白晓东

摘 要：计量与档案管理的关系很密切，计量和档案管理都是计量比较重要的基础性的工作，计量和档案管理在计量管理中相互补充，相互促进。因此，通过对管理系统进行需求分析和设计，建立计量标准档案管理系统，实现对档案信息化、动态化管理，提高工作效率。本文对计量标准档案管理系统进行简要分析，并实现计量标准和设备信息的高度共享，建立更加高效、快捷的实时化与动态化管理模式。

关键词：计量标准;档案管理;系统设计;分析

一、计量标准档案的作用

1.凭证作用：

JJF 1033 、JJF 1069都对档案的管理做出了要求，为了满足计量标准考核、法定机构考核的复查和监督抽查，证明某个项目的能力，档案发挥了很大的作用，技术参数和准确度等级随时查阅。

2.保存作用

应保存对检测和（或）校准具有重要影响的每一设备及软件的记录。该记录至少应包括：制造商名称、型式标识、系列号或其他唯一性标识，设备及其软件的识别;对设备是否符合规范的核查，所有校准报告和证书的日期、结果及复印件，设备调整、验收准则和下次校准的预定日期，设备维护计划等，此类档案管理属于按测量设备管理的档案。

3.参考检定作用

计量标准档案与仪器设备同等重要，实验室人员在日常的检定/校准过程中，遇到一些问题时，所需资料可随时查阅相关档案内容，极大地方便了检定/校准工作的开展，确保量值的准确、可靠。

二、计量标准装置档案的建立

（1）如果建立新的计量标准。在可行性报告通过之后，在计量标准申请阶段，项目负责人按除了计量标准证书和社会公用计量标准证书之外，准备材料如下： ①申请书和技术报告的填写务必做到内容完整、信息准确。②起草量值溯源图、不确定度评定报告、操作规程等技术文件，而且必须经过审批，其审批过程是： 编制部门意见-主管职能部门或科技委秘书处审核意见-院技术负责人意见。③计量标准装置履历表、计量检定规程 （ 或规程确认表） 或校准/检测方法按照表格的要求填写完整。④为了后期的维护和使用方便，仪器设备履历表与仪器设备检定/校准/检测证书存放在一起，每次新的证书回来，及时更新，登记在履历表里。⑤计量标准重复性、稳定性考核记录。

（3）建立健全各标准装置备件档案。各基层设备管理人员，应将所有国产、进口计量标准器具及其附件设备（设备）的资料统一移交档案室建档并作好备份工作，通过档案可了解设备原始资料、供应商信息、使用维修情况等.“档案”的内容应包括：设备采购前的“设备申购单”、“设备调研报告”、“设备供应方的质量保证能力评价报告”、“设备采购合同”等方面内容;设备购进时的“设备使用说明书及随机资料附件”、“设备验收报告”等方面内容;设备购进后，为确保设备正常工作及有效维护而产生的“设备操作规程”、“设备维护、保养操作规程”、“设备维修及处理单”、“设备运行检查方法及报告”、“设备检定报告”、“设备降等降级使用通知”等方面内容.另外，标准物质的购进、保管、使用，也应纳入“档案”管理中.总之，“设备备件档案”是计量管理的第一手材料，它的内容齐全与否，直接关系到标准器具正确使用、维护和周期检定工作的有效进行。

三、计量标准档案信息化管理系统模式的设计

1.设备履历管理子系统

该子系统主要是对设备的各种硬件信息及软件信息进行管理。硬件信息包括设备的名称、规格、编号、测量范围、不确定度/准确度等级/最大允许误差、主要技术指标、制造厂、价格、出厂日期、启用日期、所处状态、设备的组成情况、设备附件明细等;软件信息包括设备检定/校准证书、证书号、检定时间、有效期限、检定结论、溯源单位、所属标准、使用人情况、保管人情况、设备维修明细、设备的供应商明细等信息。通过对设备信息的分析，将设备履历管理系统分为硬件信息管理和软件信息管理子模块。硬件信息管理包括设备基本信息管理、设备的组成设备管理、设备附件管理;软件信息管理包括设备溯源证书管理、设备使用人与保管人管理、设备供应商管理等功能。

2. 计量标准档案管理子系统数据库设计

数据库是管理系统的重要组成部分之一，数据库是存储信息的仓库，供系统的其他部分使用和管理，并显示给用户。数据库若没有存储正确的数据就不能完全的保存数据，或系统找不到需要的数据，那么数据库设计就是失败的。数据库设计的好坏直接影响到系统后期开发和实现，也影响到系统执行效率的高低。用户需求直接具体体现在各种信息的提供、保存、更新和查询，这就要求数据库能够充分满足各种信息的输入和输出。针对该系统的需求设计数据项和数据结构。以计量标准装置为例，主要包括标准装置编号、标准装置名称、标准代码等数据项。

该子系统以计量标准装置为主线，将其涉及的人员、设备、环境条件、方法、量值溯源、稳定性考核、重复性考核、期间核查等诸多要素贯穿在一起，不但满足了档案管理的需要，还满足了法定的相关要求。计量标准档案所涉及的数据信息更加繁杂，包括计量标准的名称、代码、测量范围、不确定度/准确度等级/最大允許误差、开展工作需要的环境条件、所用的检定规程/技术规范、计量标准器和配套设备、稳定性考核信息、重复性考核信息、计量标准考核证书的有效期、授权开展的项目、到期复查的申请、建标报告、各类作业指导书等。计量标准的设备构成也具有多种形式。有的计量标准只由一台设备构成，有的计量标准则由多台设备构成;还有多个计量标准共用设备的情况发生。当出现共用设备的情况时，设备的更换与报废就必须能够灵活处理，不能由于其中某个计量标准中更换了设备，而影响其他计量标准的工作。

3.建立计量检定人员档案及查询统计

在计量标准装置的档案中，同时应建立计量检定人员的计算机管理档案，按性别、年龄、学历、工作年限、检定证号、有效期等进行查询统计，以便于人力资源的综合利用及证件的管理。查询统计子系统是计量标准设备管理系统重要的数据输出端口。所有的人员、设备、计量标准、量值溯源等数据，均要通过查询统计子系统提供给院领导和相关的管理人员与检测人员。如设备的台账统计、设备的送检计划、设备的维修统计、计量标准的考核与核查监控、技术资料查询、电子文档统计查询、开展项目统计、检定员信息查询等。

结束语：计量标准装置档案的管理是综合性的工作，不仅需要管理者的重视、组织、协调，而且需要各方面相关人员的支持，包括内部和外部的支持。只有各环节的工作都做好了，才能提高档案本身的质量，才能保证档案的完整、准确和系统，才能确保计量标准装置的运行正常及量值传递数据的精准，才能使计量标准装置的投资效益得到最大程度地发挥。

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