吕爽

摘要：如今，因为受到传统管理体制与管理模式的影响，所以事业单位的档案管理工作还有诸多问题存在，在很大程度上也对档案管理有效性的提高造成了很大影响，暴露出了诸多管理问题，致使事业单位整体工作效率偏低。快速发展的信息化与不断提高的经济水平，要求事业单位在档案管理过程中把信息化优势充分发挥出来，对信息化管理模式予以建设，借助信息化建设对事业单位档案管理形式进行优化，促进档案管理有效性的提高，让档案丢失、篡改现象的发生次数减少。本文笔者结合自身工作实践，简要论述了事业单位档案管理信息化建设的重要意义，并对事业单位档案管理信息化建设路径展开了详细探讨，希望能为大家提供有效参考。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

不断发展的社会将新的发展良机和挑战带给了事业单位，而随着信息资源的不断增多，让传统档案管理已不能让事业单位的实际发展需求得到满足，严重影响到了档案管理的有效性[1]。所以，事业单位应对档案管理信息化建设引起高度重视，将档案管理信息化建设的重要性以及档案管理中存在的问题充分认识到，同时把单位实际发展情况结合起来，制定科学有效的解决策略并有效落实，从而促进档案管理信息化建设有效性的提高，最大化的发挥出档案管理的实际作用与价值。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要意义

（一）有助于档案存放环境的优化

从现阶段事业单位档案管理工作的实际情况来看，还是有很多单位在使用纸质档案，而如果开展档案管理信息化建设，则可以降低档案管理工作对环境的某些硬性要求。同时，实施档案管理信息化建设，一方面能够提升保存效率，另一方面也可将纸张的使用量明显降低，进而对生态保护起到积极作用，减少利用树木，避免出现高温、空气氧化影响纸张的情况。除此之外，事业单位档案管理工作对存储空间的需求量较大，如果实施管理信息化减少，则可以无限扩大存放空间，减少档案柜摆放所占空间。通过把信息技术融入，只需借助一个很小的存储空间就可以对大量的档案资料和数据信息进行存放。

（二）有助于信息检索的便捷化

随着信息化时代的来临，如果能够借助简便快捷的方法在快节奏的讯息将有价值的信息找到，势必会对事业单位的良性发展造成影响。之所以会这样，主要是由于信息检索率和使用率的提升势必会提升事业单位整体工作质量。如果是以往纸质的档案管理，要想从繁杂的数据信息中把有用的信息给检索到难度非常大，但实施档案管理信息化建设，则可大大提升检索效率，只需输入检索内容就能够在很短时间内将与条件相符的结果找到，从而保证没有漏检索、重复检索相关数据。

（三）有助于事业单位公众形象的提升

大家都知道，事业单位具有公益性质，其所公布发布的很多信息均与民众的日常生活联系紧密，而加强事业单位档案管理信息化建设，也可为公众对相关信息进行查询提供方便，从而增加政务处理的透明度，便于树立单位良好公众形象。所有事业单位在自身发展过程中均一定要对档案管理工作引起重视，借助实施档案管理信息化建设，则可显著提升电子信息资源的利用率，让档案管理工作中电子信息的良好存储和运用真正实现，对制定事业单位档案信息化建设的制度体系及方针起到积极推动作用。

二、事业单位档案管理信息化建设路径

（一）规范事業单位的档案管理制度

快速发展的科学技术，相应的也改变了我国的档案管理模式，即从传统的保护管理方式向信息管理转变，使信息的共享性成功实现，让很多人更方便地利用信息[2]。但若想更有效地利用档案管理信息，使之最大作用得到发挥，有序进行档案管理制度，就一定要将相应的规章制度建立起来，以进一步规范事业单位的档案管理制度。而在建立这一档案管理制度时也必须严格遵循相关要求，也就是和国家制定的相关标准相符。第一，在将信息录入档案时严格根据照国家制定的著录原则、方法、格式等进行，统一录入信息，防止在之后的检索中出错，对数据的使用产生影响。第二，在制定档案时使用统一规范的数据库硬件、软件等，并统一归档纸质档案，让信息更加有序化、便捷化，使事业单位内部在使用信息资源上更加方便。所以，在实现档案管理信息化过程中，规范的档案管理制度发挥着重要作用，有助于档案管理制度信息化的成功实现。

