殷贝贝

摘 要：近些年我国国民经济快速发展，大多数机关单位都成立了属于自己的档案管理机制，其可以为机关单位档案和资料存储提供更大的便利，同时也能促进机关单位制度的进一步完善。而机关单位的档案管理工作基本上都是由文秘人员进行处理，文档管理工作所涉及的内容非常繁杂，对单位的发展具有很大的影响作用，可见机关文秘人员工作的重要性。鉴于此，本文主要就机关文秘人员的工作意识和文档管理措施进行了简要分析。

关键词：机关;文秘人员;工作意识;文档管理

引  言

机关文秘人员的工作内容主要包括两项内容，一是抄写和记录，二是起草文稿，无论哪项工作都对文秘人员的业务素质有着较高的要求。比如，记录工作要求文秘人员具有一定的文字能力，不但要负责对领导口述或者会议思想进行记录，而且后期还要对内容进行加工整理，为领导各项工作的开展做好协助与配合。该过程对文秘人员的业务素养有着较高的要求，需要文秘人员在日常工作中不断提高自身的专业能力和综合素养，保证实际工作效率和质量，为机关单位各项工作的顺利开展奠定坚实的前提基础。

1 文档管理工作中文秘人员需要具备的要求

随着时代的发展，各大机关单位对文档管理工作效率和质量的要求越来越高，就我国目前情况来看，大多数机关单位在人员编制和部门设置方面都存在这样或者那样的问题，文档管理工作基本上都是由文秘人员进行负责，所以要求文秘人员具有较高的工作意识，在实际工作岗位上可以积极主动发挥主观能动性，保证文档管理工作的科学性和合理性。我国目前各大机关单位文档管理工作中，信息数据统计出错和材料整理存在纰漏问题体现地较为明显，文秘人员只有树立终身学习理念和正确的工作意识，才能不断提高业务质量，保证文档管理工作的顺利开展。

2 文秘人员需要具备的工作意识

2.1 德才兼备

机关文秘人员的日常工作内容主要包括：记录会议内容、起草文稿和抄写材料等，会议记录内容由包含了会议当中领导的讲话内容和各部门开会时的主要内容，同时还要负责对来访人员的接待和安排。抄写材料主要是对那些领导审查通过之后的文件进行整齐的誊写，并保证文件的干净度和整洁度。文稿起草是文秘人员最为重要的一项工作内容，也是考量文秘人员实际工作能力的一个重要标准，文稿的起草并不是由文秘人员单独完成，而是和领导共同完成的，常见的方式包括以下几种：一，由领导起草文稿的核心内容和框架，然后由文秘人员进行内容的补充、完善和润色。二，领导在一旁进行口述文稿内容，文秘人员进行记录，这也是文稿起草的一种常见方式。三，领导确定文稿题目和方向，文秘人员根据要求对文稿进行起草，这是难度最大的一种起草方式，对文秘人员的专业素养也就要求最高。在实际工作过程当中，文秘工作人员一定要准确把握领导所下发的意见和指示核心内容，然后运用自己所学知识尽力完成文字撰写工作，在此过程中要求文秘人员具有扎实的文字基本功，只有德才兼备才能很好地完成文秘工作。

2.2 责任意识

我国各大机关单位和事业单位的文秘人员工作都包含了文书档案管理内容，在具体管理过程中要求文秘人员一定要严格坚持党性、实践性和科学性管理原则，对文书档案实施统一化管理，保證汽车完整性和安全性，保证管理成效符合单位实际发展要求。文秘人员对文档的管理内容主要包括对相关信息数据的收集、整理、统计、利用以及档案的归类等，每一项内容之间都存在一定的关联性，而且各项内容之间还具有相辅相成和相互促进的关系，信息利用是各项工作中最为核心的一项内容，占据着十分重要的地位，其他各项内容都应该围绕信息利用进行开展。文秘工作人员应该清楚，自己工作的根本任务就是为单位中心工作提供优质的服务，这就对文秘人员的责任意识提出了较高的要求。文档管理工作的最终目的就是保证机关单位价值和作用的充分发挥，其不但是历史的凭证，同时也是开展科学研究工作所必要的基本素材和条件，可见文档管理工作在机关单位中发挥着十分重要的作用。通常情况下文档管理工作都是在文档室开展，如果机关单位规模较小的话，文秘人员不但要承担文档管理工作，同时在会计、科技和人事档案等多个方面都有所涉及，这些机关单位文书档案管理的内容更为丰富，这也给机关单位的中心工作创造了更加有力的条件，并且也在一定程度上提高了资料的准确性与完整性，可是在此情况下就给文档管理工作增加了一定的难度，要求文秘人员不但要具备较高的专业技能，同时还要具备良好的职业素质和较强的责任意识。

2.3 自我学习意识

机关单位文秘工作人员所承担的任务角色比较多，工作面比较广，涉及内容多，所以文秘人员除了要具备较高的工作素质之外，还要在日常工作当中不断提高自己，严格约束自己的行为。和以往传统的文秘工作人员相比较而言，现代化机关文秘人员的工作已经不再仅仅局限于跑腿和抄写，对自身修养和自我学习意识都有着一定的要求，只有这样才能更好地促进文档管理工作的顺利开展，可以说自身综合素质的高低直接决定着文秘人员的实际工作效率和质量。还需要注意的是，文档管理工作和文字秘书还存在较大的差异，当然两者之间也存在一定的关联。文字秘书的综合实力直接展示着文档资料的价值，想要保证机关单位文档管理工作成效，文秘人员就必须要紧跟时代发展步伐，树立终身学习思想理念，在实际工作中做好和同事之间的沟通与交流，及时弥补自身不足和缺陷，不断提高自身的专业技能和综合素养，争做文档管理工作的领导者，促进我国社会经济的稳健发展。

3 文秘人员进行文档管理的具体实施措施

3.1 加强文秘人员修养和管理能力的培训

现代化机关单位不但要求文秘工作人员具备较强的文书编辑能力，而且还要求他们具有一定的文书档案管理能力，据相关调查研究表明，我国目前很多机关单位文秘人员在职业素养和管理能力方面都存在一定的欠缺，所以必须要加强文秘人员修养和管理能力培训工作，及时补充和完善工作中存在的不足，定期组织培训活动。

3.2强化职业队伍的建设

机关单位文档管理工作的完成不能只依靠某个人，而是需要团队的共同努力方可得以实现，但是由于部分单位领导人员对该项工作没有引起足够的重视，这就大大降低了文档管理效率和质量，只有强化职业队伍建设工作才能更好地促进我国机关单位文档管理工作的开展。

3.3注重协调管理

根据以往经验总结，文秘工作和文档管理工作经常会发生一定的交织现象，如果不能做好协调与处理甚至会导致整个工作无法正常开展，所以文秘人员不但要做好文档管理协调工作，同时还要注意部门之间、人事和领导的合理协调。

结束语

总而言之，从上文分析中我们可以总结出，现如今机关单位对文秘人员的要求越来越高，不但要求其具备较高的文档管理技能和文字水平，同时还要具有高度的政治责任感和强烈的事业心，这几方面能力的高低直接决定着最终工作效率和质量。这就要求文秘人员在不断提高自身业务水平基础之上，还应该深入钻研文书档案管理知识，保证机关单位的整体良好运行。

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