黄琳

摘要：文章从文件生命周期、辩证唯物主义和司法实践角度对单套制管理模式的期限、思想和效力展开辨析，在把握其本质的基础上探讨催生单套制管理模式的背景因素，并提出档案工作者应针对电子文件特性创新管理思维和管理方式，以改变认知、加快立法、健全政策和重塑秩序为支点推行单套制管理模式。

关键词：单套制；双套制；电子文件管理

分类号：G271

Analysis and Thinking on the Management Mode of Single Set System of Electronic Records

Huang Lin

（Department of Library， Information and Archives of Shanghai University， Shanghai， 200444）

Abstract：From the perspective of life cycle of records， dialectical materialism and juridical practice， this paper analyzes the duration， thought and effectiveness of the management mode of single-set system， discusses the background factors that lead to the management mode of single-set system on the basis of grasping its essence， and put forward the archivists should innovate management thinking and management mode according to the characteristics of electronic records， and carry out the management mode of single- set system by changing cognition， speeding up legislation， perfecting policy and reshaping order.

Keywords：Single-SetSystem；Double-SetSystem；ElectronicRecord Management

随着数字媒介体系的发展，电子文件日益成为信息记录、传递、交换与共享的主流方式，也成为国家档案资源的重要组成部分，这是现代化进程的一个显著标志。面对呈指数型增长的电子文件，该如何实现档案管理工作的数字化转型已经成为时下急需解答的难题。目前美国、加拿大、英国、法国、德国、澳大利亚、新加坡、日本和韩国等，均逐步推进或已经实现了单套制管理模式。[1]反观我国档案政策背景和实践选择，对推行电子文件独立管理整体还处于观望阶段。因此，有必要厘清单套制电子文件管理模式本身及其背景因素和基本策略。

1单套制电子文件管理模式辨析

社会形态的变革、网络逻辑的扩散和开发场景的跨媒介，致使我国档案管理工作长期陷入纸质与电子的混杂状态，造成我国关于单轨制、双轨制、单套制、双套制的电子文件管理模式的争论持续了很长时间。就目前的国际经验和国内实践来看，推行单套制管理模式已经取得了各方共识。然而面对纷繁复杂的实际情况，空喊口号缺乏根基性和思辨性，无法为单套制研究提供基本落脚点。只有结合文件生命周期、辩证唯物主义、司法实践多重角度对单套制管理期限、思想和效力加以梳理辨析，才能明确其定位表述和约束性规则，科学指导电子文件管理模式发展。

1.1基于文件生命周期的期限辨析

文件生命周期理论是对文件运动规律的科学抽象和客观描述，研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程并将这一过程划分为若干阶段，其中对归档前后文件与管理者主体行为、管理方式之间对应关系的提法更是为相关学术研究创建了参考坐标。关于“套”和“轨”的讨论就是在此基础上阐发的，其重点在于分析文件从一个阶段向另一个阶段过渡的各种影响因素，从中获得明确期限和定位的具体标准，并避免使用一种缺乏适用性的尺度去概括和衡量文件管理现象和关联线索，如图1所示。

总的来说，“套”体现的是文件归档保存的状态，即在生命周期中后端，文件是完全在电子环境中存储还是在电子、纸质两种环境中同时保存；而“轨”侧重强调文件自生成、运行到归档、保存、利用的全流程运行状态，是比“套”更偏向于整体性、系统性的概念。目前我国基本上实现了无纸化办公环境，因此与前端相比，对“套”的辩证探析更能凸显问题本质。以归档为核心节点深究文件版本变体及其管理模式的演变轨道，档案机构的管理理念和工作办法也在某种程度上成了一种研究对象。相较于双套制，单套制管理模式彻底颠覆了对传统纸质载体的依赖，旨在将电子文件独立管理嵌入中后端，实现了无纸化理念在文件运动中的全程贯穿。单套双套管理模式的抉择取舍，倒逼着档案工作者直面文件运动中后端的系统存储能力、安全防御技術、主体权责划分、管理制度建设等方面的要求，须审视文件管理在前后不同阶段的衔接度、连贯性和统一性。

