解洪勇 安媛 王宁

【摘要】在经历了以会计电算化为标志的第一次财务转型和以财务共享中心带动的第二次财务转型之后，以智慧化为特征的第三次财务转型已经到来。智慧财务管理的本质是一种价值创造的运营过程，是通过财务智能化以最大限度发挥财务数据的应用价值为目标。财务智能化发展过程中最重要的一环就是财务机器人的应用。本文以西北油田为案例，着重描述了财务机器人在油田企业的应用过程和所具有的现实意义，以期为其他企业财务机器人的应用提供一定的参考价值。

关键词 RPA 财务机器人 智能财务

一、引言

财务机器人虽然名称中有“机器人”三字，但并非是人形机器，其主要由三个部分组成：光学字符识别系统（OCR，  Optical Character Recognition）、机器人流程自动化（RPA，Robotic Process Automation）、电子财务记账系统。光学字符识别系统的主要运用是批量快速地处理会计单据。光学字符扫描仪是该系统重要的硬件组成部分，可将会计单据由纸质文件迅速高效地扫描至电脑中并形成相应的电子文件，便于会计人员的搜索处理，极大地节省了时间，提高了日常工作的效率。机器人流程自动化可以模仿会计人员的操作，快速准确高效地处理一些业务流程标准、重复性高、复杂性低的工作，这也是财务机器人最重要的组成部分。为达到流程自动化的目的，首先录屏、记录键盘鼠标操作，以初步自动生成程序，接着人工进行编程修改，形成最终程序。由于机器人具有24小时无间隙处理的特点，日常工作中反复执行该程序节约了大量人力资源成本。电子财务记账系统是指将纸质账簿转化为电子账簿的软件。例如SAP系统，主要运用于大型企业;MEGI系统，主要运用于中小型企业，可直接在浏览器中打开。电子财务记账系统一般具有高兼容性、高稳定性等特点。

近年来，“人工智能如何‘入侵会计”引起了全世界范围内的广泛讨论。《经济学人》2014 年公布的一项调查表示，人工智能在未来20年里与会计人员的岗位争夺竞争激烈。2016年，麦肯锡的一份研究报告预测，由簿记员、会计与审计职员负责完成的 86%的工作可能被人工智能所取代。在传统的会计领域中，会计核算工作从原始凭证到财务报表由人工来完成，但现在财务会计中的大部分简单重复的工作都可以借助财务系统和软件来完成，极大地提高了会计工作效率，同时减少了企业用人成本，越来越多的企业选择财务机器人。如何保证财务机器人能够在企业中发挥应有的作用，需要从整体架构、业务流程梳理、逻辑设计、场景设计等方面做好工作。本文将介绍中石化西北油田财务机器人的应用情况，期望对财务机器人在实践中的应用有所助益。

二、财务机器人在西北油田的应用和实践

（一）财务机器人的运用意义及研发历程

RPA财务机器人的研发历程。西北油田采油三厂RPA财务机器人“小超人”使用构建在FMIS财务管理系统上的一种业务流程自动化技术，“他”可以模拟并且增强财务人员与计算机的交互过程、可以执行基于财务规则的可重复任务的联网运行的软件解决方案。“他”可以说是一种数字化劳动力，能够完成财务人员的日常工作，也是财务人员高强度工作的劳力补充。如图1所示，采油三厂的“小超人”研发经历了前期准备、初步流程实验成功、后期完善、全面应用四个阶段。

（二）财务机器人的前期准备与业务流程梳理

在财务机器人实际应用时，需要进行相关的前期准备，包括规范标准的流程化、结构化的数据准备和操作环境的稳定性等。

（1）规范标准的流程。RPA财务机器人的实质是一种在企业信息系统（FMIS）上的外挂程序，并不是所谓的智能化。它需要依赖于明确的规则和流程。打造RPA财务机器人首先要梳理FMIS系统中的结算整体流程，并且梳理整个流程中可以进行机器人替代的工作，例如简单重复操作、量大易错等业务就可以利用财务机器人，同时规范整个标准流程。

（2）结构化、数字化的数据准备。RPA财务机器人仅能对大量结构化、数字化的数据和信息进行识别处理，所以要想实现财务机器人需要结合 OCR 智能识别、语音识别等认知技术，将数据结构化、信息数字化，为财务机器人的工作奠定数据基础。例如，合同管理系统的数据无法完全结構化、数字化，所以在机器人搭建之前，需依靠人来将非结构化数据进行转换。

