谢和女 秦格

【摘要】   高等院校在推行公务卡结算的过程中，出现了各种不规范的支出行为。为了规范公务支出，体现“放管服”的有关政策精神，文章以实际支出作为核算管理的重点，提出了明确公务卡开支范围和未刷公務卡的证据链设计，按此设计未刷公务卡的间接证据，可以完整解释公务消费的时间、地点、执行人、执行方式、执行结果等要素构成的链条，该设计为完善公务卡核算管理提供了规范的模式，提高了公务核算的准确性。

【关键词】   公务卡核算;证据链设计;支出管理

一、研究的背景

高等院校教工通过公务卡进行公务消费的依据是《〈中央预算单位公务卡管理暂行办法〉的通知》（财库[2007]63号）（以下简称公务卡管理办法）的有关规定，其用途是用于日常一般性公务支出和财务报销业务，而且私人消费也可以使用。与一般信用卡不同的是公务卡不可以办理附属卡。财政部于2012年9月27日下发通知要求全面推行公务卡。

推行公务卡进行公务消费以后，给公务人员办理相关业务提供了以下便利：第一，单位财务人员从银行提取现金和保管现金的业务量大幅度下降，业务经办人员持公务卡支出公务消费也不需要提前借款，发生公务支出报销后通过零余额账户汇划支票方式直接还款，有效地克服了传统支付方式的不足。第二，公务卡消费与实际支付存在一个账期，是对现金结算方式的完善和补充。第三，加强财政财务管理，提高公务支出透明度，财务部门能够通过公务卡交易的电子信息，加强对日常公务支出的管理和监督，财政部门也可以对公务支出信息实行动态监控，发现并堵塞各种管理漏洞，从源头上预防治理贪污腐败。

当然，在推行公务卡消费的实践中，由于主观和客观的原因，也出现了一些问题，比如由于商家没有POS机、网上交易无法绑定某家银行的公务卡、商家POS机线路故障等原因无法使用公务卡等情况。这就需要高校在确保支出真实性的情况下，进一步完善公务卡管理办法，体现“放管服”精神。基于此，本文提出了完善公务卡证据链的设计建议，以完整解释公务消费的时间、地点、执行人、执行方式、执行结果等要素链条。

二、文献回顾

（一）国外的相关研究

公务卡制度于上个世纪80年代起源于美国，美国公务卡有两种主要形式，一种叫采购卡（一般消费额度在2 500美元以内），主要用于公务支出;一种叫旅行卡，主要用于差旅费支出。国外公共支出的研究主要集中在财政信息的透明度方面，Alt.James·E等（2006）研究了财政透明度对政治家的责任感的相关影响，研究表明对工作绩效和努力程度有明显的正向作用。Kulziek（2004）认为财政透明度应包括清晰、及时、准确、便捷和治理执行等八个方面的内容。

（二）国内的相关研究

国内对公务卡研究主要集中在公务卡推行及管理制度方面。龚娜（2013）运用描述性统计方法分析各地区公务卡执行情况，发现预算单位、金融机构和财政部门三部门推行公务卡过程中存在的问题，提出了健全相关法规制度、提高预算编制科学性和提升预算刚性等相关建议。林波（2016）分析了泉州台商投资区推行公务卡制度改革现状，指出在预算单位、财政部门、银联公司及代理银行等方面存在的问题，并提出存在问题部门的改进措施。

三、公务卡核算证据链管理的提出

证据链系法律术语，指一系列客观事实与物件所形成的证明链条，也就是各类证据综合起来后形成的证据体系，即在有直接证据的情况下，可以通过事件的时间、地点、执行人、执行方式、执行结果等要素构成的链条，判断事件的真实性，而且要排除其他的一切合理性怀疑，才能视作一条完整的证据链;在没有直接证据的情况下，间接证据要能够互相印证，排除其他的合理性怀疑，锁定事件执行人的各个事件要素，才能认定该事件发生。