1.2基于辩证唯物主义的思想辨析

T·库克指出，电子文件“把我们带进了一个‘虚拟文件和‘虚拟档案的时代。在这个时代，传统档案论述中极为重要的实态文件已不复存在”，“一份文件的定义将因此由一份实态文件变成作者和读者的一种理性的或虚拟的概念”。[2]在虚拟、动态、易变的电子环境中生成和运行的文件丧失了实体感，为单套制管理引来诸多质疑，从而导致我国档案机构大多倾向于以双套制管理模式在物理可控范围内对文件实体加以把握。但“虚拟”一词本身蕴含着技术环境和违背事实的双重内涵，上述仅以技术环境的角度定性单套制未免脱离客观实在范畴。

从辩证唯物主义的立场上看，电子文件同传统纸质文件一样是人类社会活动的产物，具有确定的历史根源和物质实态，只是它们的书写方式和载体形式不同而已。电子文件作为档案的一种具体形态，其生成、运转、处理、保管、利用都要在檔案管理的一般规则下展开，新的管理标准、技术手段并未改变其逻辑起点和共识基准。一旦将电子文件归于“虚态”，就割裂了其中的历史性与实践性、精神性与物质性，使其变成一种独立于生产实践活动和档案本质之外的“异物”。据此，单套制既指向技术环境的“虚”又有文件生成背景的“实”，需以辩证唯物主义为思想基础，将虚实统一到电子文件管理工作中整体考察，兼顾二者侧重点及彼此联系，探索并采取符合电子文件管理实际的方法措施，维护其真实性、完整性、有效性和安全性，推动单套制管理实践向前发展。

1.3基于司法实践的效力辨析

人们在论及单套制管理模式的有效性时首先是从司法实践的角度展开的，可将此等价于“电子文件是否具备法律证据效力”。纸质文件作为社会活动和历史事实的真实记录，在司法上有不可争辩的法律证据效力。而电子文件虽然也产生于各种社会实践活动，具有原始记录性，但由于其自身特点，电子文件的法律证据效力还没有成为公认的准则。法律证据效力主要涉及两方面：电子文件作为法律证据的资格和证明力。证据资格是指电子文件能否被允许作为法律证据以及归属于何种证据形式。目前我国对电子文件证据资格的看法主要包括书证说、视听资料说、独立证据说和传统证据的演变说，[3]彼此之间互有交叉、界限模糊。对此，电子文件法律证据资格亟待进一步明确。证据证明力则指证据对查明事实具有的凭证作用，要求必须具备客观性和相关性。然而电子文件内容与载体之间的可分离性、电子文件信息的易变性和可操作性、电子文件逻辑归档造成的主体权限不明确等问题，都为电子文件的证明力判定增加了难度。因此电子文件与纸质文件的法律证据效力难以获得同等认可，这也是人们依赖双套制的重要原因。电子文件能否发挥法律证据效力直接关系到单套双套制在当前和未来文件管理中的地位，需要人们以此为问题导向展开辨析，确定电子文件管理的具体模式。

2促成单套制电子文件管理模式的背景因素

随着信息化进程的加快和电子文件管理实践的推进，双套制愈加暴露出滞后和保守，再不能被视为档案管理的双重保险。相反，人们对单套制管理的呼声愈演愈烈，其主要背景因素包括以下三方面：

2.1虚拟文件背景要求摆脱档案实体束缚

二十世纪中后期，电子文件的产生突破了实体机关与文件群体间的对应关系，按照机构来源划分全宗面临困难。[4]文件形成背景从静态的物理实体转变为动态的虚拟概念，文件和文件、文件和形成背景间的联系不再是单一的线性逻辑，而是呈现出多维度的交叉网状关系。由此，档案工作的关注焦点已“从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实际来源转变为以变动、临时甚至‘虚拟机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源”，[5]以文件形成目的、形成活动、处理程序和职能范围为中心，梳理并揭示文件在信息和知识层面上的有机联系。