（3）稳定的操作环境。财务机器人的日常运转必须建立在稳定的环境下，实施之前需要对自身软硬件及网络环境进行评估，尽量减少网络连接速度、页面打开速度、文件打开速度、人为干扰等环境因素对机器人运行的影响。同时还应当具备完善的财务机器人异常处理机制，从而使财务机器人始终保持在高速度、高质量的24小时工作状态。

（三）财务机器人的业务流程梳理

结合油田业务流程，RPA财务机器人的应用主要贯穿数据获取、财务结算、税务管理、内部结算以及资金管理计划的所有业务。根据不同业务功能、不同财务流程，将智能财务机器人划分为13类功能机器人。同时，将流程中的风险和数据风险防控嵌入每个细节，在最源头进行预防和把控。主要分为如图2所示的5个应用场景。

第一，数据获取。结合生产数据和合同价格库数据，在获取量、价的基础上，建立业务逻辑校验，实现源头数据风险把控。

第二，财务结算。改变传统财务结算流程，将财务岗需要处理的从划价到发送FQ（共享服务申请）这一系列工作流程化、智能化。

第三，税务管理。主要利用OCR识别技术，解决发票录入、识别、验真、查重等问题，并保存结算单关联的发票附件，方便查看。

第四，内部结算。区分工程技术研究院、勘探开发研究院、其他二级单位与采油厂之间的结算方式，构建内部结算的处理业务模型，实现内部结算。

第五，资金管理。维护供应商未清项预算项目，保证资金月度计划的上报，机器人根据规则自动上报资金月度计划，形成日付款计划，进行承兑汇票分配。

（四）财务机器人的详细设计

1. 数据获取机器人

该机器人的主要职责是获取智能财务平台所需的基础数据资源。按照数据提取对象划分为三类：第一，财务数据获取，主要来自FMIS平台、工程劳务平台;第二，其他系统数据，主要来自ERP、PCS、三倒系统、电量系统等13个系统;第三，外部数据获取，主要包括CMIS数据、税务数据。数据的获取需依靠智能油田建设中的数据全方面远传实现，经过对数据量的修正，实现划价过程中对业务量的获取。

2. 财务结算机器人

该机器人的主要职责是完成自动划价、生成结算单、发票识别、保存结算单、订单生成、订单收货到发送FQ整体财务结算环节工作内容，并基于逻辑校验规则，对异常单据进行信息反馈，提醒人工干预。

自动划价功能是最为复杂的功能。这项功能主要完成量价的匹配、自助完成结算价的确认。完成以上工作，首先要基于人工划价的计算逻辑，结合合同价格库信息，总结人工如何划价;其次开发划价组件，开发自动划价的明细、金额、总金额配置模型;再次配置计算逻辑，按照劳务类型及合同规定，配置相应的逻辑判断条件;最后根据每一个签证单自动划价后出具划价结果（见图3）。

如图4所示，生成结算单功能按照流程，有签证单的状态判断、结算单合并、抬头文本生成、人工干预、定时再运行以及自动进入下一流程6个节点。第一步，状态判断，根据结算单编号，检查所有的签证单状态，选择划价已审核;第二步，结算单合并，按照结算单编号合并签证单;第三步，抬头文本生成，建立样本库，用字段组合方式自动生成25字以内的抬头文本;第四步，人工干预，展示失败原因，异常反馈，跳转明细界面;第五步，定时再运行，针对“失败”的单子，8小时后重新执行;第六步，根据流程之间的衔接设置，自动进入发票识别。

发票识别功能包含两大流程。流程一：发票扫描发票与结算单关联OCR发票识别逻辑校验（YES- 回写FMIS数据库/NO-人工干预）回写FMIS数据库结算单保存。

流程二：扫描结算单条形码一键“已接收”根据发票备注中12位结算单编号关联出进项发票逻辑校验（YES- 回写FMIS数据库/NO-人工干预）回写FMIS数据库结算单保存。

结算单保存功能，对所有结算单的校验逻辑进行全方位检查、校验，确保结算单无误。校验内容：预算是否充足、发票金额和结算单金额是否一致、是否有WBS编号、安全生产费等。

如表1所示，财务结算机器人在功能环节嵌入了大量逻辑校验，保障机器人的可靠性。

订单生成机器人：承接FMIS与ERP的功能机器人，将FMIS中已保存的结算单，自动触发并按照ERP要求提交订单，并进一步校验、检查结算单的信息，确保提交的订单信息无误。

从订单收货到发送FQ：形成分配单并向共享发送发票校验FQ、归档FQ，完成共享订单收货。

3. 辅助机器人

为保证机器人的运行及整个流程的完整性，设计了2个辅助机器人，如表2所示，分别是：短信提醒机器人，主要任务是发送短信给主管领导和业务科室人员提醒工程劳务工作量审核和线上结算会签;任务书监控机器人，主要功能是审查任务书开具的及时性和准确性并就此发送相关提醒。