在公务卡核算中高校财务部门经常会遇到由于特殊原因没有刷公务卡的问题，如何利用证据链的相关知识，在没有消费直接证据的情况下，通过间接证据形成完整的证据链，证明消费的真实存在，并为此制订相应的规范，从而真正体现“放管服”的思想，同时堵塞没有真实消费企图蒙混报销套取经费的做法，达到既规范了财务管理，又减少沟通障碍，为报销人员服务。

四、具体的核算管理设计

（一）明确公务卡开支范围

高校各单位要根据本单位的实际情况，依据公务消费的各种可能情形，发布学校公务卡管理暂行办法，对公务卡的办理、销卡、日常管理、使用、报账、管理职责做出规定，明确本单位公务卡消费的范围。现行公务卡消费一般包括办公费（单位集中采购办公用品除外）、印刷费（含复印、装订费）、咨询费（包含技术和业务咨询支出）、手续费（含银行手续费）、水电费（水电燃气及污水处理费）、邮电费（通讯及网络数据支出）、物业管理费（含办公用房、在职职工和离退休职工宿舍物业支出）、差旅费（旅客服务和住宿费用）、维修（护）费（含网络运行维护费）、租赁费（含房产、网络及设备租赁）、会议费（含举办会议的租赁、伙食、印刷等各类支出）、培训费（含异地培训的交通、住宿等各类费用）、业务接待费（含外宾接待费）、专用材料费（含科研和医疗耗料）、公务用车运行维护费（含燃料、维修和保险等费用）、其他交通费用（除公务用车运行维护的其他费用）共十六项。基本涵盖了公务支出的范围，同时会计人员也可以根据现实情况的变化，运用会计职业判断能力要求公务人员尽可能使用公务卡消费。

在实际操作时要进行消费环境调查，比如某校对所在城市的某火车站进行调研时发现火车站售票窗口大多数是互联网售票窗口，人工窗口不多;某汽车站进行调研时也发现同样的情形，火车站和汽车站能够刷卡消费的窗口很少，只有1—2个窗口，如果硬性规定必须刷卡，则有可能会在买票时要重新排队，增加出行时间，又由于火车票与汽车票现在均实行实名制购票，基本不可能出现大规模造假的可能性。因此，对火车票和汽车票不再强制要求刷公务卡消费。同时按照实质重于形式的原则，对于公务卡的使用形式不做限定，对提供银行对账单、绑定微信、支付宝等移动支付工具的消费详情截图，也可以确认为使用了公务卡消费。

（二）未刷公务卡的证据链设计

对于未刷公务卡的各种公务消费，除需要提供发票（需要自行查询发票真伪）和销货清单等直接证据，还要根据公务消费的具体情形和环境，提供不同的间接证据。

1.由于主观原因没有使用公务卡的情形。对于公务卡丢失或损坏导致无法公务卡消费的情形，报销时需要提供公务卡补办手续以及其他银行卡的消费信息;对于忘记带公务卡、无法用公务卡消费的情形，报销时需要提交其他银行卡的消费信息或由交易方提供的现金交易证明;对于网上交易误操作导致无法公务卡消费的情形，需要提供微信或支付宝等网上消费截图。

2.由于客观环境没有使用公务卡的情形。对于商家没有POS机或线路故障导致无法公务卡消费的情形，报销时需要提交商家提供的相关证明、移动支付工具的消费截图或由交易方提供的现金交易证明（并对该家商铺列入重点关注名单）;对于网上交易无法绑定某家银行的公务卡导致无法公务卡消费的情形，报销时需要提交商家提供的移动支付工具的消费截图和网上交易清单。

对于间接证据的总体要求是：可以完整解释公务消费的时间、地点、执行人、执行方式、执行结果等要素;可以排除其他的一切合理性怀疑，并构成一条完整的证据链条。同时填写未使用公务卡支付的情况说明，其样式见下图。