在这种情境下，单套制为脱离档案实体掣肘、实现档案管理数字化转型提供了契机。档案工作者能通过计算机系统“使用一套符号及其符号语法逻辑来记录和解释档案之间的历史联系”，[6]并按照其中的关联对档案信息加以组织整合，实现档案信息的有序化和系统化。这种模式本质上是一种非物理实体性的逻辑管理活动，属于智能控制范畴。它有助于维持和揭示档案之间虚拟化、动态化、多维化的历史有机联系，使之不被实体机构间的壁垒所割裂，进而将零散的档案片段进行系统整合，为利用者还原和再现完整的历史活动场景。单套制作为后现代主义思想的具体实践形式，大大推动了档案管理工作从实体管理向信息管理、知识管理转变。

2.2纸质电子双重管理形成效益漏洞

电子文件的生成运转原本是为了提高业务效率和减少长期耗能，双套制的实行反而使档案工作人员面临纸质电子的双重管理压力。纸张的大量消耗、库房扩建、管理设备购置等繁琐的工作量，不仅增加工作难度、降低工作效率，更有违现代化社会理念和绿色节能环保观，使付出和收益不成正比。

“受制于硬件基础设施的构建成本和信息系统的研发成本，部署一套完备的大型信息系统要动辄数百万、甚至上亿元的资金。如果我们依旧要求具有长期保存价值的电子文件必须支撑纸质或缩微胶卷进行双套制归档的话，将造成双向浪费”。[7]因此，充分运用现代信息技术创造电子文件在线归档和管理环境，是以最低限度的成本投入换取最高效益的有效措施，如国家税务总局自2015年以来相继启动的增值税普通发票和专用发票电子化试点工作；2019年11月，国家医保局宣布在河北、吉林、黑龙江、福建等七省（市）展开试点的医保电子凭证等。[8]不同领域的先行试点项目在提升经济效益、简化业务流程、提高工作效率等方面的成效已经逐渐显现，为单套制电子文件管理模式建设积累了宝贵的实践经验。档案工作者要以“技术性思维”作为指导思想，“以控制外部自然、追求最佳效率为基本旨趣，以达到物质利益最大化为归宿”，[9]推动电子环境建设往更高品质、更高标杆进发。

2.3纸质档案无法完全承载电子文件信息

档案工作者无法将电子文件信息要素完全纸质化。其一，多种类型电子文件难以制成纸质版本。随着信息技术的发展，电子文件的类型也越来越复杂，不仅有WORD、EXCEL、PPT等简单文件，更有如多媒体文件、高像素图像文件和图形文件、数据文件等，这些类型的电子文件有些虽可以打印但代价高昂，有些则无统一的展现样式和固定的版式结构。因此，相较单一性电子公文而言，该如何将展现视听效果和动态链接的文件类型制成纸质或缩微胶卷无疑成了档案工作者的一大难题。

其二，电子文件元数据难以在纸质版本中呈现。元数据是描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据，自始至终跨机构支持着电子文件的创建、管理和利用。电子文件存储位置的转移和管控权限的易变，致使电子文件极易遭受损毁。为了确保电子文件的真实、完整、安全和有效，档案工作者不得不借助元数据掌握电子文件从形成到业务处理、再到最终归档或销毁的全部流程情况，使电子文件能始终处于可控范围内。但双套制管理模式下的纸质档案不能展现其完整的运转过程，难以维护电子文件的法律凭证价值。“电子文件的内容、背景信息、结构三要素只有在全程流转于电子系统中的电子版本中才可能真实完整，无论在哪一个时点转换而成的纸质文件都很难实现三要素的齐全和原生性，也难以保证两种版本的完全一致”。[10]

