机构知识库建设初探

2020-03-02杨涛任亚超

科技创新导报 2020年24期

杨涛任亚超

摘要：科学事业在人类社会与经济的发展中发挥出了巨大的作用。因此，科学事业一直都受到各国的高度重视。而机构知识库有助于科研成果得到高效的利用。在笔者所在单位信息资源和知识管理现状阐述的基础上，简要分析了建设机构知识库的必要性，并结合笔者对机构知识库的认识，提出了针对笔者单位建设机构知识库的总体目标和思路，以期为机构知识库的建设提供有益借鉴。

关键词：机构知识库知识管理知识共享知识服务

中图分类号：G250 文献标识码：A 文章編号：1674-098X（2020）08（c）-0163-03

Abstract： Science has played an important role in the development of human society and economy. Therefore， science has always been attached great importance by all countries. The institutional repository is helpful for the efficient use of scientific research results. On the basis of the current situation of information resources and knowledge management in the author's unit， this paper briefly analyzes the necessity of building institutional repository， and combining with the author's understanding of institutional repository， puts forward the overall objectives and ideas of institutional repository construction for the author's unit， in order to provide useful reference for the construction of institutional repository.

Key Words： Institutional repository; Knowledge management; Knowledge sharing; Knowledge service

随着世界各国对科学事业投入的不断加大，科研产出呈现日益增多的趋势，在互联网环境条件下，如何保证这类信息资源以数字化的形式存储、管理并且得到高效的利用显得尤为重要。机构知识库（ Institutional Repository，IR）正是这一背景下的产物，它是机构管理科研成果、传播学术知识、支持全社会创新的重要机制，逐渐成为其知识基础设施的重要部分，成为支持数字科研和数字教育的重要工具。机构知识库，又可以称作机构存储、机构仓储、机构库、机构典藏，是机构在网络环境下建立的一个共享数据库，平台对各种数字化产品（尤其是学术机构中专家、教授、学生的知识成果）进行收集、保护和传播。大多数学术机构组建机构知识库的目的是提供一个“开放存取”的研究成果交流平台，实现学术研究的交流共享，存储单位内部产生的各种知识资源。主要通过利用网络及相关技术，依附于特定机构而建立的数字化学术数据库，它收集、整理并长期保存该机构及其社区成员产生的学术成果，并将这些数据进行规范化处理、分类，在遵守相应的开放标准和互操作协议下，允许机构以及其社区内外的成员通过网络免费获取使用。

1 笔者单位信息资源和知识管理现状

笔者单位知识管理尚处于起步阶段，知识管理理念也有待普及和加强。除归档文件外，目前我院对于内部产生的大多数知识资源，仅有部分部门进行了有限的收集和整理，也没有建立有效系统化管理和利用手段，因此，知识管理和共享只局限于档案类和部分部门。特别是笔者单位科研人员在日常工作中形成的论文、课件、经验、案例等知识积累，缺乏统一集中管理，缺少共享利用途径，无法形成知识积累和传承。

2 机构知识库建设的必要性

2.1 有助于摆脱当前知识管理现状

通过机构知识库建设，将散落在各部门的内部知识资源梳理、收集和整理，将隐性知识逐步实现数字化、平台化，从而形成具有专业特色的知识数据库，实现全单位各部门、各专业的知识聚集和共享，以解决专业技术知识沉淀问题。

2.2 有助于促进单位科研水平提升

机构知识库建成后，将促进人才学习成长的速度，在知识积累、共享、交流的基础上，有助于专业人员更快地解决技术问题，且有利于知识创新的产生。同时，通过与业务系统集成，将机构知识库与科研流程融合，为科研人员提供便捷的知识推送，以促进工作效率，最终从整体上提升单位科研工作水平。

2.3 为单位知识工程建设奠定基础

由于笔者单位知识管理处于起步阶段，先期开展机构知识库建设，一方面设计知识资源内容范围较小，对于知识加工要求较易实现，能够降低项目实施难度，另一方面其形成的知识收集规范、知识提供要求、项目实施方法等关键程序，能为单位知识工程建设提供价值参考。

3 机构知识库建设思路

3.1 建设目标

依据笔者单位当前现状，机构知识库建设主要对单位内部产生的各种信息资源进行收集整理，形成具有特色的知识资源库。这些内部产生的各种信息资源主要包括本单位出版的期刊、图书、会议、工具书、音视频资料等出版物;本单位科研人员在各种场合发表的论文、专著、文集等学术文献;本单位承担的有关科研项目的提交的科技报告、成果等技术总结;本单位情报工作形成的信息动态、综述报告、情报研究报告、专报等情报资料，以及单位员工在科研工作过程中积累的技术经验等隐性知识。有效地保存、管理我院知识资产，最大限度彰显、提升单位学术影响力，便于科研人员学术交流与分享。

3.2 建设思路

（1）纳入信息化建设规划。机构知识库建设靠一个部门是无法开展和完成的，是需要有项目牵头部门、负责部门、配合部门联合进行的，多部门共同参与协作、提供数据利用和可持续更新的知识资源库。此外，根据对国内一些单位机构知识库建设的研究得出，实行统一规划“从上到下”的推行政策，和全员参与“从下到上”建设步骤，能充分保证机构知识库建设的可持续性。因此，除了给予经费支持外，还要纳入规划强化执行。

（2）建立标准规范体系。开展机构知识库建设，需要建立一套完整的知识管理标准规范体系。在知识资源收集、上传、审核等环节作出规定，保证知识资源完整性、真实性、有效性。例如，对于论文知识收集范围、文件格式、作者身份、发表类型等进行统一规范。对知识资源分类、开放获取政策、知识缴存机制等要求进行标准化，保证知识资源建设准确性、有序性、持续性。例如，根据科研项目的来源和性质，资源一般采用强制与自愿相结合的存缴标准，对于受到国家财政支出、企事业单位委托或单位自主展开的项目，属于职务性产出，属于内部资产，因此应该强制要求存缴，供内部科研人员参考学习使用; 对于科研人员个人产出，不涉及机构内部资源的，可以根据科研人员自身的意愿采取资源存缴方式。

（3）构建机构知识库系统平台。建设机构知识库的重要组成，就是搭建一个完善的单位内部知识资源管理和共享平台，通过系统平台，普通用户能够获得检索浏览各类知识资源、登录提交本人的知识条目、收藏感兴趣研究内容等功能;系统管理员能够实现各类系统功能管理，包括用户、权限、分类、知识、审核流程等的添加、修改、删除操作;审核专家能够完成知识的审核、审核修正等流程。此外系统还要实现机构知识库知识数据的统计分析，包括研究内容分布、论文收录统计、作者网络图谱、知识访问排行、知识引用图谱等功能。

（4）做好与科研业务系统的集成。建设机构知识库的最终目的是提供更加有效的知识利用，所以知识服务平台要融入科研管理过程，在项目后期，通过与业务系统的集成，实现个性化推送、引文链接、辅助写作等功能。

4 结语

机构知识库建设，将为我院科研人员展示个人科研成果，科技管理部门统计分析机构科研产出提供了准确、完整、真实的数据，同时彰显了知识服务对于支撑科研工作的重要性，也为机构知识库数据的再计算与再利用提供了有效的解决方案。

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