姜红 抚顺市公证处

办公室的档案管理工作主要包括：收集、整理以及保存几个方面的内容。平时管理人员应做好档案记录、查询以及借鉴。对于办公室的工作来说，档案管理是其中非常重要的一项，这直接关系到个人以及企业的工作利益，必要时还会影响到其他工作的顺利开展，但是目前我国的档案管理工作效率并不高，不能够将先进技术融合进去。因此，办公人员应及时认识到工作中存在的不足之处，并及时采取有效措施进行解决，这样才能够使得办公室档案管理工作的效率得到很大的提升[1]。

一、办公室档案管理工作存在的问题

（一）办公室档案管理缺乏健全的管理制度

目前，我国大多数企业的办公室管理制度并不是很完善，甚至有些企业并没有完整的管理制度，这在很大程度上影响了档案管理工作效率。在大多数企业中即使制定出相应的档案管理制度，但是并没有对专职人员作出相应的责任要求，这在很大程度上并不能够起到约束管理人员的效果，从而使得管理工作乱作一团，当有问题发生时也找不到相应的负责任人。一个企业没有健全的管理制度终将会使企业的整个管理混乱，工作没有规划性，在工作中经常会出现纰漏，最终使企业的工作质量受到严重影响。

（二）相关工作人员管理意识淡薄

目前，在我国众多的企业中管理人员的管理意识并不强，很多的管理人员都是经过培训机构培训后上岗的，并没有通过全日制学习，所以专业性并不强。再加上我国目前的教育都是比较重视理论且轻视实践，而档案管理又是一个实操性的工作，如果实践不强，将会在工作中束手无策，会在很大程度上影响办公室档案管理的质量及效率[2]。

（三）基础设施不完善

档案管理工作烦琐复杂，需要一定的基础设施作为载体，以此才能够提高工作效率。但是目前大多数企业的档案管理设施并不完善，而且经常会发生故障，这样会在很大程度上降低工作的效率。

二、提高办公室档案管理工作效率的具体措施

（一）建立完备的档案管理制度

领导在建立档案管理制度过程中起着重要的带头作用，也就是说，领导应该负责帮助企业工作人员做好档案管理工作，并且引领他们增强管理意识，重视与档案管理相关的一系列工作。比如可以使用单独的房间作为资料室，这样可以将资料、档案等重要文件单独置放，期间也需要根据档案的重要程度将其进行分类，然后放置于不同的地方，并贴上相应的标签，这样不仅可以提高工作效率，而且方便后期查询工作的开展[3]。档案储存室一般应选择高层或者是比较封闭的区域，并且还应做好警示语，防治其被盗窃。对于一些比较重要而且保密性高的档案应定期对其进行整理，并且对其保密期限随时更替，单独将其存放。除此之外，在开展工作时，为了保证严谨性及安全性，需要至少3名工作人员同时进行，并起到很好的监督作用。存放档案的房间一定要安装监视器，并且每个角落都可观察到，以便出现问题时可以有依据查询。

（二）加强管按管理工作意识

以前大多数的企业都不是很重视档案的管理工作，以至于经常会出现档案丢失等事件发生，在很大程度上会影响到工作的有效开展。因此，在今后的工作中，办公室档案管理人员一定要增强管理意识，深入实践中去了解企业的实际情况，在日常工作中做好档案管理等方面的工作，并且定期向办公室领导汇报这段时间的工作内容及成效。这样不仅可以实现办公室各部门之间的相互沟通、优势互补，而且也可以有效地开展办公室管理工作，避免了盲目现象，在很大程度上促进了档案管理工作的效率以及质量，从而在很大程度上实现了企业的可持续发展[4]。

（三）完善档案管理基础设施

档案管理的基础设计包括软硬件，其设施主要包括：防盗的储存库、安全门以及门禁、监控设备、空调、防毒面罩、灭火等器材，一旦办公室发生意外情况，工作人员可以采用科学的方式进行自救以及保护好重要档案，避免了重大的损失。监控设施是必不可少的，其在非工作时间可以起到监视保护的作用，而安全门的设立更是保护了整个档案室的安全[5]。除此之外，计算机、打印机、扫描仪、相机、视频和音频等的输入、输出等工作需要由专门的技术人员进行操作，并且同时需要至少一名工作人员陪同监视，办公室档案信息的储存一定要有备份。除此之外，还应该引进高级数码存储设备，这样也方便了档案管理工作的操作，关键是和硬盘比起来，其储存量以及稳定性更加良好。因此，在工作中对于一般的档案管理使用稳定性较强的普通的设备进行储存即可，对于一些保存时间长，比较贵重的档案则需要质量过硬的硬件设备进行储存，以保障其安全性。

三、结语

总之，在未来的档案管理工作中应引入新型技术，这样可以在很大程度上提高办公室档案管理工作的效率以及质量。企业要时刻跟随时代发展的脚步，高效利用信息科技技术。除此之外，还需要不断提升办公室的档案管理基础设施，只有将硬件设施做到位，才能保障工作的质量。因此，加强档案的管理工作是非常有必要的。