江涛

摘  要：随着数字化和信息化建设的不断推进，各行各业的数字化建设也在不断推进，在高校当中图书馆中的档案对于整个图书馆发展具有重要作用，数字化档案管理对于促进档案管理水平提升具有重要价值。本文主要对高校图书馆当中档案管理数字化的重要意义、档案数字化管理当中的一些问题、档案管理的创新三方面进行分析，以期能够不断推动高校图书馆的发展。

关键词：高校  图书馆  数字化  档案管理

中图分类号：G252                             文献标识码：A                    文章编号：1674-098X（2020）10（c）-0147-03

Abstract： With the continuous advancement of digitization and informatization， the digital construction of all walks of life is also constantly advancing. In Colleges and universities， the archives in the library play an important role in the development of the whole library， and the digital archives management has an important value in promoting the level of archives management. This paper mainly analyzes the significance of archives management digitization in university library， some problems in archives digital management and innovation of archives management， so as to promote the development of university library.

Key Words： University; Library; Digitization; Archives management

在當前互联网不断发展的时代浪潮下，很多行业都开始应用信息化和数字化进行管理，以顺应时代发展。而高校图书馆是高校师生吸收营养的地方，在当前时代下同样接受着冲击和挑战，其中档案管理是整个图书馆管理当中的重点，其管理水平一方面直接影响着图书馆服务质量，另一方面也是真实记录高校图书馆信息内容，所以有必要加强对档案管理的重视，在数字化角度下对图书馆档案管理进行创新。

1  图书馆档案管理数字化的重要意义

1.1 图书馆档案管理数字化

图书馆档案管理数字化可以理解为两个部分，一部分是档案数字化，一部分是管理系统数字化。其中档案数字化是图书馆档案管理数字化中的核心，其主要指将各种形式的原始档案资料，包括纸张、录音带和影像资料等，借助现代数字化手段，比如扫描、压缩和转化等技术变成电子文件，并利用现代数字化存储技术将其保存在图片库、音像库等超大数据库介质当中，然后再利用搜索技术对相应的资料进行匹配，从而方便用户直接从网络上查询相关档案资料。而档案管理数字化就是依据档案数字化基础建立的各项管理机制，包括人员操作规章制度、系统维护制度等等。

1.2 实现图书馆数字化档案的重要作用

1.2.1 降低成本，提升图书馆服务效率

当前信息化办公已经成为主流，不论是学习还是工作，电子文档的使用已经非常频繁。传统的图书馆档案管理已经不能满足现代信息化的需求，所以实现图书馆数字化档案管理已经成为发展的必然要求。再者，实现数字化档案可以有效降低成本，提升图书馆工作的服务效率，让客户能够更快查询到自己需要的档案，从而提升图书馆的服务质量。

1.2.2 提高空间利用率，提升档案的保存效果

传统的高校中的图书馆档案大多使用文稿的形式进行存储，这样会占据很多物理空间，给档案管理人员在整理、归档等工作上增加了难度。再者，纸质的档案对保存条件的要求很高，需要在温度、湿度上都符合一定要求，一旦发生火灾，会对档案造成不可逆转的损失，因而纸质档案的保存风险更高。而数字化档案管理则改变了以往的档案保存模式，将计算机作为档案的存储工具，本身具备集中性和统一性的优势，能够保证档案储存的完整性，而且可以异地进行存储，这样一旦发生自然灾害或是人为祸事的时候还能保证图书馆中重要档案的完整性，从而实现档案管理的目的。

1.2.3 有利于服务高校教学

以往高校中的图书馆档案很多都是不对外开放的，这就使得档案虽然存储在图书馆当中，但却无法发挥其作用，成为一堆无用之物，而且也在无形之中增加了档案管理的成本。而数字化档案则能够有效提升档案的利用率。数字化让档案不再被空间和时间束缚，让档案能够被随时随地被读取和利用，焕发图书馆档案新的活力。档案的数字化，能够让校内管理和老师及时获取相关档案信息，以便能够快速有效开展相关的教学工作，提升图书馆档案的存储价值。再者，数字化还能够有效加大图书馆档案本身的开发程度，让档案信息能够在网络平台上实现共享，有助于和外界实现交流。

