牟敏 中国电子科技集团公司第二十二研究所

工业部门基础性研究所承担着基础性科学研究、应用基础研究、技术与产品开发、工程实践等多重任务，档案资料的种类多、数量大、保存周期长、需求各异，给档案管理带来很大挑战。

目前的档案管理主要依靠人工、或者借助计算机进行半人工半自动式的检索、取档、存档、维护等，工作量大，费时费力，效率低下，还容易出现差错，因此已远不能满足需求。

近年来，随着信息化与数字化技术的不断发展，档案数字化管理不断得到发展并逐步得到广泛应用，建立符合各自实际工作需要的数字化档案管理系统具有迫切需求与重要意义。我们结合工作实际，与某公司联合开发并上线运行了档案数字化管理软件，显著提升了工作效率、提高了工作质量。本文首先介绍了该数字化管理软件，接着介绍了实际工作中的使用情况，最后分析了存在的问题与不足。

一、数字化管理软件介绍

数字档案管理软件参照OAIS（开放档案信息系统）和SOA（面向服务的体系结构）模型，采用行业内流行的B/S架构，支持多种主流数据库，如ORACLE、SQLserver、MYSQL等。该软件无须安装客户端，用户只要通过网页浏览器登录（需要获得授权的用户名与密码）即可访问数字档案管理系统。该软件可以自由定制登陆首页，支持对档案库中的界面和录入界面进行自行设置，系统界面友好，操作方法简便快捷。

该软件的功能模块，参照档案学八大业务环节：收集、整理、保管、检索、鉴定、编研、利用、统计等进行划分与设计，包括控制中心、基础数据、流程配置、档案管理、档案利用、档案统计、档案鉴定、库房管理、通用接口等功能模块，每个模块具有不同的功能，整个系统采用模块化设计，具有升级维护方便、可扩展性强的特点。该软件以档案的“收、管、用”为原则，体现了各种文档转变为数字化电子版档案的这一完整过程。

在安全方面，该软件以多格式浏览器、系统传输加密，文件水印、角色权限等功能来控制用户对条目和原文的查看范围及权限。该软件的硬件环境简单，在普通服务器上即可运行，用户通过普通计算机终端登录即可使用。

用户在普通计算机终端登录后，在主页左侧选择所需的数据库（目前包括科研项目档案、文书档案、图纸档案、专利档案、声像档案、数据档案等15个数据库），在主页中间检索框中输入检索关键词（比如：电磁频谱）点击检索，即可实时显示所有有关的档案资料，点击其中的档案库（比如文书档案），可进一步显示该数据库下的每一条档案信息，进一步可在线查阅、下载等。

此外，在软件主页的右上方，还有借阅车、待办事物、收藏等菜单项。其中借阅车主要用于借阅者提交借阅内容及流程；待办事物主要用于查阅借阅内容及审批借阅流程；收藏用于存放对用户重要的、使用频率高的文件资料。

二、实际使用情况分析

该数字化管理软件目前已入库各类档案资料五万余份、数字光盘一千余份、图纸七千余份、专利实物共一千余件，使用者普遍认为档案检索、借阅等相对以前方便很多，效率更高；而档案管理者也认为档案管理效率大幅提升、出错率大大降低、成本也大大减低。相对于以前传统的全人工档案管理而言，具有以下优势：

（1）大幅提升了工作效率

一方面，采用数字录入、电子文档的形式，可以快速完成所需档案资料的检索、显示与查阅，提升了检索效率。在软件的辅助下，检索者可以更轻松的找到自己需要的档案，在传统的档案管理模式下，检索者在检索档案时很可能会发现寻找到的档案不符合自身要求，只能再次查找。数字化管理软件提高了档案检索的准确率，检索者只需要输入检索关键词，便可以轻松、快捷的检索到相应档案，减少了重复查找工作。

另一方面，数字化管理软件简化了录入程序，提高了录入效率，存档归类由软件在后台智能完成，与传统档案管理方式相比，方便了管理者对系统的掌控，管理者可以随时对系统数据进行修改、检查、更新、分析等，减轻了管理者的工作量，体现了数字化档案管理的显著优势。

（2）使电子借阅成为可能

该软件使档案的电子借阅成为可能，可以实现多人同时借阅及下载，归还手续简便，传统的档案管理模式每份纸质文件资料只支持一人借阅使用，检索时需要花费大量时间，归还时需登记有关信息、检查档案资料的完好性、将档案资料入库等，手续繁杂，且出错率高，数字化管理软件增加了档案利用效率、降低了出错率、方便了使用者、也减少了人力物力的投入。

该数字化管理软件目前还存在以下不足：

（1）数字化管理软件与实物文档资料的动态关联还不够。比如：在纸质文件借出后，数字化管理软件无法根据文件名与档案号等关键词自动查找到借阅人，还需在传统的借阅本上查找，费时费力；在纸质文件借出未归还的情况，无法做到自动拦截，而导致再次提交借阅流程。

（2）功能还待进一步完善优化。比如目前无法自动统计分析文档资料的借阅率与利用率等。

三、总结

针对工业部门基础性研究所档案管理的不足与迫切需求，我们上线了数字化软件管理系统，该软件系统采用模块化设计，界面友好、使用方便、且易于升级扩充，大幅提高了我所档案管理的效率、降低了出错率、减小了档案管理成本，方便了使用者档案使用需求，具有显著的优势和重要的现实意义。

针对该软件存在的不足，下一步将进一步完善与优化，使该软件系统更好的服务于科研生产工作。