3推进单套制电子文件管理模式的基本策略

单套制立足于数字时代的发展前沿，为从根本上解决电子文件管理问题提供了科学可行的解决方案。而我国档案机构之所以犹疑不决，很大程度上是出于对传统檔案管理观的强烈依赖和以“电子文件具有高风险”作为理由的保守意识。因此要推行单套制管理模式就必须从源头开始变革，以认知观念、法律基础、政策制度和合作关系为支点，改变传统档案管理理念和办法的普适印象。

3.1改变认知：引入和深化数字记忆观

档案管理的数字转型必然伴随着观念系统和认知结构的更新，封闭守旧的思想观念无法适应新时代发展要求，而引入数字记忆观有助于人们认清新形势、接受新事物。荷兰学者杜威·德拉埃斯马曾指出，在人类发明的人工记忆中，最古老的助记方法就是书写。远古时代，人们在泥板或蜡板上书写；到了中世纪，又在羊皮纸和牛皮纸上写字；后来又在纸上写字。其后，摄像和录音技术的发展，使图像和声音可以跨越时空得以留存，并可被再现和复制。而今，保存声音和影像的手段更是多种多样，如卡式录音机、录像机、光盘、计算机存储器、全息摄影等。[11]就如传统档案的出现一样，电子文件本身也是社会发展到一定阶段而自然出现的产物，虽然突破了传统记忆形态，但就其根本而言并未改变记忆属性和功能，甚至更能反映出文件形成意图、形成活动、职能范围等背景知识。

法国历史学家雅克·勒高夫在研究历史与记忆时，也关注到“电子记忆”/“数字记忆”这一浪潮。他说：“到了20世纪，尤其是1950年之后，种种变化掀起了一场真正的记忆革命，电子记忆只是其中的一个因素，但无疑也是最为显眼的”。而对于电子记忆的本质，他也指出：“电子记忆仅是依照次序和人类的程序而工作的，而人类的记忆却保存有一块巨大的不可‘信息化的区域，电子记忆和历史上所出现的一切形式的自动记忆一样，它仅是一种辅助，是人类精神以及记忆的仆人”。[12]引入和深化数字记忆观，能使档案机构正确认识到电子文件的价值所在，不再排斥记忆资源所展现出来的新形式，摈弃“误以为有纸质档案护航就能弱化电子文件管理”的做法，真正接受、重视并适应单套制电子文件管理模式。

3.2加速立法：为单套制管理模式正名

电子文件作为一种新记录方式，在认识、技术和管理等方面还存在障碍，亟待一定的时间解决其法理建设和法律证据效力认定问题。因此必须通过加速立法，为实现电子文件独立管理提供原则要求和法律支持，进而为单套制管理模式正名。目前我国已在多个领域制定了相关法律条文，如1999年通过的《中华人民共和国合同法》明确将数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件等）列为合同的一种书面形式；2018年通过的《中华人民共和国电子商务法》规定电子发票与纸质发票具有同等法律效力；2019年修正的《中华人民共和国电子签名法》认定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”；三大诉讼法均以专条确认视听资料和电子数据的证据效力；最新修订的《档案法》明确指出，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。随着现代化进程的加快，明确电子文件证据效力的相关法律的制定和实施已逐渐深入贯彻到多个领域当中，鼓励商务交易、业务办公、书证收集以电子形式展开，为档案机构推行单套制管理模式奠定基石。

但综合来看，我国法律体系仍须围绕两点加以完善：一是明确电子文件证据形式归属，建立电子文件取证、鉴定规则及其客观性和相关性的审查程序。二是针对不同领域步调不一、各行其是的现状进一步制定跨领域、综合性的上位法，加强对各个领域全要素的统筹考虑和法律体系的顶层设计，使电子文件证据效力在全国范围内取得共识，保障单套制模式的推行通达无阻。

3.3健全制度：实现单套制管理纵横贯通

推行单套制管理模式需要通过出台相应的政策制度和标准办法，对电子文件归档方式、平台接口、存储格式、审计跟踪、元数据管理标准等作出统一规范，为全国档案工作的联结贯通扫清障碍。一些西方国家极为重视政策制度的制定和实施，如美国《政府文件管理指令》、英国《国家档案馆数字战略》和《国家档案馆数字能力建设战略》、德国DOMEA 14标准、澳大利亚《数字连续性2020政策》等。纵观上述国家不难发现，开启政策制度保障从源头上解决了单套制管理的方向、力度、深度和广度等基本问题，在全国实践层面上起到高站位的引领作用。