1.2.4 让图书馆档案管理更加公开化

传统的档案管理中存在诸多缺陷，但这些问题往往被控制在内部，外部人员很难插手进行管理，这就使得图书馆档案管理的问题长年存在，影响了图书馆自身的发展。而在实现数字化档案管理之后，能够让档案管理当中存在的问题得到解决。实现数字化后很多档案被在网络上公开使用和共享，外界人员和用户可以直接通过网络平台对图书馆档案进行阅览，也让更多人认识到了图书馆本身，对于图书馆在管理上存在的问题也能够利用网络即时进行反馈，不用直接到图书馆当中，这种模式让图书馆渐渐走进人们的日常生活和学习当中，也让图书馆更加适应当前信息化的时代发展。

2  高校图书馆档案管理数字化建设中存在的问题

2.1 管理意识比较薄弱

在档案管理当中，从教育、教学工作角度来进行开展，这是高校图书馆档案管理的弱视，也使得很多管理层和领导对档案管理工作不够重视，很多校职工眼中，档案管理工作并不起眼，尤其是图书馆档案管理，并没有将其作为独立工作进行实施，重视程度不够，在推行信息化之后更是跟不上时代需求，所以导致图书馆的档案管理工作一直没有特别大的突破。

2.2 管理制度不到位

档案管理是一个系统性很强的工作，需要各个流程和岗位的工作人员倾力配合，这就离不开完善的管理制度支持。但当前，由于高校对于图书馆档案管理自身的重视程度不足，所以在档案管理工作上的制度还不够完善，管理工作也十分随意，存在档案标记不严谨、档案归档不规范、缺少专业人才等方面的问题，导致档案管理出现断档的现象。

2.3 数字化程度不足

虽然很多高校进行了信息化建设，但对于图书馆档案的数字化和信息化建设还不到位，出现档案资料不明确、档案数字化转换不完整等各种各样的问题，而这些问题都直接影响了高校图书馆档案数字化管理的实现，很多高校当中的档案还是以纸质文稿的形式存在。很多时候用户无法直接从网络上获取相应的档案信息，只是提供一个搜索功能，而没有相应的文件。这样的问题直接会让图书馆档案数字化管理无法实现，不利于当前图书馆档案管理的发展，也不利于为高校中的师生提供更加便捷的查阅服务，对高校图书馆未来的发展也是有很大影响的，这些问题的存在导致当前高校的图书馆档案数字化管理进度被大大拖慢，因而需要积极采取措施来不断创新和突破。

2.4 服务层次比较低

很多高校中的图书馆数字化还停留在收集和存档层面上，用户通过网络平台只能对档案进行咨询和阅览，而当前市面上普遍应用的云技术并没有在图书馆档案管理当中得到充分体现，这就使得图书馆本身的服务层次相对较低。因为当前所设置的网络技术并没能将其作用充分发挥，导致高校中的图书馆数字化相对来说比较落后，很多图书馆档案的网络平台没有提供给用户相互交流的功能，而有一些可以共享的档案也没能及时对外进行开放，这些都直接影响了图书馆数字化档案管理的发展，让图书馆的数字化建设还停留在比较低的水平上。

3  图书馆数字化档案管理的创新策略

3.1 完善档案目录数据库

档案目录在整个档案管理当中扮演着重要角色，是档案数字化管理的前提，目录是档案信息查询的重要辅助，目录能够让数字化检索变得更加有层次和条理，因而高校在进行数字化档案管理时首先应该创建相关档案目录数据库。具体来说应该在结合自己高校特点和实际情况的基础上进行检索体系框架创建，并将其按照不同的类别进行划分，比如行政管理档案、财务档案、工会档案以及人事档案等，以便能够按照类别进行快速查询和存档，并且可实行多级管理，推动图书馆档案科学发展。

