为民服务”的职责和使命，提前谋划档案收集，并提醒社区人员留存疫情相关档案。他们利用专业技能指导出入证、物资采购分发记录和药品发放的信息登记，留下原始档案；指导形成社区工作日志，完整记录社区封闭管理期间，人民宅家抗疫的全过程。他们的专业举措帮助基层一线保留了最原始、最真实的档案资料，使留存疫情严重地区完整记忆的措施落在实处[30]。

在社区服务中发挥专长还可表现为借助技术发挥专业优势。笔者调研发现湖北地区档案部门利用技术发挥专长支持社区服务尚存努力空间，而其他省市已有参考案例。如贵阳市档案馆的业务骨干下沉社区发现管理痛点——空房户多、人员流动性大且结构复杂，他们带领志愿者开发了社区“疫情防控档案数据平台”，共享贵阳档案方志信息网资源，以前期入户摸排数据为基础，实时更新卡口返乡登记和市民出入登记扫码数据。此平台充分利用大数据“科学、精准、适时”特点，有效减轻了基层人员的负担，提高了防疫工作效率，还能即时收集相关的档案材料[31]。贵阳市档案馆的成功探索为疫情严重地区档案部门发挥专长下沉社区提供了良好示范。

2.6规范记录捐赠信息，发挥档案监督功能

疫情发生后，全国各族人民和全球华人同胞纷纷伸出援手，向湖北地区捐款或捐赠大量医疗和生活物资，包括护目镜、防护服、医用口罩、手术衣等。为了尽快将款项或急需物资发往各大定点医院，也为了对捐赠者负责，捐赠物资登记的文件归档相当必要。档案部门参与疫情防控，可以指导有关部门将捐赠款项和物资及时登记造册，做到流程规范，信息透明。

武汉市红十字会疫情初期因未及时登记造册捐赠款项和物资，且定点捐赠的信息统计不详，直接导致接受定点捐赠的医院上门讨要物资的荒诞局面。相反，韩红慈善基金会大到医疗设备，小到一包方便面，都能每日在官方微博账号上详细公示，并附上物资运送和分配负责人详情，足见其对档案凭证的重视和信息登记的规范。

而湖北省仙桃市档案馆利用专业优势，主动对接疫情防控各职能部门，分别与防控指挥部下设的17个工作组和市卫健委、市民政局等职能部门和市红十字会、市慈善总会等社会组织的主要负责人及分管领导交流防疫工作的文件归档情况，并明确各单位文件归档的责任人[32]。该馆做法严格说是业务指导，但因指导对象中有红会、慈善总会等涉及款项和物资捐赠的职能部门，做好文件归档即是留存凭证，必要时可将档案作为问责依据，监督捐赠款项和物资的接受使用情况。

对比武汉红会和韩红慈善基金会的不同做法和结果，不难看出档案既是原始凭证，又是问责依据，还是监督手段。湖北地区的捐赠款物管理意义重大，仙桃市档案馆的做法展现了档案部门在疫情阶段主动“上位”的擔当。随着防疫工作的深入，笔者建议：

一是疫情严重地区档案部门主动作为，指导或协助职能部门或公益组织做好捐赠款项和物资的档案信息登记和相关文件的完整归档，留存档案凭证支持工作的规范开展或后续问责。

二是疫情严重地区档案部门可协助建立捐赠信息共享系统或公示机制。不管是主导还是配合，如有必要，档案部门宜协助职能部门建立捐赠款项和物资信息共享系统或公示机制，做到款项和物资的登记、入库及分配信息及时更新，并根据需要予以公示。

2.7助力企业复工复产，勇担档案专业职责

国内疫情逐步得到有效控制之时，复工复产工作也稳步开展。面对复工复产带来的人员流动和聚集问题，以及恢复生产的工作需要，企业亟需发挥档案工作的基础性和支撑性作用，以推进企业安全、有序地恢复生产经营。

湖北省突发事件应急管理委员会办公室于3月22日印发《湖北省在生产及复工复产企业新冠肺炎疫情防控应急预案（导则）》（下称《预案》）[33]。根据《预案》要求，湖北档案部门也积极下沉一线，与企业直接联系提供服务。如宜都市档案馆从3月下旬开始，由馆长带队成立9人工作专班，分成4个工作小组，实地走访了解了2家工业企业和6家服务企业的复工复产情况，并提供档案工作专业指导与服务[34]。枝江市档案馆也积极开展“‘枝企心暖企行”服务活动，由馆长带领班子成员，为四家企业提供复工复产面对面服务[35]。

湖北档案部门主动服务企业复工复产的举措值得肯定，内容包括政策宣导、生产困难反馈和抗“疫”物资支持三方面。但当前档案部门的工作不足以支持湖北地区的企业应对复工人数多、疫情防控难度大等情况。为稳步推进全国各地复工复产，贡献档案部门专业力量，笔者提出两点建议：

一是发挥专业优势，做好员工健康档案登记工作。《预案》强调，企业要建立员工“一人一档”健康档案。档案部门在下沉一线时可将社区服务与助力企业复工复产相结合，做好返岗员工的信息登记和档案管理。全国各地已有举措可供参考。如福建省泉州市丰泽区档案馆积极协助社区做好企业复工复产工作，驻社区期间，指导督促企业做好员工健康档案建档、防控方案制定等复工防控工作，并协助做好外来人员摸排隔离工作等[36]。又如成都市各级档案馆工作人员下沉企业、社区、车站等，协助社区工作人员和物业人员开展返蓉人员登记、体温测量、健康证明申请咨询等工作[37]。

二是借助专业力量，推动企业档案工作向数字化转型。疫情防控的重要措施是避免人员聚集。档案部门在特殊时期推进企业档案工作由传统向信息化转变，不仅有助于减少人员接触，而且能促进企业档案工作提质增效。如中国船舶大船集团档案部门通过“电子文件归档与电子文件管理”系统提高归档和利用效率，减少设计人员与档案管理人员接触频率，促进了重点产品的科研生产[38]。据此，档案部门可结合实际需要面向企业开展培训或指导工作，促进企业电子档案管理系统的运用，实现文件的在线归档和利用服务。

注释与参考文献

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[12]中国档案网.湖北谷城县档案馆凸显主责主业发挥参谋资政作用[EB/OL].[2020-03-20].http：//www.chinaarchives.cn/ 2020/0225/126375.shtml.

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[35]中国档案网.枝江市档案馆开展“枝”企心暖企行服务活动[EB/OL].[2020-04-08].http：//www.chinaarchives.cn/2020/ 0324/126802.shtml.

[36]中国档案资讯网.泉州市丰泽档案人把初心写在抗“疫”上[EB/OL].[2020- 04- 08].http：//www.zgdazxw.com.cn/ news/2020-02/26/content_301993.htm.

[37]中国档案网.成都市各级综合档案馆多措并举助力复工复产[EB/OL].[2020- 04- 08].http：//www.chinaarchives.cn/ 2020/0317/126700.shtml.

[38]中国档案资讯网.中国船舶大船集团电子档案管理系统在线服务科研生产[EB/OL].[2020-04-08].http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2020-03/24/content_303616.htm.