（二）提升管理人员的专业素质能力

若要将档案管理信息化建设的有效性显著提升，则事业单位就一定要将提升管理人员素质能力的重要性给认识到。在此基础上，首先，事业单位必须保证管理人员的专业技能要强，业务素质和服务意识要高，定期培训管理人员，促进其综合素质的全面提升，诸如管理专业知识、管理技术和心理综合素质等均属于培训的内容，借以将档案管理人员的综合素质进一步提高。其次，事业单位应定期组织相关管理人员外出进修学习，借以将其管理理念不断更新，并以一个端正的工作态度参与到工作中，促进管理人员业务素质、技能水平以及服务意识全方位提升。第三，事业单位管理人员应对计算机软件、硬件维护方面的知识进行补充，从而增强管理人员的维护能力，在实际信息档案管理平台维护更新过程中有效配合网络技术人员，让平台维护管理的有效性得到有效提升。第四，事业单位应在团队建设管理上下功夫，对单位人才聘用机制予以优化，把对聘用人才的要求和管理人员的薪资待遇不断提高，从而将更多高素质、高专业的人才吸引进来，加入到管理队伍中，促进管理团队的整体素质水平的提升，有力支撑档案管理信息化建设。

（三）强化安全技术防护，保证档案信息安全

事业单位开展档案管理信息化建设有助于档案管理工作效率的显著提升，但对档案管理事业而言，信息化建设有利也有弊，在实际工作中运用信息化技术常会导致一些安全问题发生，留下诸多安全隐患，所以，一定要在档案管理工作的每个环节对安全技术防护予以强化，促进档案信息安全性的提升[3]。

第一，防火墙技术，这是现阶段档案信息安全工作中最重要的一项技术手段，最常用于专用网络和互联网之间。事业单位应经常进行杀灭病毒，把安全隐患消灭在萌芽中，发挥防火墙技术的作用，过滤进出网络的档案信息，形成网络安全把观点，促进防范安全命中率的提升;防火墙技术能够对网络中的所有访问行为予以有效记录，当访问符合安全防护要求时才允许通过，否则就禁止通行，访问也就无效，从而起到安检作用，有效保护档案信息，并对网络使用行为予以规范。

第二，加密技术，避免档案信息被窃取或泄露。事业单位在档案信息传输的过程中需做加密设置，保证传输的档案信息必须在有加密口令的情况下才能够被解开，以免因为遗失传输环节载体而导致安全风险的发生[4]。或者也可对口令进行设置，限定访问信息权限，即使用事业单位档案信息的人若要对授权范围以内的档案信息进行查看，就必须要有口令。

第三，将软件维护与先进工作经验结合起来，以档案管理信息化建设为中心对软件系统予以配备，第一时间进行更新，使之保持安全高效运转状态，同时对硬件运行空间予以不断优化，净化软件运行环境。尤其是要对档案管理软件的自我漏洞检测做进一步加强，将修复功能和人工检测、修复功能，及时处理检测结果有机整合，确保档案信息安全。其实部分发达国家的档案信息安全工作很早之前就开始的，拥有较为成熟的体系，不论是开发和建设信息安全软件的水平也比国内高，事业单位应对档案信息安全工作起步晚的事实有一正确认识，知晓在在档案管理信息化体系和软件开发等方面同国外的距离，对国外先进经验展开积极学习，从而促进档案信息安全的有效提高。

结语：

总而言之，事业单位的利益很大程度上由档案信息化管理所决定，因此事业单位应进一步加强档案信息化建设，对档案管理信息化建设引起高度重视，为档案信息化建设提供必要的物质支持，以为事业单位档案管理工作的顺利开展保驾护航，充分发挥档案的服务价值。

参考文献：

[1]彭晓丹.事业单位档案信息化建设对策研究[J].黑龙江档案，2015 （02）：100.

[2]周立明.事业单位档案管理信息化建设分析[J].企业改革与管理，2014 （08）：96.

[3]李忻芝.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施分析[J].卷宗，2015 （11）：48.

[4]李继萍.事业单位档案管理信息化建设分析探讨[J].计算机光盘软件与应用，2014 （19）：163.