然而，我国目前制发的相关政策制度主要包括《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出的在有条件的部门开展电子档案单套制、单轨制管理试点[13]和《国家档案局关于修改<电子公文归档管理暂行办法>的决定》提出的“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档”。[14]此外还有上海自贸试验区管委会保税区管理局先后制定的《电子文件归档范围和电子档案保管期限表》《电子文件归档整理操作细则》《电子档案长期保存管理规范》等业务标准。[15]无论是从数量还是从内容都可看出，我国对单套制管理缺乏坚定的推行态度和统一的标准规范。要向全国推行单套制管理模式，国家档案局、中央档案馆必须发挥带头作用，以高瞻远瞩的时代精神和宏观把控的有效手段为全国档案事业规划崭新的发展方向和目标，废止对电子文件双套制归档的硬性要求，通过建立健全政策制度对地方组织机构的业务流程和各级档案机构的归档管理工作进行规范化指导，从而实现单套制管理模式的上下贯通和左右互联。

3.4重塑秩序：扩建新型合作关系链

电子文件管理过程中存在的诸多不稳定因素打破了传统档案工作的常规，为此，档案工作者需要突破传统职能范围，重塑档案管理工作秩序，扩建档案新型合作关系链。

一方面，档案工作者需与文件形成机构展开合作，担当文件业务处理过程的监督者。文件保管质量的优劣很大程度上取决于办公程序是否符合规范。因此在单套制管理模式中，档案工作者要积极落实全程管理思想，注重对电子文件所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的系统整合和整体效应，建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法，[16]对电子文件生成、接收等各阶段的运转状况加以全程把控，从而使电子文件合乎归档要求。

另一方面，推行单套制还需档案工作者和信息技术专业人员的倾力合作。目前我国大多采用计算机辅助管理系统，不具备在线接收电子文件的能力，远达不到单套制对电子文件全程管理的要求。为保证电子文件管理各个阶段的无缝衔接，各级档案机构和业务部门需要全面部署电子文件管理系统（ERMS），以自动化或半自动化的技术手段和统一规范的技术标准来打造全程联通的管理链条。在此基础上，通过对电子文件生成、传递、维护、利用等运转流程中元数据的全程管控，并借助防杀毒技术、身份验证技术、备份技术、迁移技术等，减少电子文件因人为或计算机系统更新换代遭受损毁的风险。随着信息社会的深入发展，档案工作者需以积极包容的心态接受信息技术带给档案管理的新规则和新技能，将创建和维护电子环境这项业务外包给专业能力强、守信用的技术部门，延伸档案工作手臂、拓展档案价值空间。

4结语

单套制管理从在有条件的部门开展试点发展到扩大试点范围，足以说明实行单套制电子文件管理模式是一种必然的发展趋势。“作为档案工作者，我们发现自己正两脚分开困难地叉立于现在，一只脚踩在过去，以确保我们的共同记忆得到保护；另一只脚踩在未来，以确保我们的知识和技能继续地为社会所需要”。[17]在数字时代框架下，这种新的记忆形式也需要得到关注和保护。档案工作者不应再以双套制逃避这一现状，而是要站在彰往知来、统领全局的高度上推行单套制电子文件管理模式，主动接纳和贯彻先进的档案管理理念、办法及手段，激发电子文件的持久生命力。

注释与参考文献

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[14]国家档案局.国家档案局第14号令《国家档案局关于修改<电子公文归档管理暂行办法>的决定》发布[EB/OL].[2020-12-26].https：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/201901/6e8c79c0 8ff449bcb24fc285c6442d70.shtml.

[15]赵雪芹，娄雪.电子文件“单套制”归档探析[J].兰台世界，2019（1）：49-52.

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