3.2 完善档案全文数据库

在完善目录数据库之后，还应该对档案目录数据库当中的每一条进行详细补充，也就是建立档案全文数据库，以便用户能够在点开目录时对档案全文内容进行阅览。在数字化档案概念的基础上，将档案原文件进行数字化转换、存储和归档，是整个全文数据库完善中的核心工作。在进行全文数据库建设过程中，第一步应该结合图书馆发展的情况和已经建立起来的档案目录数据库对现在的档案进行分类别、分层次的细化归类工作，这样所建立起来的全文数据库会更有结构，也更有层次感，查询起来更加方便;接着，对于不同类别的档案要采取不同的处理，比如说，高校图书馆当中有关校园类的档案使用率是比较高的，而且用户的关注度比较高，档案馆中存储的数量很多，因而在建设全文数据庫的时候要重点进行关注，丰富校园类档案的全文读取模式，以便突出图书馆本身的特色，也能够有利于建设出有特色的图书馆档案数据库。

3.3 更新数字化技术

实施数字化档案管理最终是为了能够充分利用图书馆档案，方便更多人，为更多工作提供文献服务，因而图书馆应该在这方面增强数字化更新和管理。比如在官网主页增设档案专栏，将图书馆档案当中可以公开和利用的部分在网络上进行公开，让人们能够借助网络来了解图书馆当中的档案资源。同时，图书馆档案中还有很多属于机密或是重要信息，这些档案在数字化过程中可能会面临来自网络的安全威胁，因而图书馆应该在建设数据库以及后期管理维护的时候加强对数据安全的重视，通过设置防火墙等措施来保障档案数据的安全性，避免被从外部进行篡改或是删除，影响图书馆档案的真实性和完整性。

3.4 不断提升档案管理人员自身水平

档案管理人员在提升素质的时候应该注意以下几个点：一是，高校应该对档案管理人员的工作责任进行明确，并且对管理人员进行信息化技术培训，让管理人员能够熟练掌握信息化技术能够更加熟练操作相关的档案系统;二是，不断更新档案管理人员的观念和思维，抛弃传统的档案管理观念，并且定期为管理人员进行考核培训，让管理人员能够认识到图书馆档案管理的重要性。在他们适应时代需求的过程中，工作人员应该不断提升自身素质，从而满足当前时代对管理人员的要求。同时，图书馆档案管理人员还应不断提升在从事档案工作时的严肃性，提升在进行档案工作时的责任心，对及时收集到的档案材料进行整理和归档;三是，高校图书馆管理层应该加强管理工作的监督，从而促进图书管理档案工作不断进步。

3.5 加强对纸质化档案补充的管理

虽然数字化档案建设成为当前图书馆档案管理的主流，所有的档案管理工作都在向着信息化方向发展，但还是要认识到很多图书馆当中的档案还是纸质化的，当前纸质化的档案仍然是档案管理的重要内容，纸质的档案本身，其法律效力和权威性也更高，所以在进行数字化档案管理的过程中也不能忽视纸质化档案管理，更要加强对纸质化档案补充的重视。虽然数字化档案能够将纸质资料直接转换成电子的形式，并将其存储在电脑这一特定载体当中，便捷性非常高，但在读取的时候需要有计算机的支持才能实现，这对于经济条件比较落后的地区来说，计算机设备的购买和更新会成为一定的障碍和制约，因而需要更加重视纸质档案的补充管理工作。

4  结语

在当前信息化和数字化的背景下，高校图书馆的档案管理工作要想取得突破就必须在数字化基础上进行创新，改革档案管理制度，加强对档案管理的重视，结合当前各种先进信息化技术来实施相关的档案管理方法，不断提高档案管理人员的自身素质，从而推动高校图书馆档案管理不断发展和进步。

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