解敏

摘 要：办公室是当前企事业单位以及各种组织机构运转的中枢核心，办公室作为这些企事业单位的信息管理、信息处理以及信息交流的中心，有着不可忽视的重要作用。随着科技的不断发展，电子信息技术以及互联网的普及，信息的收集处理更加的多元化，信息的来源和产生更加多变。作为新时代下的办公室文档管理工作，相较于传统的办公室文书档案的收集与归档，需要面临更多的挑战。为了确保企事业单位各部门工作效率和质量，办公室文书档案的收集与归档工作需要我们从各个新切入点入手，加强办公室文书档案的收集与归档工作的效率。本文就对当前企事业单位办公室文书档案的相关工作进行简要的分析，探讨关于提升办公室文书档案的收集与归档工作的科学性和有效性的相关办法与途径。

关键词：档案;办公室;收集与归档

企业在日常运作和发展过程中，档案管理工作在其中具有非常重要的影响和作用。档案管理在开展过程中，档案收集工作是其中必不可少的重要环节，同时也是其中必不可少的重要部分。档案收集工作在某种程度上可被看作是档案管理的基础，只有先保证收集工作的有序开展，才能够保证后续的整理、归档等工作顺利实施。但是与企业档案收集工作开展现状进行结合分析，发现企业档案收集工作在开展过程中，仍然存在很多问题。所以要结合实际情况，对这些问题进行分析和处理，这样才能够保证档案收集工作的有序开展。

1 企业档案收集工作现存问题分析

1.1 缺乏完善的档案收集管理制度

有部分企业在发展过程中，对企业档案管理工作的认识，仅仅停留在表面上，认为这项工作就是单纯的对档案进行收集、整理和保存。有很多企业领导者普遍认为档案管理工作是一项需要浪费大量人力、物力以及资金的工作。所以，这些企业在日常运作过程中，并没有结合实际情况，构建出一套相对完整的管理体系和制度，工作人员也缺乏对档案收集工作的重视度。有很多企业的档案收集工作一直走形式化路线，在实践中根本没有发挥出任何的价值，对企业的发展将会造成严重影响。

1.2 企事業单位对文书档案收集和归档工作的力度不够

就目前来看，虽然部分企业单位已经开始逐渐重视起办公室文书档案的收集与管理工作，但是，在实际的管理实施与活动开展中，其管理力度是不够的。很多的企事业单位仅仅只是开展了文书档案的管理工作，但是没有实际的管理操作规范以及监督管理机制。这就会造成文书档案管理的相关工作流于表面，很多文件、档案或者资料由于缺乏科学有效的档案管理，就会出现损坏和缺失的现象。与此同时，档案管理的工作人员不是机器，有时候难免会出现档案收集与归档的错误，如果缺乏相应的监督管理机制，就会造成错误无法被及时地发现，影响企业的工作效率。

2 办公室档案收集整理的创新应用

2.1 档案收集整理要做好公文收集管理

公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理，而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：1）对档案工作要有高度的认识，要想实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和繁琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。2）要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》《档案管理基础》等，以便需要时查阅，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学评估归类。

2.2 完善现有档案管理制度

企业档案收集工作要想在实践中顺利开展，就必须要结合实际情况，积极采取有针对性的措施，对现有的档案管理制度进行完善和优化，这样才能够为档案收集工作的有序开展打下良好基础。与此同时，对档案管理制度进行制定和完善，也是保证企业档案收集工作在开展时的及时性和完整性特征得到有效发挥。在这种背景下，对于企业管理人员而言，必须要意识到档案管理工作在实施过程中的重要性，同时还要对相关制度进行制定和落实。在针对制度进行制定时，要从实际角度出发，与企业在发展过程中的特点、发展战略思想等进行有效结合。这样做的根本目的是保证档案管理制度符合企业发展现状，同时还可以保证档案收集工作的有序开展。在实践中，要定期对档案收集工作的开展情况进行考核，构建和落实符合实际要求的绩效考核制度，同时还要将岗位责任制度落到实处，这样才能够将每一个员工的责任落到实处。在档案收集工作实施过程中，一旦发现档案资料出现不完整的情况，那么要立即采取有针对性的措施，对相关责任人进行责任追究。这样不仅可以从根本上促使工作人员在日常工作过程中的积极性和主动性得到有效提升，而且还能够促使档案收集工作顺利开展，促使档案管理水平可以得到有效提升。

2.3 将电子信息技术与当代文书档案收集与归档相结合

当前社会是信息化的社会，电子信息技术发展十分的迅速，人们生产生活的各个方面都离不开电子信息技术的支持，电子信息技术因其强大的便捷性为人们的生产生活带来了极大的便利与革新。现代电子信息技术的独特性质可以高效地完成信息的传输、处理与存储工作，将当代的电子信息技术与企业办公室文书档案收集与归档工作相互结合，可以科学有效地提升办公室文书档案管理的效率。在实际的运用中，我们可以积极建立属于企业独立的文书档案收集与归档的网络平台，将办公室的文书档案管理工作在网络上进行，提升数据传输的速度，加强企业文书档案管理的效率。

2.4 善于交流，接受新信息，实现资源共享

随着社会形势的变化和发展，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织沿革、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

3 结语

办公室文书档案在很大程度上能够真实有效地反映出社会活动、企业单位活动等内容，文书档案收集和归档工作的有效展开，是企业发展的重要基础。为有效提升办公室文书档案收集与归档工作的效率和质量，我们需要加强企业管理人员及员工对办公室文书档案管理相关工作的重视程度，规范办公室文书档案管理的方式，将电子信息技术与当代文书档案收集与归档相结合，并且注重专业人员的培训工作。

参考文献

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