（五）财务机器人的应用举例与场景

以天然气回收为例，财务机器人已经实现了从数据获取到提交FQ的全过程自动化操作，单笔业务处理时间由30分钟降为2分钟，工作效率大幅度提升。特车作业业务已经从划价到提交FQ的过程进行自动化操作，其他科目从生成结算单到提交FQ进行自动化操作，财务机器人的应用已经实现外部结算的全覆盖。

如图5所示，在传统结算模式下，整个结算流程的每一个环节都需要人工进行操作。首先，工作量录入，施工单位录入工作量和合同单价;其次，生产科根据签证单审核工作量，财务科根据合同审核单价，财务科根据两个已经审核的数据进行划价;再次，划价完成以后有计划财务科根据划价的结果编制结算单，并催促相关业务科室和领导进行会签;最后，手工录入开具的发票信息并提交单据。而在机器人模式下，工作量的获取首先是由远传系统读取收集数据并由PCS（生产指挥系统）将相关数据传入财务系统;其次，机器人自动抽取合同中的结算信息进行自动划价;再次，自动划价完成后机器人自动生成结算单，同时发出短信提醒相关业务科室和领导进行会签;最后，机器人根据供应商开具的发票运用PCS识别和税务局信息读取技术自动录入发票信息并提交单据。

从应用层面来看，整个应用实现了天然气从取数到划价、生成结算单、发票识别、提交结算单生成订单、订单收货、发送FQ整个应用场景;从生成结算单到发送FQ的5个结算阶段已完成开发及测试;自动划价部分完成天然气划价、科室扣款、财务扣款、质保金等共性逻辑。

三、财务机器人的应用效果及启示

通过财务机器人的应用，西北油田不仅实现了效率提升、风控强化，而且在助力企业财务转型方面取得了很好的效果。

（一） 效率提升

由于油田生产业务繁多，同一业务下涉及的乙方承包商众多，这种情况下每一个不同的业务的每一个乙方承包商都会产生结算，结算生成的结算资料都涉及划价、结算、入账的流程。这些工作具有工作量大、易于出错、机械重复的特点。这些环节应用财务机器人，企业可以降低人力成本，提高工作效率，消除人为错误，提高财务处理的质量和准确性，同时处理速度快，将财务人员从低附加值的业务中解放出来，去完成更高效的业务。

这些业务是连续性的，但基于油田财务人员的工作性质，存在倒休问题，以及人员工作时间有限，当企业财务工作量大时，财务人员正常工作时间难以满足企业的需求，财务处理效率会大幅下降。财务机器人是基于机器处理的程序，能够不间断、高效率地工作，可以弥补人工操作容忍度低、峰值处理能力差的缺点，适用于企业365×24小时的业务。

（二） 风控强化

财务机器人按照固定的规则执行脚本，不侵入原有的信息系统，一切操作能够通过控制器进行追踪，工作路径能够随时调阅，业务故障能够及时发现，财务机器人的运行始终处于安全可控状态，能够保障信息系统和企业的数据安全。财务机器人的风险防控逻辑的嵌入更具有执行性和一贯性，能够保证数据的自动校验实现风险防控。

（三） 助力财务转型

在“大智移云物”的时代，革新了财务转型的工具，财务转型呈现出新的趋势，财务职能更多地向分析、建议和预测转变。然而，现实中的财务部门交易处理占财务所执行的全部作业的80%以上，这对决策支持或规划未来的时间寥寥无几。RPA财务机器人的应用，具有提升工作效率、保证工作质量、节约成本、价值增值、安全可控和规模可扩展等诸多优势，为流程的优化和效率的提升以及为财务部门建立核心优势提供了新技术支持，从而促进了财务的转型，把财务人員从基础的财务工作中解放出来，让财务人员从事更具有创造性和更具有价值的工作。

责任编辑    秦长城

参考文献

[1] 田高良，陈虎，郭奕，等.基于RPA技术的财务机器人应用研究.财会月刊，2019（8）：10-14.

[2] 陈虎，孙彦丛，郭奕，等.财务机器人——RPA 的财务应用.北京：中国财政经济出版社，2019.

[3] 安媛，周全，王宁，等.油田企业智慧财务管理的思考——以西北油田采油三厂为例.中国总会计师，2019（1）：163-165.

[4] 商思争，陈建芸，戴华江，等.会计机器人时代应用型高校会计专业财务会计课程地位探讨.财会月刊，2018（5）：132-136.

[5] 孙逸，董志强.RPA：财务智能化的必经之路.新理财，2017（11）：64-65.