孔晓蕾

【摘要】本文以我国《档案法》新一轮修订为契机，论述了机关事业单位要进一步推动文书档案管理工作有序化开展，以高效管理制度为依托，优化资源配置，提升档案管理人员专业素质和能力，强化管理流程的规范性，维护档案资源的完整性与可靠性，加快信息化建设，促进整个文书档案向着制度化、标准化、规范化与现代化方向发展。

【关键词】机关事业单位;文书档案;四化

一、机关事业单位文书档案的分类和作用

文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料。目前我国机关事业单位使用和形成的文书档案基本类型主要有决议、决定、指示、公告、通知、通报、报告、请求、批复、函、会议纪要等，简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等“白头文件”，现阶段文书档案还涉及一些照片、录音、影像和电子的档案等形式。可见，文书档案是机关事业单位重要的无形资产，是机关事业单位信息资源的重要组成部分。文书档案的管理建设水平直接影响机关事业单位文件资源信息开发和利用效果，对提高机关事业单位管理工作效率，全面记录单位发展历程具有重要作用。

二、机关事业单位文书档案管理要做到“四化”

近年来，国家对档案工作重视程度越来越高，继2016年对《档案法》进行第二次修订之后，2019年对《档案法》做进一步修改和完善，增加一个信息化建设专章，这些变化对机关事业单位文书档案管理工作提出了新的目标和要求。机关事业单位文书档案管理要力争做到“四化”，即管理制度化、流程规范化、著录标准化和存取数字化。

（一）管理制度化。文书档案管理制度是文书档案管理工作的行为准则，是文书档案管理关键所在。1.强化落实管理责任制。机关事业单位文书档案管理要实行分管领导主抓、办公室主管、相关各部门配合、档案管理人员具体落实的管理体制，要明确文书档案管理的总体要求和责任分工，增强机关事业单位全体职工的档案意识，做到各司其职，各尽其能。2.建立和健全从归档到立卷再到使用的全过程制度建设，包括文书档案的收发制度、传阅制度、归档制度、保管制度、借阅制度、利用制度和保密制度等，也包括档案管理硬件建设制度，如档案库房管理中通风、防火、防潮等相关要求，确保文书档案管理各环节有据可循，有制可依。3.加强考核与监督。切实对各项制度的贯彻落实做好监督与考核，充分调动档案管理人员积极性，创造性，确保档案的完整与安全，提高档案组织工作效率，推动机关事业单位档案管理不断取得新成效。

（二）流程规范化。现阶段机关事业单位文书档案管理流程不规范现象比较普遍，如档案交接随意性强、归档不及时、档案内容缺失、借阅无固定人员等，大大降低了档案管理效率。因此，必须加强文书档案全流程规范化建设。一是在文书档案收集阶段，对于是否归档、保管期限确定要有明确规范，使得收集归档的文书档案标准统一，准确客观。二是在文书档案整理过程中要有明确的规范。文档排序要按照文件重要程度、相互密切关系并结合文件形成时间进行排序，顺序要相对固定。编制页码要求不空号、不漏号，原有文件有页码的可不重复编制页码。文档装盒排序要根据保管期限分别装盒。归档说明格式要一致，言简意赅。归档目录打印位置一致，字号统一等等，确保从内容到形式具有较高的一致性和完备性。三是文书档案查阅借阅过程中要明确查阅借阅人范围，尤其是涉密档案，要严格填写查阅借阅单。原始文档一般不外借，必须借阅的须经主管领导审批同意，方可外借，同时要明确归还期限并做好及时追踪，确保文书档案安全性和完整性。

（三）著录标准化。著录和标引是文书档案归档保存和利用的基础，专业性非常强。但目前许多文书档案对于著录标引不够重视，混用滥用主题词，标引格式不一致等等，不利于后续的查找和利用。文书档案著录依据国家和行业相关著录规则来实施，包括档号编制规则、档案著录规则、档案主题标引规则、归档文件整理规则等等。著录项包括题名、文件编号、责任者、密级与保管期限、时间、编号、稿本、载体形态、主题词和关键词、人名、附件、提要与附注等等。著录规则专业化要求比较高，档案管理人员必须经过专门培训后才能掌握著录规则。标准化的著录和标引对于实现文书档案手工和计算机存储、检索，有效提高档案利用效率具有十分重要的意义。

（四）存取数字化。建设文书档案数字化管理系统是当前文书档案管理单位面临的共同任务。数字化系统建设关键做好以下兩项任务：一是做好纸质档案信息的数字化转换。需要通过计算机、扫描仪、数码相机等设备，依照色彩模式、分辨率和存储格式等技术参数把纸质档案信息转换成可以在计算机间传输、利用、处理的数字化信息。二是实现档案存取数字化。一般包括目录数据库建设和档案全文数据库建设两方面内容。两个库可以通过档案管理系统同时建立，也可以单独建立。在建立过程中首要任务就是实现目录数据与全文数据的兼容，保证系统更改和档案资源共享时的数据共通。通过数字转化和数字存取，能够更好地保护纸质档案原件，并能高效快捷地对档案信息加以检索和利用。

三、结语

机关事业单位文书档案管理实现“四化”，离不开制度规范做基础，更离不开一支专业化的文书档案管理人员队伍。档案工作质量的高低，根本上取决于档案工作人员素质的高低。提高档案工作人员的综合素质，是促进档案事业蓬勃发展的关键，具有重要而深远的意义。机关事业单位文书档案管理人员常常是身兼办公室其他业务管理工作，不是专职档案管理人员，但是“非专职”却一定要“专业”。首先要有一定的政治素养，坚持正确的政治方向，坚持原则，保守秘密，遵守档案管理制度。其次要有一定的职业素养，树立正确的档案观，始终牢记档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是各项建设事业必不可少的环节，对待工作要做到认真细致，有耐心、有责任心;再有档案管理人员要具备一定的专业素养，一方面熟悉档案管理知识，如档案的著录、分类、标引规则，档案期限、密级确定办法等等，又能灵活掌握科学的技术方法，尤其是数字化管理模式下，对于档案数字形式转换、档案数据库建立，数据录入与查询操作，档案信息的再利用等等，档案管理员都应该熟悉基本的操作规程，能够独立完成相关工作。

综上所述，立足新的发展时期，以我国《档案法》新一轮修订为契机，机关事业单位要进一步推动文书档案管理工作有序化开展，以高效管理制度为依托，优化资源配置，提升档案管理人员专业素质和能力，强化管理流程的规范性，维护档案资源完整性与可靠性，加快信息化建设，促进整个文书档案向着制度化、标准化、规范化与现代化方向发展，使文书档案社会价值更加凸显，对事业单位发展发挥出更加重要的作用。

【参考文献】

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