目前，由于金税工程的推行，在公务卡报销的活动中，假发票比较少，而假事项比较多，《未使用公务卡支付的情况说明》的设计充分考虑到这一点，其原理是：对未使用公务卡的发票内容、代码、号码、日期、金额等信息，进行进一步的说明，明确经济责任;由于二级单位对事项的真实性更了解，通过二级单位审核，增加支付情况的可信度;通过财务处负责人员把关，增强支出审核的专业性和严肃性，明确相关责任。

（三）未刷公务卡的验证设计

对于有些人经常借故不刷公务卡的行为要进行必要的验证，避免其与商家进行习惯性勾结套取财政资金，需要对以下报销情形进行验证。

第1种情形是多次在1至2家商户进行无刷卡消费的，且消费金额不合理。对于这种情况我们要进行商户走访、电话调查等。一般情形下，商户也不愿意承担风险，一般会解释消费金额，能够验证消费信息的真实性。

第2种情形是发现较多随意开具的发票，也要对该商户发票进行验证，其方法是通过对商户开票行为的观察，如果发现该商户进行过推荐式或诱导式开票，比如提示可以开打印纸、硒鼓等，也可以判断消费信息的真实性。

第3种情形是不刷卡消费原因单一，且经常发生。对于这种情形进行抽样验证或通过电话验证。

（四）建立基于PDCA循环的公务卡核算管理反馈程序

建议通过PDCA循环来规范核算工作，保证公务支出的规范与可操作性。P、D、C、A分别代表计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）、处理（Action），是质量管理的专业术语，它要求做一切工作，都必须规定应该遵循的程序、步骤和方法并按程序进行。具体来说包括四个步骤：首先，制定基本的报销规范以及各类情况的处理预案（P阶段）（比如要报销飞机票不仅要求提供公务卡交易证明或未使用公务卡支付的情况说明外，还需要提供登机牌及乘机记录）。其次，进行具体的核算活动（D阶段）。再次，在具体核算活动中发现基本规范和处理预案实施过程中存在的问题（C阶段）（比如发现在飞机票报销业务处理过程中，拿到登机牌而没有乘机的情况极少）。最后，改进相关的基本规范和处理预案，并在下一个核算周期中落实改进措施（A阶段）（对飞机票报销业务需要提供的票据，由刷卡记录、行程单、登机牌及乘机记录改为刷卡记录、行程单、登机牌或乘机记录），只要达到证据链的基本要求就可以满足核算验证的需要。经过几次循环后，形成各类业务完备的处理方案和方式方法。

在PDCA循环指导下，通过各类业务的计划、实施、检查和处理，就可以逐项理清各类业务，准确及时合理地进行会计核算工作。当然这些新要求，财务部门要不断通过校内邮箱、微信群、QQ群和各类公众号进行广泛的宣讲，让全体教职工熟悉规范、了解规定、按章办事。让报销者主动完善证据链，警钟长鸣，不做不利于自身成长的违纪事项。

五、研究展望

基于证据链的公务卡核算管理设计，一方面要体现“放管服”政策精神，管理的重点在于支出真实，随着消费环境的变化，管理设计的具体内容也会发生相应的变化。另一方面，也需要坚决贯彻公务卡强制结算的有关规定，对于明显不合理的非公務卡结算，通过职业判断的方式直接拒绝。另外，随着区块链等技术的运用，会计人员要学会运用新技术，完善证据链管理，来保证财务信息的真实，维护财政资金支出的真实有效。

【主要参考文献】

[ 1 ] 丁振华.国库集中收付体系下公务卡制度研究[D].吉林大学，2009.

[ 2 ] 林波.天津市消防部队公务卡制度改革研究[D].天津大学，2016.

【作者简介】

秦格，男，博士，广东金融学院财务处副处长，会计学教授;研究方向：环境会计、财务管理。